Една от многото нови, удобни за предприятията функции в Windows 8.1 се нарича Work Folders . Папки? работа? Звучи скучно, нали? 🙂 Но за някои хора тази функция ще бъде много полезна. Особено за хора, които имат много устройства и трябва да работят и на своите персонални компютри и устройства. Ето как да настроите работни папки^{(Work Folders)} от страна на клиента и как да ги използвате, за да вършите работата си и да я синхронизирате със сървърите на вашата компания.

Какво представляват работните папки?

Work Folders позволява на потребителя да синхронизира папка и нейното съдържание от корпоративната мрежа към личното си устройство. Файловете, създадени локално, ще се синхронизират обратно към файловия сървър в корпоративната среда. С работните папки^{(Work Folders)} потребителите могат да съхраняват локални копия на работните си файлове на личните си устройства с автоматично синхронизиране с фирмения център за данни.

Звучи сложно? Нека вземем пример за това как информационен работник, Джулиан^(Julian) , може да използва работни папки^{(Work Folders)} , за да отдели работните си данни от личните си данни, като същевременно има възможност да работи от всяко устройство:

Когато Джулиан запише документ на работния си компютър в директорията Work Folders , документът се синхронизира с файлов сървър, контролиран от ИТ отдела на неговата компания. Когато Джулиан се върне у дома, той може да вземе своя Surface 2, където документът вече е синхронизиран, тъй като преди това е настроил работни папки^{(Work Folders)} на това устройство, и да се отправи към кафенето. Той може да работи върху документа офлайн и когато се върне вкъщи и отново е налична интернет^(Internet) връзка, документът се синхронизира обратно с файловия сървър и всички промени са достъпни за него на следващия ден, когато се върне в офиса, на работния му компютър. Звучи добре, нали?

Как да настроите работни папки^{(Work Folders)} в Windows 8.1

Предполагам, че имате фирмен акаунт, създаден от ИТ администратора. Ако го направите и знаете подробностите му, отидете на Control Panel -> System and Security -> Work Folders .

Щракнете или докоснете Настройка на работни папки^{(Set up Work Folders)} . От вас се иска да предоставите своя имейл адрес и идентификационните данни на домейна на компанията, ако компютърът ви не се е присъединил към него (какъвто е случаят с личните устройства).

Въведете служебния^(Enter) си имейл адрес и щракнете или докоснете Напред^(Next) .

Показва се прозорецът за защита на Windows^{(Windows Security window)} . От вас се иска да въведете потребителското име и паролата, използвани в мрежата на вашата компания. Направете това и щракнете или докоснете OK .

След това ще бъдете помолени да потвърдите местоположението на вашите работни папки. Ако не сте доволни от папката по подразбиране и искате да използвате друга, щракнете или докоснете Промяна^(Change) .

Ако щракнете върху бутона Промяна^(Change) , се показва диалогов прозорец, който ви подканва да изберете нова папка. Прегледайте компютъра си и изберете новата папка, която искате да използвате. След това щракнете или докоснете бутона Избор на папка^{(Select Folder)} .

Когато сте готови, щракнете или докоснете Напред^(Next) в прозореца за потвърждаване на местоположението на работните папки^{(Confirm Work Folders location)} .

След това ще бъдете попитани дали сте съгласни с политиките за сигурност на вашата компания за работни папки^{(Work Folders)} . За да защити вашите работни файлове, вашата компания може да шифрова работните ви папки, да изисква парола за влизане в компютъра ви и автоматично да заключи екрана ви и да изтрие всички файлове във вашите работни папки^{(Work Folders)} , в случай че компютърът бъде загубен.

Поставете отметка в квадратчето „Приемам тези правила на моя компютър“^{("I accept these policies on my PC")} , след което щракнете или докоснете Настройка на работни папки^{(Set up Work Folders)} .

Windows 8.1 отделя известно време, за да настрои нещата. Изчакайте^(Wait) процеса да приключи.

Когато приключите, ще бъдете информирани, че работните папки^{(Work Folders)} са започнали да се синхронизират с вашия компютър. Щракнете^(Click) или докоснете бутона Затваряне^(Close) .

Работните папки^{(Work Folders)} вече са конфигурирани на вашия компютър. След като щракнете или докоснете Close , ще бъдете отведени до контролния панел на работните папки .^{(Work Folders)}

Управление на работни папки от контролния панел^{(Control Panel)}

След като сте настроили работни папки^{(Work Folders)} , когато отидете на Control Panel -> System and Security -> Work Folders , получавате достъп до всички негови функции и опции за управление.

Можете да видите колко място е налично на сървъра, кога е извършено последното синхронизиране и можете да започнете ръчно синхронизиране.

За да активирате синхронизирането на файлове през ограничени връзки, поставете отметка в квадратчето „Синхронизиране на файлове през ограничени връзки“^{("Sync files over metered connections")} . Ако искате също да синхронизирате файлове, когато сте в роуминг, поставете отметка в квадратчето „Синхронизиране дори когато съм в роуминг“^{("Sync even when I'm roaming")} , както е на изображението по-долу.

Ако срещнете проблеми, можете да поискате помощ от вашия ИТ администратор, като щракнете върху връзката „Изпращане на техническа поддръжка^{("Email tech support")} по имейл“ . Това ще отвори вашия имейл клиент по подразбиране и можете да го използвате, за да изпратите вашето съобщение.

Какво да направите, ако Windows 8.1 казва, че „Имаше проблем при намирането на сървъра на работните папки “^(Folders)

Когато настройвате работни папки^{(Work Folders)} , може да срещнете следната грешка: „Имаше проблем при намирането на сървъра на работните папки“.^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

Ако случаят е такъв за вас, щракнете или докоснете Въведете URL адрес на работни папки^{(Enter a Work Folders URL)} в прозореца Въвеждане на работен имейл^{(Enter work email)} .

След това въведете URL адреса на работните папки^{(Work Folders URL)} , предоставен от ИТ администратора на вашата компания, и щракнете или докоснете Напред^(Next) .

От тук нататък ще бъдете помолени да предоставите своя имейл и парола, както беше споделено по-рано в тази статия. Следвайте стъпките, споделени по-горе, за да финализирате конфигурацията на вашите работни папки^{(Work Folders)} .

Как да използвате работни папки^{(Work Folders)} в Windows 8.1

За достъп до работните папки^{(Work Folders)} отворете File Explorer и отидете на Този компютър^{(This PC)} . Там ще видите пряк път до работни папки^{(Work Folders)} .

След като конфигурирате работни папки^{(Work Folders)} на множество устройства, можете да получите достъп до документи от всяко от тези устройства и те ще бъдат синхронизирани от работните папки^{(Work Folders)} . Отсега нататък можете да работите с файлове във вашите работни папки^{(Work Folders)} , както правите с нормалните файлове.

Синхронизиране^(Sync) за работни папки^{(Work Folders)} – как работи?

За да проверите дали вашите работни папки^{(Work Folders)} са синхронизирани правилно, създайте документ на един от вашите компютри и запазете документа в местоположението на работните папки^{(Work Folders)} .

След това създайте друг документ на друго устройство и го запазете във вашите работни папки^{(Work Folders)} . След няколко минути трябва да видите и двата документа налични във вашите работни папки^{(Work Folders)} и на двете устройства.

В лентата на състоянието можете да видите състоянието на синхронизиране.

Обикновено файловете се синхронизират автоматично, но ако искате да извършите ръчно синхронизиране, можете да щракнете с десния бутон (или натиснете и задръжте) в прозореца Работни папки^{(Work Folders)} и след това щракнете или докоснете Синхронизиране сега^{(Sync Now)} .

Вашите файлове ще бъдат синхронизирани незабавно.

Можете също да стартирате ръчно синхронизиране, като щракнете или докоснете връзката Синхронизиране сега^{(Sync Now)} , която се намира в контролния панел на работните папки .^{(Work Folders)}

След това контролният панел^{(Control Panel)} ще ви информира, че файловете се синхронизират, както е показано на изображението по-долу.

Моите файлове се показват в зелено^(Green) . Какво означава това^(Mean) ?

Най-вероятно всички файлове във вашите работни папки^{(Work Folders)} се показват в зелено, цвят, който не се използва за показване на файловете в други папки.

Няма за какво да се притеснявате. Вашият ИТ администратор е настроил политика, която криптира вашите файлове в работната папка^{(Work Folder)} , така че неупълномощени хора да нямат достъп до тях.

Ако компютърът ви бъде откраднат, администраторът може да отмени достъпа до тези файлове и да ги премахне дистанционно, така че чувствителните данни да не попаднат в грешни ръце.

Как да спрете да използвате работни папки

Ако искате да спрете да използвате работни папки^{(Work Folders)} на един от вашите персонални компютри, това може да стане с лекота.

Отидете на Control Panel -> System and Security -> Work Folders . След това щракнете или докоснете връзката Спрете да използвате работни папки^{(Stop using Work Folders)} .

Показва се диалогов прозорец, който ви подканва да потвърдите дали искате да спрете да използвате работни папки^{(Work Folders)} .

Ако искате да спрете да използвате работни папки^{(Work Folders)} , щракнете или докоснете Да^(Yes) . В противен случай натиснете Не^(No) .

Какво да направите, ако администраторът промени ^{(Administrator Changes)}паролата^(Password) на вашия акаунт^(Account)

Бизнес мрежите имат правила, така че да сте принудени редовно да променяте паролата на акаунта си. Или може да се случи да сте забравили паролата си и администраторът да я промени и т.н.

Каквато и да е причината, когато променяте паролата на вашия бизнес акаунт, трябва да въведете отново новите идентификационни данни, така че работните папки^{(Work Folders)} да продължат да работят добре.

В даден момент, след като паролата ви бъде променена, когато Work Folders се опита да синхронизира вашите файлове, се показва известие, което казва, че „Информацията за вход в Work Folders не работи“^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

Освен това, когато отидете на Отидете на Control Panel -> System and Security -> Work Folders , ще видите, че "Синхронизирането спря. Необходима е парола"^{("Sync stopped. Password needed")} .

За да актуализирате своите идентификационни данни, щракнете или докоснете връзката Управление на идентификационните данни^{(Manage credentials)} в лявата колона.

Показва се прозорецът за защита на Windows^{(Windows Security)} , който иска новото потребителско име и парола.

Въведете ги и щракнете или докоснете OK . След като Work Folders се удостовери успешно със сървъра на вашата компания, той възобновява синхронизирането на вашите файлове.

Заключение

Както можете да видите от това ръководство, работните папки^{(Work Folders)} са полезни и не са толкова трудни за настройка. Поне не от страна на клиента. Ако вашата компания използва тази нова услуга, можете да я настроите на всеки компютър или устройство с Windows 8.1 , за да вършите работата си дори когато не сте на работа.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the many new enterprise-friendlу features in Windows 8.1 is namеd Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

Related posts

• Как да създадете връзка към файл или папка в Windows (2 начина) -

• Как да сърфирате в мрежата с приложението Internet Explorer 11 в Windows 8.1

• Задайте желаната от вас версия на Internet Explorer като опция по подразбиране в Windows 8.1

• Как да настроите колко плочки данни използват в Windows 8.1

• Как да картографирате FTP устройства, мрежови устройства и уеб споделяния в Windows 10

• Как да настроите Windows 8.1 да показва повече плочки на началния екран

• Как да създадете свой собствен персонализиран списък за прескачане в Windows 7 и Windows 8.1

• Представяне на Windows 8 и Windows 8.1: 6 начина за достъп до началния екран

• Как да получите достъп и да управлявате любимите си в приложението Internet Explorer

• Представяме ви Windows 8.1: Как работи търсенето и как да го използвате?

• Как да закрепите и покажете съвременни приложения на Windows 8.1 в лентата на задачите

• Как да изберете няколко файла в Windows

• Как да отворите File Explorer и Windows Explorer: 12 начина -

• Как да споделяте папки в Ubuntu и да получите достъп до тях от Windows 7

• Как да изтриете VPN или PPPOE връзки в Windows 8 и Windows 8.1

• Как да персонализирате или деактивирате търсенето с Bing в Windows 8.1

• Как да споделяте файлове от File Explorer към приложения като Mail, Skype, Dropbox или OneDrive в две стъпки

• Как да свържете устройства с Windows 8.1 към безжични мрежи чрез WPS

• Как да включите или изключите подобрените предложения в приложението Internet Explorer

• Забравете реклами и разсейвания с изглед за четене в Internet Explorer 11