За облачен и уеб-базиран инструмент за проследяване на проекти, задачи, списъци, членове на екипа и други, Smartsheet.com предлага обширни и гъвкави функции.

Ако обмисляте да го опитате или вече сте се регистрирали за безплатна пробна версия, да се възползвате максимално от инструмента означава да знаете какво може да направи за вас и вашия екип. Нека се задълбочим в това как да използвате Smartsheet за начинаещи, които тепърва започват.

Какво е Smartsheet?

Ако някога сте използвали приложения като Asana^{(like Asana)} , Monday.com или подобен софтуер за управление на проекти, Smartsheet е сравним по предназначение, структура и функции. Можете да го използвате самостоятелно или да си сътрудничите с други, да създавате табла за управление за бърз достъп до елементи и да се наслаждавате на множество изгледи като Kanban , календар и мрежа.

Smartsheet също така предоставя автоматизирани работни потоци, шаблони за бързи стартове, полезни отчети, персонализирани формуляри и интеграции с други приложения за рационализиране на вашите процеси.

Най-добрият начин да започнете да използвате Smartsheet е да създадете или импортирате проект, лист или списък със задачи, които искате да проследявате. След това ще ви преведем през функциите на всеки инструмент.

Създайте, импортирайте или използвайте шаблон

Изберете иконата Център за решения^{(Solution Center)} (знак плюс) в лявата навигация. След това ще видите опции в горния ляв ъгъл на екрана за Създаване^(Create) и импортиране^(Import) .

Изберете Създаване^(Create,) и имате осем опции за мрежа^(Grid) , проект^(Project) , карти^(Cards) , списък със задачи^{(Task List)} , формуляр^(Form) , отчет^(Report) и Dashboard/Portal . Изберете типа на елемента, който искате да създадете, дайте му име и изберете Създаване^(Create) .

Изберете Импортиране^(Import) , ако имате план за проект или лист със задачи другаде, с който искате да започнете. Изберете Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Sheets или Atlassian Trello . След това следвайте подканите, за да импортирате елемента.

Ако искате да започнете с шаблон или набор от шаблони, изберете Преглед^{(Browse All Solutions)} на всички решения , изберете индустрия или използвайте полето за търсене^(Search) , за да намерите нещо конкретно. 

Изберете шаблон или задайте, за да видите допълнителна информация. След това, за да използвате шаблон^{(use a template)} , изберете бутона Използване^(Use) .

За набор от шаблони изберете Научете повече^{(Learn More)} , за да получите пълни подробности за това какво е включено и да изтеглите комплекта.

Използвайте Project Assistant

Ако това е нов проект, с който искате да започнете, можете също да използвате Project Assistant . Това ви дава начален старт при настройката на проекта.

В Центъра за решения^{(Solution Center)} изберете Project Assistant . Наименувайте проекта си, въведете две задачи, за да започнете, и добавете две подзадачи за Задача^(Task) №1.

След това ще видите оформлението на Grid View за вашия нов проект с въведените от вас задачи и подзадачи. 

Характеристики на проекта

Проследяването на вашия проект в Smartsheet е лесно с инструменти за управление на проекти, вградени направо като Gantt View .

Имате места за задачата, продължителност, начало, край, предшественици, присвоени на, процент завършеност, състояние и коментари от лявата страна. От дясната страна е вашата диаграма на Гант .^(Gantt)

Можете да добавите основни линии и да покажете или скриете критичния път, като използвате иконите в горния десен ъгъл.

Изберете иконата на зъбно колело^(gear) , за да отворите настройките на проекта^{(Project Settings)} . След това коригирайте настройките на зависимостта^{(Dependency Settings)} , показването на времевата линия^{(Timeline Display)} и управлението на ресурсите^{(Resource Management)} .

Характеристики на списъка със задачи

Списъкът със задачи съдържа точно това, от което се нуждаете, за да проследявате вашите задачи^{(track your to-dos)} от началото до края. 

Въведете^(Enter) името на задачата, крайната дата, назначения и състоянието. Използвайте колоната Готово^(Done) , за да маркирате изпълнените задачи, и секцията Коментари^(Comments) за бележки.

Характеристики на картите

Ако харесвате Канбан^(Kanban) метода за управление на проекти, можете да използвате оформлението на карти, независимо дали за себе си или за вашия екип.

Ще започнете с ленти за Uncategorized , Backlog , Planning , In Progress и Complete . Можете обаче да промените тези етикети според вашия проект.

Използвайте знаците плюс, за да добавите карти към лентите. Вашите карти могат да включват контролен списък с подзадачи, прикачени файлове, коментари, доказателства и напомняния. Можете също да редактирате подзадачите на карта в по-голям изглед, като изберете иконата Редактиране^(Edit) (молив).

Изберете^(Choose) между компактен или пълен изглед на вашите карти и коригирайте настройките на Card View с иконата на зъбно колело^(gear) горе вдясно.

Характеристики на мрежата

Използвате ли приложения като Microsoft Excel или Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} за проследяване на артикули? Ако е така, тогава оформлението на мрежата е за вас. ^(Grid)Изглежда точно като електронна таблица с колони, редове и клетки.

Характеристики на формата

Създаването на персонализиран формуляр^{(Building a custom form)} е полезна функция за всякакви проекти. Със Smartsheet можете лесно да проектирате своя формуляр и да коригирате настройките му.

Добавете^(Add) и премахнете елементи на ^(Elements)формуляр^(Form) със секцията вляво. След това изберете поле на формуляр, за да коригирате конкретните му настройки вдясно. Например можете да направите поле задължително, да включите етикет или помощен текст, да използвате валидиране и да добавите логика.

Коригирайте настройките на формуляра за Тема^(Theme) и марка^(Brand) , Сигурност^(Security) , Изпращане на формуляр^{(Form Submission)} и имейли за изпращане.

Характеристики на доклада

Създайте отчет за редове^{(Row Report)} , обобщен отчет^{(Summary Report)} или и двете. Изберете листа или проекта и добавете колоните. Можете да добавяте филтри, да сортирате и групирате колони и да включвате обобщение в горната част.

Характеристики на таблото

Създавайки табло за управление на Smartsheet , можете да видите моментна снимка на вашия проект, да проверите активните елементи, да видите удобна диаграма или да видите показатели.

Дайте име на таблото си за управление и след това изберете приспособленията, които искате да използвате. Ще видите хубава селекция от джаджи вдясно и просто изберете една, за да я добавите. 

След като разполагате с джаджи на таблото си, можете да коригирате техните настройки. В зависимост от типа на приспособлението, можете да добавите и стилизирате заглавие и да изберете действие, когато някой щракне върху приспособлението.

Навигация в Smartsheet^{(Smartsheet Navigation)} , оформление^(Layout) и инструменти^(Tools)

Smartsheet предлага лесен начин за навигация в приложението, както и за използване на инструментите. 

Навигация отляво

От лявата страна имате основната навигация за Начало^(Home) , Известия^{(Notifications)} , Преглед^(Browse) , Последни^(Recents) , Предпочитани^(Favorites) , Работни приложения^(WorkApps) и Центъра за решения^{(Solution Center)} . Когато влезете в Smartsheet , изберете откъде искате да започнете.

В долната част изберете иконата за помощ (въпросителен знак) за помощ или иконата на акаунт ^(Help),^(Account) за да коригирате вашия профил и настройки.

Инструменти от дясната страна

От дясната страна има инструменти. Ще ги видите на екрана за всеки елемент, който използвате, като проект, списък със задачи^{(Task List)} или карти. Изключения са таблото^(Dashboard) за управление и отчет^(Report) . 

Когато изберете инструмент, се показва странична лента, съдържаща съответните елементи. Имате разговори, прикачени файлове, доказателства^(Proofs) , заявки за актуализиране^{(Update Requests)} , публикуване^(Publish) , дневник^{(Activity Log)} на дейностите и обобщение^(Summary) . 

Наличните действия в страничната лента зависят от инструмента. Като примери можете да видите всички разговори, тези, които са непрочетени, или коментари на лист или ред. За прикачени файлове можете да прегледате файла, да го изтеглите, да го преименувате или да добавите описание.

Горна лента с инструменти

В горната част на всеки елемент имате допълнителни инструменти. От лявата страна можете да запазите, отпечатате, отмените или повторите действие. Непосредствено до това можете да промените изгледа си, което е доста удобно. Превключвайте между изгледите  " Решетка^(Grid) ", " Гант^(Gantt) ", " Карта^(Card) " или " Календар ".^(Calendar)

Ще видите и бутони за шрифт и формат, подобни на това, което виждате в Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . Това ви позволява да промените стила, размера или цвета на шрифта, да промените подравняването, формата като валута и др.

^{(Additional Smartsheet Features)}Допълнителни функции и опции на Smartsheet

След като научите основите как да използвате Smartsheet , разгледайте тези допълнителни функции и опции.

Споделяне^(Sharing) : Заедно с разговорите в реално време и инструментите за сътрудничество^{(collaboration tools)} , можете да коригирате настройките за споделяне и разрешения за вашия екип. Използвайте бутона Споделяне^(Share) горе вдясно, за да видите опциите си.

Интеграции^{(Integrations)} : Свържете Smartsheet с приложения като Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira и др. За да видите опциите си, отидете в Центъра за решения^{(Solution Center)} , изберете Преглед на всички решения^{(Browse All Solutions)} и изберете Вижте още добавки^{(See More Add-Ons)} в секцията Добавки.

Автоматизирани работни потоци^{(Automated Workflows)} : Автоматизирайте задачите^{(Automate tasks)} за вашия проект или лист, като изберете задействане и действие. Можете да автоматизирате неща като известия, заявки за одобрение, запис на дата или заключване на редове. Изберете раздела Автоматизация^(Automation) над горната лента с инструменти.

Можете също да създадете работно пространство, да използвате условно форматиране и да проверите функционалността за създаване на уеб или мобилно приложение за вашата компания.

Smartsheet е пълнофункционален, здрав инструмент за управление на проекти от всякакъв размер. Не забравяйте да проверите цените на техния абонаментен план^{(subscription plan pricing)} за най-подходящия за вас.

За подобни инструменти вижте как да използвате инструмента Todoist Kanban^{(use the Todoist Kanban tool)} или как да бъдете продуктивни с Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-bаѕed tool for tracking projects, taskѕ, liѕts, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• Урок за Adobe Premiere за начинаещи

• Урок за Microsoft Planner: Всичко, което трябва да знаете

• Google Draw: Пълно ръководство за начинаещи

• Коя е най-добрата услуга за конферентни разговори – най-добрите сравнени приложения

• Автоматично преместване, изтриване или копиране на файлове в Windows

• Как да премахнете дублиращи се цифрови снимки на вашия компютър с Windows

• Как да копирате вашите DVD и Blu-Ray файлове без усилие с MakeMKV

• Разширение за онлайн сигурност на Avast: Струва ли си да се използва?

• Неща, които трябва да имате предвид, преди да създадете свое собствено Wiki

• Как да използвате Windows Package Manager за инсталиране на Windows програми

• Два инструмента за транскрипция за трансформиране на аудио в текст

• Как да блокирате сайтове с безплатен софтуер за родителски контрол

• 11 най-добър безплатен софтуер за екранни снимки за Windows

• 7 начина за отваряне на MDB файл без Microsoft Access

• Работи ли Windows File Recovery на Microsoft? Тествахме го.

• Какво представлява Microsoft Power Automate и безплатни шаблони за изтегляне

• 5 най-добри софтуерни програми за управление на двойни монитори

• 5 трика с командния ред, за да направите CMD по-интересен

• Как настолното приложение Signal може да помогне за защитата на вашата поверителност

• 5 Windows алтернативи на командата sudo на Linux