Google Sheets е един от най-мощните продукти на Google и едно от най-добрите решения за управление на електронни таблици и данни в мрежата. Въпреки това, извън кутията, той има своите слаби страни - една, която ще обсъдим в тази статия.

За щастие Sheets поддържа персонализирани функции и формули, които помагат да компенсират някои от тези недостатъци. Ако потребителите са наясно с формулите или могат да правят малко скриптове^(scripting) , Sheets могат да бъдат толкова мощни, колкото го правят.

Една конкретна функционалност, която Sheets не поддържа първоначално, е възможността за намиране на дубликати в Google Sheets – независимо дали става дума за дублирани данни в клетки или редове. Въпреки че има начин за бързо премахване на дублиращи се записи, като се използва опцията Премахване на дубликати^{(Remove duplicates)} под менюто Данни^(Data) , няма начин да се изолират само тези дубликати. Добрата новина е, че има начин да се постигне това.

В тази статия нека разгледаме как да намерите дубликати в Google Sheets , като се възползвате от условното форматиране.

Какво е условно форматиране в Google Sheets?^{(What Is Conditional Formatting In Google Sheets?)}

Условното форматиране е функция, присъстваща в много редактори на електронни таблици, която позволява на потребителя да прилага текстово и друго визуално форматиране към клетка въз основа на определени условия.

Например, потребителят може да записва месечния си бюджет с помощта на електронна таблица, като иска да знае с един поглед дали надхвърля лимита за разходи от $500. В колоната на електронната таблица, където се отчита общата сума за месеца, правило за условно форматиране може да бъде зададено на получер редове със стойност над $500, което улеснява да се види къде се е случило това.

В Google Sheets условното форматиране позволява на потребителите да прилагат форматиране въз основа на дълъг списък с предварително зададени правила или чрез въвеждане на персонализирана формула. Наличните промени в стила на форматиране включват удебелен шрифт, курсив, подчертаване, зачертаване, цвят на текста и цвят на клетката.

Освен това потребителите могат да използват цветова скала вместо един цвят и да дефинират минимална и максимална стойност и съответните им цветове за автоматично мащабиране на цветовете.

Как да използвате условно форматиране за намиране на дублиращи се редове в Google Sheets^{(How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets)}

За всеки, който работи върху дълъг лист с данни, дублиращите се записи могат да се превърнат в проблем, който понякога ще наруши потока на нещата. Потребителите може да не искат просто да изтрият тези данни, които Sheets изначално поддържат, а вместо това да анализират и работят с тях.

Използвайки персонализирана формула с условно форматиране, това е възможно. Първата стъпка за постигане на това е да маркирате цялата колона, която трябва да се търси за дубликати, като щракнете върху етикета на колоната над нея.

След като маркирате, щракнете с десния бутон и изберете Условно форматиране^{(Conditional formatting)} . Това ще изведе панел от дясната страна на прозореца, който показва правилата за условно форматиране. Избраният диапазон на колони ще бъде предварително попълнен в полето Прилагане към диапазона^{(Apply to range)} , така че няма да е необходимо да го докосвате.

След това искате да щракнете върху падащото меню под Правила за форматиране,^{(Format rules)} за да промените това условие на Персонализирана формула е^{(Custom formula is)} . След това под падащото меню ще се появи текстово поле и трябва да се въведе следната формула:

=брой, ако(A:A,A1)>1

Въпреки това ще трябва да бъде променен, за да се замени всички екземпляри на „A“ с буквата на колоната, която се търси за дубликати в Google Sheets , която ще бъде показана в полето Прилагане към диапазона^{(Apply to range)} .

Последната стъпка е да зададете форматирането да се прилага към всички клетки в този ред, които съдържат данни, намерени повече от веднъж. Ако работите с голям набор от данни, най-доброто форматиране за задаване може да бъде цвят на запълване. Използвайки го, ярък и забележим цвят като жълто, горещо розово или зелено лайм наистина ще се откроява и ще позволи да забележите дубликати с един поглед, докато превъртате.

Сега всички редове, които съдържат данни, които се намират в поне един друг ред, ще бъдат маркирани или форматирани по избрания начин. Ако се изтрият дублиращи се редове, условното форматиране на оставащия ред ще бъде премахнато автоматично.

Някой може да попита: „Защо да преминавате през този проблем, когато Google поддържа дублиране с две прости щраквания?“ Е, тази система е негъвкава и несъвършена. Например, няма начин да промените кой дубликат е изтрит. Някои потребители може да искат първият екземпляр да бъде изтрит, а други последният – Google не дава възможност и премахва всички дубликати, освен първия.

Използвайки това просто правило за условно форматиране, потребителят има пълен контрол върху управлението на дубликатите по начин, който няма да рискува да счупи листа. Най-доброто от всичко е, че условното форматиране е изцяло динамично, така че никога няма да се налага да премахвате форматирането, ако решите да премахнете всички дубликати по някакъв начин.

Въпреки това, ако правилото за условно форматиране някога се наложи да бъде изтрито, това е просто като щракнете върху менюто Формат и след това ^(Format)Условно форматиране^{(Conditional formatting)} , което ще покаже същото дясно меню като преди. Потребителите могат да задържат курсора си върху реда, който показва персонализираната формула, която току-що създадохме, и да щракнат върху иконата на кошчето, която се появява, за да я премахнат.

Когато вградената опция на Google Sheets за намиране на дубликати, за да ги премахнете, просто не е достатъчно мощна или кодира данни по начин, който не може да си позволи, простата персонализирана формула, подчертана в тази статия, позволява на потребителите да поемат нещата в свои ръце.

Имате ли въпроси или коментари относно използването на това правило за условно форматиране? Ако е така, моля, оставете ни коментар по-долу.

How to Find Duplicates In Rows And Cells In Google Sheets

Google Sheets is one of Google’s most powerful products and one of the go-to solutions for spreadsheet and data management on the web. However, out of the box, it has its weak points—one that we’ll discuss in this article.

Luckily, Sheets supports custom functions and formulas that help make up for some of these shortcomings. If users are savvy with formulas or can do a little bit of scripting, Sheets can be as powerful as they make it.

One particular functionality that Sheets doesn’t natively support is the ability to find duplicates in Google Sheets – whether it’s duplicate data in cells or rows. While there is a way to quickly remove duplicate entries, using the Remove duplicates option under the Data menu, there’s no way to only isolate those duplicates. The good news is that there is a way to accomplish this.

In this article, let’s go over how to find duplicates in Google Sheets by taking advantage of conditional formatting.

What Is Conditional Formatting In Google Sheets?

Conditional formatting is a feature present in many spreadsheet editors which allows the user to apply text-based and other visual formatting to a cell based on certain conditions.

For example, a user may be recording their monthly budgeting using a spreadsheet, wanting to know at a glance if they go over a $500 spending limit. In the spreadsheet column where the total for the month is tallied, a conditional formatting rule can be set to bold rows with a value over $500, making it easy to see where this occurred.

In Google Sheets, conditional formatting allows users to apply formatting based on a long list of preset rules or by entering a custom formula. The formatting style changes available include bold, italics, underline, strikethrough, text color, and cell color.

Additionally, users can use a color scale, instead of a single color, and define a minimum and maximum value, and their respective colors, for automatic color scaling.

How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets

For anyone working on a lengthy sheet of data, duplicate entries can become a problem that will sometimes break the flow of things. Users may not simply want to delete this data, which Sheets natively supports, and instead analyze and work with it.

Using a custom formula with conditional formatting, this is possible. The first step to achieve this is to highlight the entire column that needs to be searched for duplicates by clicking on the column label above it.

Once highlighted, right-click and select Conditional formatting. This will bring up a panel on the right side of the window that shows conditional formatting rules. The column range selected will be prefilled in the Apply to range field, so that won’t need to be touched.

Next, you want to click on the dropdown menu beneath Format rules to change this condition to Custom formula is. A text field will appear beneath the dropdown menu after this is done, and the following formula should be entered:

=countif(A:A,A1)>1

However, it will need to be modified to replace all instances of “A” with the column letter that is being searched for duplicates in Google Sheets, which will be shown in the Apply to range field.

The final step is to set the formatting to apply to all cells in this row that contain data found more than once. If working with a large set of data, the best formatting to set might be a fill color. Using it, a bright and noticeable color such as yellow, hot pink, or lime green will really stand out and allow for noticing duplicates at a glance while scrolling.

Now, all rows that contain data that is found in at least one other row will be highlighted or formatted in whatever way was chosen. If duplicate rows are deleted, the single row remaining will have its conditional formatting removed automatically.

One might ask, “Why go through this trouble when Google supports duplicate removal in two simple clicks?” Well, this system is inflexible and imperfect. For example, there is no way to change which duplicate is deleted. Some users may want the first instance deleted, and others the last—Google gives no option and removes all duplicates but the very first.

Using this simple conditional formatting rule, the user is in complete control of managing duplicates in a way that won’t risk breaking their sheet. Best of all is that conditional formatting is entirely dynamic, so you’ll never need to remove formatting if you choose to remove all duplicates in some way.

However, should the conditional formatting rule ever need to be deleted, it’s as simple as clicking on the Format menu and then Conditional formatting, which will show the same right-side menu as before. Users can hover their cursor over the row that shows the custom formula we’ve just created and click on the trash can icon that appears to remove it.

When Google Sheets’ native option to find duplicates to remove them just isn’t powerful enough or scrambles data in a way that can’t be afforded, the simple custom formula highlighted in this article allows users to take matters into their own hands.

Do you have any questions or comments about using this conditional formatting rule? If so, please leave us a comment below.

Related posts

• Как да изтеглите офлайн (самостоятелен) инсталатор на Google Chrome

• Как да добавите музика към Google Slides

• Как да направите попълващ се формуляр за документи в Google с таблици

• Как да промените цвета на фона в Google Документи

• Как да настроите и управлявате напомнянията от Google

• 10-те най-добри шаблона на Google Forms

• Как да добавите Google Analytics към Squarespace

• Как да вмъкнете номера на страници в Word и Google Docs

• 20 страхотни трика на Google за по-ефективно търсене

• Как да използвате If и Nested If в Google Sheets

• Как да коригирате грешката в Google Drive „Квотата за изтегляне е надвишена“.

• Разделете документ на колони в Google Документи

• 5 начина да получите Google Календар на вашия работен плот

• Как да вградите HTML в Google Doc

• Как да блокирате уебсайтове в Google Chrome

• Как автоматично да архивирате файлове в Google Drive или OneDrive, за да предотвратите загуба на данни

• Как да добавите анимация към Google Slides

• Как работи съдържанието на Google Документи

• Как да отворите HTML файл в Google Chrome

• Задайте дата на изтичане на споделени файлове в Google Drive