Ако използвате обичайни имейл клиенти в корпоративна^(Corporate) среда като Outlook , вероятно сте свикнали да задавате вашия отговор извън офиса^{(setting your out of office reply)} . Знаете^(Did) ли, че можете да настроите и отговорите извън офиса в Gmail ?

Тъй като повечето хора използват Gmail като свой личен имейл акаунт, може да е полезно да уведомите хората, когато сте на почивка или почивка.

Правенето на това е сравнително лесно в Gmail , но процесът е малко по-различен от този, който може да сте свикнали в Outlook . В тази статия ще научите как да настроите извън офиса в Gmail , как да го деактивирате и какво хората могат да очакват да видят от вас, когато го активирате.

Как да настроите извън ^(Out)офиса^(Office) в Gmail

Ако сте на път да излезете на почивка за известно време и искате да предупредите хората, че може да не сте в състояние да отговорите на имейла им толкова бързо, както обикновено, отговорът е извън офиса.

За да започнете със стъпките по-долу, първо влезте в акаунта си в Gmail .

1. Изберете иконата за настройки^(Settings) на зъбно колело в горния десен ъгъл на вашия акаунт в Gmail .

2. Изберете Вижте всички настройки^{(See all settings)} в горната част на списъка с настройки.

3. Превъртете надолу до раздела за отговор^{(Vacation responder)} при ваканция в долната част. Променете настройката на Автоответчик при ваканция вкл^{(Vacation responder on)} .

4. Изберете първия ден от вашата ваканция. Въведете реда за тема и съобщението, на което искате да отговаряте автоматично, когато хората ви изпращат имейл.

Обърнете внимание на следните опции, когато попълвате този формуляр.

• Не е нужно да активирате и избирате Последен ден^{(Last day)} , но е добра идея да го направите само, за да не забравите да оставите активиран автоответчик във ваканция^(Vacation) .
• По подразбиране полето за съобщение използва богат редактор за форматиране, където можете да използвате лентата за форматиране, за да форматирате текста на съобщението. Ако изберете обикновен текст^{(Plain Text)} над полето за съобщение, форматирането ще се промени на обикновен текст.
• Изберете Изпращане на отговор само на хора в моите контакти^{(Only send a response to people in my Contacts)} , ако искате да насочите автоматичните отговори на отговора във ваканция само към хора, които вече познавате, и да игнорирате всички останали. ^(Vacation)Това е добра идея, ако не искате непознати да знаят, че сте далеч от дома за продължителен период от време. 

5. Изберете Запазване на промените^{(Save Changes)} , за да активирате отговора за ваканция.

Как да изключите извън ^(Out)офиса^(Office) в Gmail

Има два начина, по които можете да деактивирате автоответчика за ваканция^(Vacation) . Докато е активирано, в горната част на входящата си кутия ще видите съобщение за състоянието на отговорника.

Можете да изберете Край сега^{(End now)} , за да изключите незабавно отговорника. Това е бърз начин да го деактивирате, без да се налага да търсите отново в настройките на Gmail , за да промените настройките за отговор.

Въпреки това, ако предпочитате да деактивирате отговора за ваканция в настройките на ^(Vacation)Gmail , можете или да изберете Настройки за ваканция^{(Vacation Settings)} в съобщението за известие, или можете да се върнете в прозореца на настройките на Gmail .^{(Gmail Settings)}

Превъртете^(Scroll) обратно до дъното на менюто с настройки на Gmail^{(Gmail Settings)} , за да намерите отново секцията за отговор при ваканция^{(Vacation responder)} .

Изберете Автоматичният отговор при отсъствие,^{(Vacation responder off)} за да деактивирате автоматичния отговор. 

Забележка – няма да се налага да правите това, ако сте задали полето Последен ден^{(Last day)} за крайна дата на вашата ваканция. Автоматично ще се деактивира след тази дата автоответчикът за ваканция .^(Vacation)

Но ако искате да изключите отговора за ваканция^(Vacation) преди настройката Последен ден, горната процедура ще работи.

Как работи Gmail Vacation Responder

Имайте предвид, че тъй като можете да въвеждате само начална и крайна дата за отговора за ваканция^(Vacation) , часовете се задават автоматично по имейл.

• Начална дата Час: 12:00 ч. полунощ
• Крайна дата: 23:59 ч

Ако предпочитате времето да започва в полунощ преди деня, в който започва ваканцията ви, тогава задайте началната дата един^{(Start Date one)} ден по-рано от началото на вашата ваканция.

Хората, които ви изпращат имейл, докато сте активирали отговора за ваканция^(Vacation) , ще видят следното поведение от вашия акаунт в Gmail .

• Хората ще видят вашия автоматичен отговор при първото съобщение. Ако ви изпратят съобщение отново, автоматичният отговор няма да бъде изпратен.
• Ако изминат четири дни и същият човек ви изпрати съобщение, автоматичният отговор ще се задейства отново.
• Ако редактирате отговора си за почивка, таймерът започва отначало и всеки, който ви изпрати съобщение за първи път след редактирането, ще получи автоматичен отговор.
• Gmail е достатъчно интелигентен, за да не отговаря автоматично на съобщения, които се сортират автоматично в папката за спам или пощенските списъци.
• Други потребители на Gmail ще видят състоянието ви „извън офиса“, ако започнат да ви пишат имейл. 

Създавайте по-интелигентни ^{(Create Smarter Out)}отговори^(Replies) извън офиса^(Office) в Gmail с филтри

Ако искате да създадете по-целенасочен автоматичен отговор с персонализирани съобщения за конкретни хора, можете да направите това с помощта на Gmail Filters .

1. Преди да можете да използвате филтър за автоматично възпроизвеждане, трябва да създадете шаблон за имейл,^{(email template)} с който да отговорите. За да направите това, създайте нов имейл в Gmail с имейла, на който искате да отговорите. След това изберете менюто с три точки „Още“ в долния десен ъгъл на прозореца и изберете Шаблони^(Templates) , изберете Запиши чернова като шаблон^{(Save draft as template)} и след това изберете Запиши като нов шаблон^{(Save as new template)} .

1. Дайте име на шаблона в изскачащия прозорец.

1. За достъп до филтрите на Gmail се върнете в настройките на Gmail^{(Gmail Settings)} . Изберете Филтри и блокирани адреси^{(Filters and Blocked Addresses)} в горната част на прозореца Настройки.

1. Превъртете до края на тази страница и изберете Създаване на нов филтър^{(Create a new filter)} .

4. Във формуляра Създаване^(Create) на филтър въведете имейл адреса, на който искате да отговорите автоматично, в полето От^(From) . Изберете Създаване на филтър^{(Create filter)} , когато сте готови.

1. В прозореца Създаване^(Create) на филтър поставете отметка в квадратчето до Изпращане на шаблон^{(Send template)} . В падащото меню изберете шаблона за отговор на шефа^{(Boss Reply)} , който сте създали по-рано.

1. Накрая просто изберете бутона Създаване на филтър^{(Create filter)} в долната част и вашият нов филтър и автоматичен отговор вече са активни.

Сега, всеки път, когато човекът с адреса, който сте дефинирали във филтъра, ви изпрати имейл, той ще получи отговор извън офиса^{(out of office)} с шаблона, който сте създали.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you use common еmail clients in a Corporate environment like Outlook, уou’re probably used to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?

Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.

Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.

To get started with the steps below, first log into your Gmail account.

1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

Note the following options when you’re filling out this form.

• You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
• By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
• Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period. 

5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.

How to Turn Off Out of Office in Gmail

There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.

You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.

However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.

Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.

Select Vacation responder off to disable the automatic responder. 

Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.

But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.

How Gmail Vacation Responder Works

Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.

• Start Date Time: 12:00 AM midnight
• End Date Time: 11:59 PM

If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.

People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.

• People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
• If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
• If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
• Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
• Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you. 

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.

1. Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.

1. Give the template a name in the pop-up window.

1. To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

1. Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.

4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

1. In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

1. Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.

Related posts

• Как да изпращате лични имейли в Gmail

• Можете ли да изтриете всички имейли от Gmail наведнъж?

• Как да премахнете изпращането на имейл в Gmail

• 7-те най-добри добавки за Gmail

• Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

• Как да анулирате или поставите на пауза абонамент за YouTube Premium

• Какво е показател и измерение в Google Analytics?

• Как да изключите Google SafeSearch

• Как да използвате Google Tasks – Начално ръководство

• Какво е подобрена защита в Google Chrome и как да я активирате

• Как да направите линейна графика в Google Sheets

• Как да използвате SUMIF в Google Sheets

• Как да използвате Google Календар: 10 професионални съвета

• Липсва джаджа на лентата за търсене на Google? Как да го възстановите на Android

• Топ 5 нови функции на Gmail, които да изпробвате през 2019 г

• Как да настроите гласова поща в Google Voice

• 8 съвета за търсене в Google: Винаги намирайте това, което търсите

• Какво представляват известията от Google за излагане на опасност за COVID Protection?

• Как да експортирате и импортирате отметки в Chrome

• 20-те най-добри добавки и разширения за Gmail за опитни потребители на имейл