Всичко, което правите, генерира данни някъде. Тези данни, когато се събират и анализират, се превръщат в информация. Тази информация може да каже на някого повече за вас, отколкото вероятно искате да знае.

Информацията, събрана във времето, може да каже на някого всичко за вас и може да бъде използвана, за да ви помогне или да ви навреди. Тези данни са известни като метаданни.

Какво представляват метаданните?

Метаданните^(Metadata) са данни за данни. Не мразите^(Don) ли, когато хората използват дума, за да дефинират тази дума? Данните^(Data) са факти, които са напълно обективни. Не може да се оспорва разумно. Едно е едно и нулата е нула. Температурата е такава, каквато е. Днешната дата е днешната дата. Разбирате смисъла.

Метаданните^(Metadata) са факти за една част от данни. Нека илюстрираме това с примера за писане на писмо в Microsoft Word .

Пишете писмо, което да изпратите до властите за нещо, което се случва на работа, което е неетично, вероятно дори незаконно. Да, веднага станахме драматични.

Писмото е информация, съставена от знаците, които сте въвели в определен ред. Знаците, които сте въвели, се генерират от куп единици и нули. Единиците и нулите са данните, които съставляват информацията в писмото.

Когато единиците и нулите се превърнат в буквата, има други данни за буквата, която се създава. Някои от тези метаданни включват кога сте въвели буквата, кой е въвел буквата, кога е била последно запазена, в каква версия на Word е създадена, всичко това са данни за данните или метаданните.

Какво правят метаданните?

В Microsoft Office повечето от метаданните са там само за ваша полза. Може да ви помогне да намерите най-новата версия на документ или да видите кой е създал документа, за да можете да им зададете въпроси за него. Помага да следите редакциите или коментарите на документи.

Използва се и от програмата Office и други програми за работа с документа. Windows Explorer използва информацията за категоризиране и сортиране на документи, например.

Защо бих искал да премахна метаданните^(Metadata) ?

Нека да се върнем към писмото, което изпращате до властите за нещо неопределено, което се случва на работа. Правите това анонимно, защото се страхувате от възмездие или просто не искате да участвате, освен да го доведете до вниманието на властите. Доносно е.

Правите всичко и получавате временен имейл адрес и го изпращате от обществен компютър в библиотека, за да покриете следите си. Поради метаданните документът може да има информация, която може да се използва, за да го свържете обратно с вас. Може дори да има вашето име, прикрепено към него.

Още по-лошо е, че промените, които сте направили в документа, въпреки че вече не са видими за вас, все още може да са в документа. Ако сте написали параграф за нещо специфично за вас, но след това го премахнете, защото може да се използва за идентифициране на вас, той все още може да бъде част от файла под формата на метаданни.

Как мога да видя метаданни на Office?

Следва списък с методи, за да видите какви метаданни са прикачени към вашите Word , Excel или PowerPoint файлове. Метаданните^(Metadata) около имейла, изпратен от Outlook , са много по-сложни и извън обхвата на тази статия.

Преглед на метаданни^{(View Metadata)} в Word , Excel или PowerPoint

С отворен документ, работна книга или презентация, които искате да проверите:

Кликнете върху Файл^{(File )} в горния ляв ъгъл.

На екрана с информация^{(Info )} ще видите изобилие от информация като размер^(Size) , страници^(Pages) , думи^(Words) , общо време за редактиране^{(Total Editing Time)} , последна промяна^(Modified) , създадени^(Created) и свързани хора наред с други данни.

Под тези данни щракнете върху Покажи всички свойства^{(Show All Properties)} , за да видите повече данни.
ЗАБЕЛЕЖКА: ^(NOTE:) Обърнете^(Pay) внимание на данните от шаблона^(Template) . Ако сте използвали шаблон, който съдържа вашето име или име на фирма в името на файла, това може да бъде проследено до вас.

Преглед на метаданни в Windows Explorer

Отворете Windows Explorer и отидете до мястото, където сте записали файла.

Щракнете с десния бутон^{(Right-click)} върху файла и щракнете върху Свойства^(Properties) .

В прозореца Свойства^(Properties) щракнете върху раздела Подробности^(Details) . Ще видите всички метаданни в компактен и сбит списък.

Преглед на всички метаданни^{(View All Metadata)} за Word , Excel или PowerPoint файлове

Extensible Markup Language ( XML ) е дефакто документът за съхранение на метаданни в изчисленията. Той придружава всички видове файлове и файловете на Microsoft Office не са изключение.

Преглеждането на тези XML документи е изненадващо лесно. Нека направим това с Word файл.

1. Отворете Windows Explorer и отидете до мястото, където сте записали файла.
2. Направете копие на файла, за да не повредите случайно оригиналния файл.
3. Изберете файла за копиране и или докоснете бутона F2 на клавиатурата си, или щракнете с десния бутон върху файла и изберете Преименуване^(Rename) .

Променете разширението на файла от .docx на .zip . Да, всеки файлов тип на Office , който завършва на x , е компресиран файл, съдържащ XML документи. Ще получите предупреждение за това. Щракнете върху Да^(Yes) .

Щракнете с десния бутон върху файла и изберете Извличане на всички...^{(Extract All…)}

В прозореца, който се отваря, той ще ви попита къде искате да запазите извлечените файлове и дали искате да покажете извлечените файлове, когато приключите. Стойностите по подразбиране са добри. Щракнете върху Извличане^(Extract) .

След като извличането приключи, ще видите три папки и XML файл. Разгледайте в тези файлове, за да видите каква информация се съхранява там. Ако щракнете двукратно върху XML файл, той вероятно ще се отвори в Internet Explorer .

Ще изглежда странно, но трябва да можете да разберете какво означава по-голямата част от информацията. Има два XML файла, които могат да съдържат вашето име: core.xml в папката docProps и document.xml и people.xml , и двата в папката word .

Как да изтриете метаданни^{(Delete Metadata)} от Microsoft Word , Excel или PowerPoint

Отне много време, за да стигнете до тук, но ако ще направите нещо подобно, трябва да знаете точно защо. Да продължим с това.

Изтрийте метаданни^{(Delete Metadata)} в Word , Excel или PowerPoint

Кликнете върху Файл^{(File )} в горния ляв ъгъл.

На страницата с информация^{(Info )} щракнете върху Проверка за проблеми^{(Check for Issues)} вляво, близо до средата на страницата.

Щракнете върху Проверка на документа^{(Inspect Document)} . Ще се отвори прозорецът на инспектора^{(Document Inspector )} на документи.

 Уверете^(Make) се , че всички квадратчета за отметка в Инспектора на документи^{(Document Inspector)} са поставени, след което щракнете върху бутона Проверка^(Inspect) .

След като инспекторът на документи^{(Document Inspector)} приключи, ще видите информация за това какви данни е открил. Зелена отметка в кръг означава, че няма данни от този тип. Червен удивителен знак означава, че е намерил данни от този тип. До описанието на този тип данни ще видите бутона Премахни всички^{(Remove All)} .

Кликнете^(Click) върху него, за да премахнете всички данни от този тип. Може да има няколко от тези бутони, така че превъртете надолу, за да сте сигурни, че получавате всички от тях.

След като премахнете метаданните, може да искате да щракнете върху бутона Reinspect , само за да се уверите, че не е пропуснало нищо.

Запазете документа си сега, за да сте сигурни, че данните няма да бъдат въведени повторно.

Как да се уверите^(Certain) , че метаданните^(Metadata) са изтрити

Преминете през стъпките по-горе за Преглед на всички метаданни в Word, Excel или PowerPoint^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . След като проверите файловете core.xml, document.xml и people.xml, трябва да видите, че в документа вече няма лични данни.

Ако промените разширението обратно от .zip на .docx, ще можете отново да отворите файла нормално в Word .

Как да изтриете метаданни^{(Delete Metadata)} в Windows Explorer

Това е добър метод, ако искате бързо да премахнете метаданните от няколко файла. Правенето на това за 2 или повече файла може да стане за броени секунди.

Отворете Windows Explorer и отидете до файла, от който искате да премахнете метаданните. Щракнете с десния бутон^{(Right-click)} върху файла и щракнете върху Свойства^(Properties) .

В прозореца Свойства^(Properties) щракнете върху раздела Подробности^(Details) , след което щракнете върху Премахване на свойства и лична информация^{(Remove Properties and Personal Information)} .

Можете да премахнете информация по два начина. Можете да премахнете метаданните от оригиналния файл или да направите копие на файла без никакви метаданни.

Премахнете метаданните от оригиналния файл

Изберете Премахване на следните свойства от този файл:^{(Remove the following properties from this file:)} след това или отметнете само квадратчетата, които искате, или щракнете върху бутона Избор на всички^{(Select All )} . След това щракнете върху OK .

Направете копие без метаданни

Това ще направи копие на файла и ще добави думата Copy в края на името на файла. Това копие няма да има никакви метаданни, свързани с него.

В прозореца Remove Properties изберете Създаване на копие с премахнати всички възможни свойства,^{(Create a copy with all possible properties removed)} след което щракнете върху бутона OK .

Сравнете свойствата на оригинала и копието, за да видите разликата.

В ясното?

Това означава ли, че сте на ясно? Не можете да бъдете идентифицирани сега от документа? Това е трудно да се каже. Това, което правите с документа по-нататък, ще определи това.

Всяка по-нататъшна цифрова обработка на документа, като изпращането му по имейл, може да добави метаданни обратно във веригата. Една жизнеспособна опция е да отпечатате документа и да го изпратите по пощата. Трудно е да се получат метаданни от хартия.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Εverything you do generates data somewhere. That data, whеn collected аnd analуzed, becomes іnformation. That information can tell someone more about you than you probably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

Related posts

• Коя е най-новата версия на Microsoft Office?

• Каква версия на Microsoft Office имам?

• Как да промените фона в Microsoft Teams

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Как да създадете диаграми на Гант в Microsoft Excel

• Как да създадете преки пътища на Microsoft Outlook за имейл и задачи

• Как да получите Microsoft Word безплатно

• Как да препращате имейли от Outlook към Gmail

• 12 полезни съвета и трика за Microsoft Word

• Търсете имейл в Outlook по подател, дата, ключова дума, размер и др

• Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

• Урок по основи на Microsoft Excel – Научете как да използвате Excel

• Как да създадете поздравителна картичка с MS Word

• Как да си направим книжка в Word

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да групирате работни листове в Excel

• 30+ най-добри клавишни комбинации на Microsoft Word

• Какво е Microsoft MyAnalytics и как да го използвам?

• Как да настроите и използвате MLA формат в Microsoft Word

• OneDrive за училище или работа: 8 съвета за начинаещи