Microsoft Outlook позволява на организаторите на срещи да виждат списък с хора, които са приели покана за среща. Това означава, че можете да използвате проследяването на срещите на Outlook, за да видите списък с всички, които са получили отговор на срещата ви, и в повечето случаи можете да видите кой е приел среща, дори ако не сте организаторът на срещата.

Ще разгледаме как работят отговорите на срещата в Outlook и как да видите проследяването на присъстващите на срещата в браузъра, настолната и мобилната версия, за да можете да видите кой е приел покана за среща в Outlook .

Трябва ли да изберете да изпратите отговор?

Когато получите покана за среща, можете да изберете Приемам^(Accept) , Предварително^(Tentative) или Отхвърляне^(Decline) . Който и отговор да изберете, тогава можете да изберете:

• Редактирайте отговора преди изпращане
• Изпрати отговора сега
• Не изпращайте отговор

Ако изберете третата опция, организаторът на срещата няма да получи имейл с вашия отговор. Това обаче не означава непременно, че вашият отговор няма да бъде проследен. Ако използвате Outlook за Mac^{(Outlook for Mac)} , Outlook в мрежата, Outlook за iOS или Outlook за Android , отговорът ви пак ще бъде проследен, дори ако изберете „Не изпращайте отговор^(Response) “. 

Освен това, ако сте потребител на Microsoft 365 и решите да приемете, условно приемете или отхвърлите покана за среща, без да изпратите отговор, организаторът на срещата и другите присъстващи, които са потребители на Microsoft 365 , пак ще могат да видят вашия отговор.

Microsoft за Windows е изключение. Ако сте поканени на среща и изберете „Не изпращайте отговор“, тогава нито организаторът на срещата, нито другите присъстващи могат да видят отговора ви на поканата. Това обаче може да не е така за дълго. Microsoft казва: „Ние планираме да актуализираме това поведение и в Outlook за Windows , но все още нямаме очаквана дата на пускане.“

И накрая, имайте предвид, че ако срещата е организирана от потребител на Microsoft 365 , списъкът с поканените и техните отговори могат да се видят чрез всяко приложение на Outlook , с изключение на Outlook за Android . Отговорите не могат да се видят в приложения, различни от Outlook^{(non-Outlook apps)} .

Как да използвате проследяването на срещи в Outlook^{(Outlook Meeting Tracking)} в браузър^(Browser)

Следвайте тези стъпки, за да видите отговорите на среща в Outlook онлайн.

1. Отидете до outlook.office.com и влезте с вашето потребителско име и парола.
2. Изберете иконата на календара вляво.

1. Изберете датата на срещата, която искате да проследите.

1. Изберете конкретната среща, за която искате да видите отговори. 

1. В изскачащия прозорец с информация за срещата изберете иконата на диагонална стрелка „Преглед на събитието“.

1. В разширения изглед на събитието ще видите информация за това кой е организирал срещата и как са отговорили поканените.

1. Разширете^(Expand) всяка категория, като изберете иконата > , за да видите отделни отговори.

Както споменахме, ако сте потребител на Microsoft 365 , стъпките по-горе трябва да работят независимо дали сте организатор на среща или не. 

Струва си да се отбележи, че няма добър начин да копирате списъка с отговори от Outlook онлайн. За това ще ви трябва настолното приложение на Outlook .

Как да използвате проследяването на срещи в Outlook^{(Outlook Meeting Tracking)} в настолното приложение^{(Desktop App)}

Потребителите на повечето настолни версии на Outlook могат да следват тези стъпки, за да видят кой е приел покана за среща в Outlook . Както бе отбелязано, това ще работи само ако вие сте организатор на срещата. 

1. Отворете Outlook и изберете календара в навигационния панел на Outlook .

1. Изберете срещата, която ви интересува от календара.
2. Изберете раздела Среща^(Meeting) или Възникване^{(Meeting Occurrence )} на срещата .

1. Изберете Проследяване^(Tracking) .

1. Ако срещата се повтаря, изберете да видите проследяване на срещата или цялата поредица.

1. Ще видите списък с поканените за среща и техните отговори.

1. Ако искате да отпечатате списък с отговори или да ги поставите другаде, изберете стрелката за падащо меню до Проследяване^{(Tracking )} в раздела Среща^(Meeting) и изберете Копиране на състоянието в клипборда^{(Copy status to clipboard)} .

1. Сега можете да поставите ( Ctrl + V ) информацията за проследяване в документ като Word или Excel за отпечатване или да я поставите навсякъде другаде, като например в имейл или чат съобщение.

Докато настолното приложение на Outlook за Windows е малко по-тромаво и по-малко елегантно от неговата онлайн версия, възможността за лесно копиране на информация за проследяване на срещи е приятна функция.

Как да видите кой^(Who) е приел покана за среща^{(Meeting Invitation)} в Outlook за мобилни устройства^(Mobile)

Когато сте в движение, все още можете да проверите кой е приел покана за среща, като използвате приложението Outlook за вашето мобилно устройство.

1. Стартирайте приложението Outlook.

1. Изберете календара.

1. Изберете среща в календара.
2. Под Присъстващите^(Attendees) ще видите списък с хората, които са приели поканата за среща. 

1. Ако срещата има много посетители, може да видите връзка към Преглед на всички присъстващи^{(View all attendees)} . 

1. Изберете връзката View all ### attendees , за да видите списък с всички присъстващи, сортирани по отговор (приети, предварителни, отхвърлени). 

Как да промените това, което Outlook прави с отговорите на срещата^(Meeting)

Организаторите на срещи, използващи Outlook за Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 и Outlook 2013 , могат да променят начина , по който Outlook обработва отговорите на срещата. Можете да изберете отговорите на срещата да заобикалят входящата ви поща. Отговорите на срещата са настроени да пропускат входящата ви поща по подразбиране, но можете да промените това поведение, ако желаете.

1. В Outlook изберете Файл^(File) > Опции^(Options) . 

1. В прозореца Опции на Outlook^{(Outlook Options)} изберете Поща^(Mail) .

1. В секцията Проследяване^(Tracking) , ако е отметнато квадратчето Автоматично обработване на заявки за срещи и отговори на заявки за срещи и анкети^{(Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls)} , тогава във входящата ви кутия няма да се показват отговори на срещи, освен ако поканеният не добави коментар към отговора си. Информацията за проследяване на срещата ще бъде съответно актуализирана. Ако премахнете отметката от това квадратче, ще получавате съобщение във входящата си кутия всеки път, когато участник актуализира своя отговор.
   

1. По същия начин можете да поставите отметка в квадратчето Актуализиране на информацията за проследяване и след това да изтриете отговори, които не съдържат коментари^{(Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments)} . Срещата ще бъде актуализирана с всички отговори, които получите, а самите отговори ще бъдат изтрити, ако не съдържат коментари.

Както можете да видите, само като настроите няколко различни настройки, можете да накарате Outlook да прави точно това, което искате^{(get Outlook to do exactly what you want)} с отговорите на срещите и информацията за проследяване.

How To Use Outlook Meeting Tracking to See Who Accepted

Microsoft Outlook allows meeting organizers to view a lіst of people who have accepted a meeting invitation. That means yoυ can usе Outlook’s meeting tracking to view a list of eνeryоne who has RSVP’d to уour meeting, and in most cаses, уоu can see who has accepted a meeting even if you’rе not the meeting organіzer.

We’ll walk through how meeting responses work in Outlook and how to view meeting attendee tracking on the browser, desktop, and mobile versions so you can see who accepted a meeting invitation in Outlook.

Should You Opt To Send a Response?

When you receive an invitation to a meeting, you can choose Accept, Tentative, or Decline. Whichever response you choose, you can then opt to:

• Edit the Response before Sending
• Send the Response Now
• Do Not Send a Response

If you choose the third option, then the meeting organizer will not receive an email with your response. That doesn’t necessarily mean that your response won’t be tracked, though. If you’re using Outlook for Mac, Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, your response will still be tracked even if you choose “Do Not Send a Response.” 

Furthermore, if you’re a Microsoft 365 user and you choose to accept, tentatively accept, or decline a meeting invitation without sending a response, the meeting organizer and other attendees who are Microsoft 365 users will still all be able to see your response.

Microsoft for Windows is the exception. If you’re invited to a meeting and you choose “Do not send a response,” then neither the meeting organizer nor the other attendees can view your response to the invitation. That might not be the case for long, though. Microsoft says, “We do plan to update this behavior in Outlook for Windows as well, but do not yet have an expected release date.”

Lastly, be aware that if the meeting was organized by a Microsoft 365 user, the list of invitees and their responses can be viewed via any Outlook app except Outlook for Android. Responses cannot be viewed in non-Outlook apps.

How To Use Outlook Meeting Tracking in a Browser

Follow these steps to view responses to a meeting in Outlook online.

1. Navigate to outlook.office.com and sign in with your username and password.
2. Select the calendar icon on the left.

1. Select the date of the meeting you’re interested in tracking.

1. Select the specific meeting for which you want to see responses. 

1. In the meeting info pop-up, select the diagonal arrow “View Event” icon.

1. In the expanded view of the event, you’ll see information on who organized the meeting and how invitees have responded.

1. Expand each category by selecting the > icon to see individual responses.

As mentioned, if you’re a Microsoft 365 user, the steps above should work whether you’re the meeting organizer or not. 

It’s worth noting that there isn’t a good way to copy the list of responses from Outlook online. For that, you’ll need Outlook’s desktop application.

How To Use Outlook Meeting Tracking in the Desktop App

Users of most desktop versions of Outlook can follow these steps to see who accepted a meeting invitation in Outlook. As noted, this will only work if you are the meeting organizer. 

1. Open Outlook and select the calendar in the Outlook navigation panel.

1. Select the meeting you’re interested in from the calendar.
2. Select the Meeting or Meeting Occurrence tab.

1. Select Tracking.

1. If the meeting is recurring, choose to view tracking for the meeting occurrence or the whole series.

1. You’ll see a list of meeting invitees and their responses.

1. If you want to print a list of responses or paste them elsewhere, select the dropdown arrow next to Tracking on the Meeting tab and choose Copy status to clipboard.

1. Now you can paste (Ctrl + V)  the tracking information into a document like Word or Excel for printing or paste it anywhere else you want, like into an email or chat message.

While Outlook’s desktop app for Windows is a bit clunkier and less sleek than its online version, the ability to easily copy meeting tracking information is a nice feature.

How To See Who Accepted a Meeting Invitation on Outlook for Mobile

When you’re on the go, you can still check to see who has accepted a meeting invitation using the Outlook app for your mobile device.

1. Launch the Outlook app.

1. Select the calendar.

1. Select a meeting in the calendar.
2. Under Attendees, you’ll see a list of people who accepted the meeting invitation. 

1. If the meeting has a lot of attendees, you may see a link to View all attendees. 

1. Select the View all ### attendees link to view a list of all attendees sorted by response (accepted, tentative, declined). 

How To Change What Outlook Does with Meeting Responses

Meeting organizers using Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, and Outlook 2013 can change how Outlook processes meeting responses. You can opt to have meeting responses bypass your inbox. Meeting responses are set to skip your inbox by default, but you can change that behavior if you want.

1. In Outlook, select File > Options. 

1. In the Outlook Options window, select Mail.

1. In the Tracking section, if the box labeled Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls is checked, then no meeting responses will appear in your inbox unless the invitee added a comment to their response. The tracking information for the meeting will be updated accordingly. If you uncheck this box, you’ll get a message in your inbox every time an attendee updates their response.
   

1. Similarly, you can check the box marked Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments. The meeting will be updated with any responses you receive, and the responses themselves will be deleted if they don’t contain any comments.

As you can see, just by tweaking a few different settings, you can get Outlook to do exactly what you want with meeting responses and tracking information.

Related posts

• Microsoft Outlook няма да се отвори? 10 начина за поправяне

• Как да изчистите кеша на Outlook

• Как да коригирате Outlook, блокиран при зареждане на профил

• Как да експортирате имейлите си от Microsoft Outlook в CSV или PST

• Файлът с данни на Outlook не може да бъде достъпен: 4 поправки, които да опитате

• 5 скриптови функции на Google Sheets, които трябва да знаете

• Как да изтриете празни редове в Excel

• Как да добавите номера на слайдове към презентация на PowerPoint

• Поправете грешката „Не може да стартира Microsoft Office Outlook“.

• Вземете статистика за имейли на Outlook с помощта на StatView

• Как да препращате автоматично имейл в Outlook 2019

• Как да коригирате грешката при прекъсната връзка с Outlook в Windows

• Поправете грешка при несъответствие на началния маркер на крайния маркер при отваряне на DOCX файлове

• Как да промените шрифта по подразбиране в приложенията на Office

• Как да вмъкнете анимиран GIF в PowerPoint

• 10 инструмента за възстановяване на изгубена или забравена парола за Outlook PST

• Мис Hotmail? Обяснение на имейл услугите на Microsoft Outlook

• Не можете да отворите хипервръзки в Outlook?

• Трябва да видите имейла си от миналата седмица? Как да търсите в Outlook по дата

• Поправете съобщението за грешка „Не мога да потвърдя лиценза“ на MS Office