Word има две наистина полезни функции, които почти никой никога не използва: Сравняване на документи^{( Compare Documents)} и Комбиниране на документи^{( Combine Documents)} . Както подсказват имената им, функциите ви позволяват или да сравнявате два документа на Word един срещу друг, или да комбинирате два заедно.

И така, кога ще трябва да използвате това? Е, ако сте като мен, вероятно имате 20 различни версии на вашата автобиография, запазени на различни места през годините. Понякога променям леко автобиография за конкретна компания, за да подчертая определено умение или понякога добавям неща и просто записвам ново копие.

Както и да е, би било хубаво бързо да видя разликата между най-новата си автобиография и по-старите, за да видя дали има нещо, което трябва да добавя към най-новата или евентуално да премахна. В тази публикация ще ви покажа как можете да използвате тези две функции, за да намерите бързо разликите между два документа и да ги обедините, ако желаете.

Сравнете и комбинирайте документи

В моя пример исках да видя каква е разликата между старата ми автобиография, написана през 2007 г., и последната, актуализирана през 2013 г. За да направите това, отворете Word , щракнете върху раздела Преглед^(Review) и след това щракнете върху Сравни^(Compare) .

Това ще изведе диалоговия прозорец за сравнение на документи^{(Compare Documents)} , където трябва да изберете оригиналния и преработения документ.

В долната част ще видите цял набор от настройки за сравнение, които можете просто да оставите проверени. По подразбиране той също така ще показва всички промени в нов документ, което е по-добре, отколкото да се забърквате с оригиналните или преработени документи.

Ще се отвори нов документ с няколко различни секции: списък с ревизии с възможност за превъртане в най-ляво, комбинираният документ, показващ всички промени в средата и двата оригинални документа от дясната страна. Нека разгледаме по-отблизо всеки раздел.

Както можете да видите тук, изтрих няколко неща и вмъкнах няколко други реда текст. Ако щракнете двукратно върху някое от заглавията ( Aseem Kishore Inserted или Aseem Kishore Deleted ), това ще премести курсора на точно тази позиция в документа.

В центъра ще видите тези ревизии в различни цветове. По подразбиране всичко със зачертаване е това, което е изтрито, а всичко в червено и подчертано е това, което е добавено към ревизирания документ. Всичко в зелено е преместено. Мястото, от което е преместено, ще бъде двойно зачертано зелено, а мястото, където е преместено, ще бъде двойно подчертано зелено, както е показано тук:

И накрая, от дясната страна, ще видите оригиналния документ в горната част и преработения документ отдолу. Докато превъртате горния документ, долният следва, така че да са в синхрон. Можете обаче да превъртите долния независимо от горния екран.

В допълнение към този изглед, можете също да премахнете и двата изходни документи от десния панел и вместо това да покажете балони, за да видите лесно промените. За да видите какво имам предвид, продължете и щракнете отново върху бутона Сравни^(Compare) , след това върху Покажи изходните документи^{(Show Source Documents)} и накрая щракнете върху Скриване на изходните документи^{(Hide Source Documents)} .

Сега щракнете върху бутона Покажи маркиране^{(Show Markup)} под Проследяване^(Tracking) и щракнете върху Балони^(Balloons) и след това Покажи ревизии в балони^{(Show Revisions in Balloons)} .

От дясната страна на документа вече ще видите всички ревизии с редове, идващи от документа. Това може да улесни виждането на всички промени, ако имате много от тях.

Имайте предвид, че ако просто искате да видите разликите между документите, тогава наистина не е нужно да правите нищо друго. Ако искате да създадете окончателен документ от тези два документа, можете да щракнете с десния бутон върху всяка промяна и да изберете Приемане^(Accept) или Отхвърляне^(Reject) .

След като приключите, можете да запазите новия документ с всички промени, които сте направили. Комбинирането на документи^{(Combine Documents)} е почти същото като Compare . Ако изберете Комбиниране^(Combine) , ще получите същия диалогов прозорец, в който трябва да изберете оригиналния и преработен документ.

След като направите това, ще получите същото оформление като преди, където ще видите комбинираните промени в средата. Отново^(Again) , зачеркнатият текст се изтрива, добавя се подчертан в червено и зеленият текст е преместен. Просто^(Just) щракнете с десния бутон върху всяка промяна и изберете дали да приемете или отхвърлите всяка промяна. Когато сте готови, запазете новия комбиниран документ.

Като цяло те са наистина полезни за моменти, когато имате няколко версии на един и същ документ или когато няколко души редактират един документ на Word и в крайна сметка имате няколко документа, които да комбинирате в един. Ако имате въпроси, не се колебайте да коментирате. Наслади се!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word has two reallу useful features that almost no one еver uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Използвайте Format Painter в Word, за да копирате и поставите форматиране

• Как да създавате и използвате формули в таблици в Word

• Как да настроите и използвате MLA формат в Microsoft Word

• Как автоматично да архивирате документ на Word в OneDrive

• Скриване на текст и показване на скрит текст в Word

• Как да запазите Office документи на локален компютър по подразбиране

• Какво е Microsoft MyAnalytics и как да го използвам?

• Как да препращате имейли от Outlook към Gmail

• Как да промените фона в Microsoft Teams

• Как да си направим книжка в Word

• 7-те най-добри добавки на Microsoft Word

• 15 съвета и трика за PowerPoint за подобряване на вашите презентации

• Как да добавяте или премахвате коментари в Word

• Бързо добавяне на съдържание към Word Doc

• Как да направите пейзаж на една страница в Word

• Как да получите Microsoft Word безплатно

• Как да използвате Mail Merge в Word за създаване на писма, етикети и пликове

• 13 съвета и трика за OneNote за по-добро организиране на вашите бележки

• Как да сортирате текст в Word