Когато създавате Google Таблици, които други хора трябва да попълнят, падащ списък може да опрости процеса на въвеждане на данни.

Можете да изтеглите елементите за вашия падащ списък от друг диапазон от клетки или да ги въведете директно. Научете как да направите и двете, както и как да промените съществуващ падащ списък.

Създайте ръчно падащи списъци^{(Create Manual Dropdown Lists)} в Google Sheets

Най-бързият начин да създадете падащ списък на Google Таблици^{(Google Sheets)} е като изброите елементите в настройките за проверка на данните.

Да го направя:

1. Изберете клетката, в която искате да създадете падащ списък. Изберете Данни^(Data) от менюто и след това изберете Валидиране на данни^{(Data validation)} .

2. До Критерии изберете Списък с елементи^{(List of items)} . 

3. В полето до този избор въведете елементите, които искате да включите в падащия списък, разделени със запетаи.

4. Изберете бутона Запиши^(Save) и ще видите, че избраната от вас клетка вече има падащ списък.

Опции за валидиране на данни

Има няколко важни настройки в прозореца за^(Data) валидиране на данни, които трябва да отбележите.

Ако премахнете избора от Показване на падащия списък в клетка^{(Show dropdown list in cell)} , стрелката за падащо меню няма да се появи. Въпреки това, когато потребителят започне да пише, елементите от списъка ще се появят.

В секцията За невалидни данни^{(On invalid data)} , ако изберете Покажи предупреждение^{(Show warning)} , ще се появи червен предупредителен индикатор. Това показва съобщение, предупреждаващо потребителя, че въведеният елемент не съвпада с нищо в списъка.

Ако вместо това изберете Отхвърляне на въвеждане^{(Reject input)} , Google Таблици^{(Google Sheets)} ще отхвърли записа и вместо това ще го замени с първия елемент от падащия списък.

В секцията Външен вид^(Appearance) , ако изберете Покажи помощен текст за валидиране^{(Show validation help text)} и въведете текст в полето под него, този текст ще се появи, когато потребителят избере падащата клетка.

Създайте падащи^{(Create Dropdown)} списъци от диапазона на Google Sheets^{(Google Sheets Range)}

По- динамичен начин^{(dynamic way)} за създаване на падащи списъци на Google Таблици^{(Google Sheets)} е да използвате съдържанието на диапазон от клетки,^{(range of cells)} за да попълните списъка.

Да го направя:

1. Първо^(First) създайте вашите списъци за валидиране във всеки диапазон от клетки. Те не трябва да са в една и съща електронна таблица. Можете да създавате и избирате тези списъци и в други раздели на електронни таблици.

2. След това изберете клетката, в която искате да създадете падащ списък. Изберете Данни^(Data) от менюто и след това изберете Валидиране на данни^{(Data validation)} .

3. Този път изберете Списък от диапазон^{(List from a range)} от падащия списък Критерии . ^(Criteria)След това изберете иконата за избор на малка мрежа, за да отворите прозореца за избор на диапазон.

4. Изберете диапазона, който искате да използвате като свой списък, и ще видите текста на диапазона да се появи в полето Изберете диапазон от данни^{(Select a data range)} .

5. Изберете OK , за да затворите прозореца за избор и да се върнете към прозореца за проверка. Конфигурирайте останалите опции за падащо меню, които искате, и след това изберете бутона Запазване^(Save) , за да завършите.

6. Сега ще видите данните за диапазона да се показват като елементи от падащия списък в клетката, която сте избрали.

7. Продължете същия процес за всички други колони, които искате да добавите като динамичен падащ списък.

Използването на диапазони като източник на вашите данни е чудесен начин да поддържате електронните си таблици актуализирани, без да се налага ръчно да преминавате и актуализирате всеки падащ списък, който сте създали.

Интересни факти за падащите списъци на Google Таблици^{(Google Sheets Dropdown)}

Падащите списъци на Google Таблици^{(Google Sheets)} , свързани с диапазони, са най-полезни, защото драстично намаляват цялостната поддръжка на вашата електронна таблица.

Актуализирайте множество клетки с една промяна на диапазона^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Това е особено вярно, ако имате много клетки, извличащи данни от един диапазон от елементи. Ако искате да актуализирате или промените тези елементи от списъка, ще трябва да направите промяната само в един диапазон.

Дори ако има стотици клетки с тези елементи от списъка, актуализирането на диапазона веднъж ще актуализира незабавно всички тези падащи клетки.

Копиране на валидирани клетки за спестяване на време^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Можете също да спестите време, като копирате валидирани падащи клетки^{(copying validated dropdown cells)} във всякакви други клетки. Това спестява времето, когато трябва да преминете през процеса на преминаване през екраните за валидиране отново.

Копирането на валидирани клетки е особено полезно за списъци за избор като дни, месеци, час и други стандартни набори от данни.

Бързо премахване на проверката на клетките^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Да предположим^(Suppose) , че не искате елементите от списъка да са включени в нито една клетка. Можете бързо да ги премахнете, като щракнете с десния бутон върху клетката, изберете Проверка^(Validation) и след това изберете Премахване на валидирането^{(Remove validation)} в прозореца за проверка на данните.

Ще видите как падащата стрелка изчезва от клетката и всички падащи елементи изчезват. Клетката ще стане просто друга нормална клетка на електронна таблица.

Използване на двойни падащи списъци^{(Double Dropdown Lists)} в Google Sheets

Още един полезен начин за използване на падащи списъци на Google Sheets е да ^{(Google Sheets)}предавате информация между листовете^{(pass information between sheets)} . Можете също да използвате тази техника за предаване на информация между хората.

Например, ако имате оригинален лист, който съдържа списък със задачи, изпълнени от един екип, можете да базирате втора електронна таблица на тези изпълнени задачи.

Може или може да не искате да създадете този първи списък въз основа на същите динамични падащи списъци, както е описано в последния раздел.

Така или иначе, изберете клетката на листа, към която искате да изпратите завършените задачи, като друг падащ списък и отворете прозореца за проверка, както е описано в последния раздел. Когато изберете диапазона от данни, превключете към тази изходна електронна таблица със задачи и изберете цялата колона със задачи (включително празни клетки).

Сега, в електронната таблица на местоназначението, ще видите, че данните от колоната със задачи са изтеглени. Това означава, че вторият ви екип може да изпълнява свои собствени задачи по проекта въз основа на изпълнените задачи от първия екип.

Първият екип може да продължи да добавя новозавършени задачи към оригиналната електронна таблица.

Тъй като сте включили празните клетки в изходния диапазон, тези нови уникални задачи ще се появят в падащия списък на втория екип. 

Имайте предвид, че във втория падащ списък ще се показват само уникални задачи. Това не е най-добрият начин за предаване на конкретни елементи от редовете от източника, но е чудесен начин за втори екип да види всички уникални елементи, добавени към електронна таблица от други хора.

Как ще използвате ^(Will)падащи^(Dropdown) списъци на Google Sheets ?

Както можете да видите, Google Sheets предлага много начини, по които можете да изтеглите информация от други клетки, за да попълните падащи списъци. Или, ако вашите нужди от въвеждане на данни са доста прости, можете да се придържате към ръчно въвеждане на елементи от падащия списък, разделени със запетаи. 

Така или иначе, трябва да можете да въвеждате данни за всяка от вашите електронни таблици възможно най-лесно и опростено.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

Whеn creating Google Sheets that other people need to fill out, a dropdown list cаn simрlify the data-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• 14 практични шаблона на Google Sheets за ежедневна употреба

• 10 полезни формули в Google Sheets, за да ви спестят време

• 9 скрити функции в Google Maps, които трябва да проверите

• Как да филтрирате в Google Таблици

• Какво е приложението Google и как да го използвам

• Липсва джаджа на лентата за търсене на Google? Как да го възстановите на Android

• Можете ли да изтриете всички имейли от Gmail наведнъж?

• Не получавате известия от Gmail? 10 начина за поправяне

• Какво е подобрена защита в Google Chrome и как да я активирате

• Google My Activity: Защо трябва да ви е грижа

• Как да използвате SUMIF в Google Sheets

• 7-те най-добри добавки за Gmail

• Как да изтриете история на YouTube и активност при търсене

• Как да вмъкнете подпис в Google Документи

• Как да анулирате или поставите на пауза абонамент за YouTube Premium

• Как да използвате семейния календар на Google, за да поддържате семейството си навреме

• Как да архивирате историята на Google Chrome

• Как да поправите Gmail, когато не получава имейли

• Как да настроите гласова поща в Google Voice

• 8 съвета за търсене в Google: Винаги намирайте това, което търсите