Когато бизнес, организация или физическо лице иска да създаде последователен документ като формуляри, писма или пощенски етикети, които са идентични, с изключение на конкретна информация, например името, адреса или телефонния номер на получателя^(Recipient) . За да направите това, трябва да извършите процеса на сливане на поща^{(Mail Merge)} , който ви позволява да създадете прост персонализиран документ.

Как да използвате Mail Merge в Word

Инструментите за сливане^{(Mail Merge)} на поща в раздела за изпращане на поща на Microsoft Word ви позволяват да извършвате обединяване на поща^{(Mail Merging)} . Тези инструменти са

• Стартиране на сливане на поща^{(Start Mail Merge)} : Стартното обединяване на поща^{(Start Mail Merge)} създава един документ и го изпраща на множество хора. Можете да вмъквате полета като име и адрес^(Address) . Word ще направи копие за всеки получател^(Recipient) и ще замени тези полета с информацията за човека.
• Избор на получател^{(Select Recipient)} : Избор на получател^(Recipient) ви позволява да изберете списък с хора, на които искате да изпратите документа си.
• Редактиране на списък с получатели^{(Edit Recipient List)} : Това променя вашия списък с получатели или избира конкретни хора, които да получават пощата. В този инструмент можете да сортирате, филтрирате, намирате и премахвате дубликати и да проверявате адресите на списъка.

Как да настроите ръчно сливане^{(Mail Merge)} на писма

• За да настроите ръчно обединяване^{(Mail Merge)} на писма за писмо, първо трябва да създадете празен документ, да отидете в раздела Изпращане^{(Mailing tab)} .
• Изберете Стартиране на обединяване на поща^{(Start Mail Merge)} , след което изберете Писма^(Letters) .
• Щракнете върху Избор на получатели^{(Select Recipients)} .
• Ще се появи падащо меню; можете да изберете да изберете Въведете нов списък^{(Type a New List)} , Използвайте съществуващ списък^{(Use an Existing List)} , изберете от Outlook Contacts^{(choose from Outlook Contacts)} .

Ще използваме Въведете нов списък^{(Type a New List)} .

Ще се появи диалогов прозорец с надпис Нов ^{( New)} списък с адреси^{(Address List)} . В диалоговия прозорец можете да въвеждате текст в редовете и колоните. Отляво на диалоговия прозорец Нов списък с адреси^{(New Address List)} някои команди ви позволяват да промените вашия списък; те се наричат ​​Нов запис^{(New Entry)} , Изтриване на запис, Намиране^(Find) и персонализиране на колони^{(Customize Columns)} .

За да добавите нов ред, щракнете върху Нов запис^{(New Entry)} . За да изтриете ред, изберете Изтриване на запис^{(Delete Entry)} . За да добавите, изтриете, преименувате, преместите нагоре и надолу колони^(Columns) , изберете ^(Select) Персонализиране на колони^{(Customize Columns)} . Въведете данни^{(Enter Data)} в списъка си, изберете OK и запазете^(Save) файла си. Ако искате да се върнете и да редактирате списъка си, щракнете върху Редактиране на списъка с получатели^{(Edit Recipient List)} , сега редактирайте.

Сега можете да напишете или копирате писмо в документа.

Поставете курсора там, където искате да вмъкнете полета и изберете Вмъкване и обединяване на полета^{(Insert and Merge Fields)} ; изберете полетата, които искате. Можете да видите визуализация на вашите полета, като щракнете върху ABC Preview Results .

За да се върнете към документите, показващи полетата, щракнете отново върху ABC Preview Results .

Сега изберете Готово и обединяване^{(Finish and Merge)} . Можете да изберете да редактирате отделни документи^{(Edit Individual Documents)} , да отпечатате документ^{(Print Document)} и да изпращате имейл съобщения^{(Send Email Messages)} . Изберете своя избор; тогава ще видите резултата.

Използване на съветника^{(Mail Merge Wizard)} за сливане на писма за писмото^(Letter)

Този път ще създадем обединяването на писма с помощта на съветника за сливане стъпка по стъпка^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , което е най-лесният процес при създаване на обединяване на поща^{(Mail Merge)} .

1. Отидете на Стартиране на настройката на пощата^{(Start Mail Setup)} в долната част на падащото меню^{(Drop-Down Menu)} и изберете Съветник за сливане стъпка по стъпка^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Отдясно ще се появи прозорец за сливане на поща^{(Mail Merge Pane)} . Изберете тип документ^{(Document Type)} ; ние ще изберем буква^(Letter) . Сега щракнете върху Напред^(Next) .
3. Ще използваме текущия документ^{(Current Document)} .
4. Изберете получатели^(Recipients) : Можете да изберете да въведете нов списък, да изберете от контактите на Outlook и да напишете нов списък. Преминаваме към съществуващ списък.
5. Прегледайте^(Browse) , за да изберете файла. След това щракнете върху ^(Click) Напред^(Next) и след това OK . Получателите за сливане на поща^{(Mail Merge recipients)} ще изскачат
6. Можете да изберете да активирате или деактивирате получателите^(Recipients) , като поставите отметка и премахнете отметката от полето^(Box) ; ще щракнем върху OK , след това върху Next .
7. Напишете Вашето писмо^{(Write Your Letter)} . Тази витрина Добавяне^{(Add Recipient)} на информация за получател към вашето писмо. Поставете курсора там, където искаме да отиде информацията.
8. Ще използваме адресен блок^{(Address Block)} ; ще се появи диалогов прозорец ^{(Dialog Box)}Вмъкване на адрес^{(Insert Address)} . Можете да изберете формата, в който искате.
9. Отдясно на прозореца Вмъкване на адресен блок^{(Insert Address Block)} има бутон за навигация^{(Navigation Button)} , който ви позволява да се придвижвате през адресния блок.
10. Изберете адреса, след което щракнете върху OK . В панела за сливане на писма^{(Mail Merge Pane)} можете също да вмъкнете поздрав, като щракнете върху реда за поздрав,^{(Greeting Line )} изберете своя избор, OK   и след това Напред^(Next) .
11. Прегледайте вашите писма^{(Preview Your Letters)} . Под предварителен преглед на буквен абзац има бутон за навигация, който (<< Recipient>>) ви позволява да навигирате в адресния си блок, след което След^(Next) това .
12. Пълно сливане – Ще видите два варианта за редактиране на индивидуално^{(Edit Individual)} или за печат^(Prin) . Изберете Редактиране на физическо лице.^{(Edit Individual.)}

Сега имаме Mail Merge .

Кажете ни в коментарите, ако имате някакви проблеми и ще се свържем с вас.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organization, or individual wants to create a consistent document such as forms, letters, or mailing labels that are identical except for speсific information, for instance, the name, address, or telephone number of the Recipient. To do this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• Как да използвате Mail Merge в Word за създаване на писма, етикети и пликове

• Как да създадете сливане на писма в Microsoft Word

• Как да използвате предложения за пренаписване в приложението Word за уеб

• Excel, Word или PowerPoint не можаха да стартират последния път

• Как да създадете книжка или книга с Microsoft Word

• Как да рисувате в Microsoft Word с помощта на инструментите Draw Tab

• Jarte е богат на функции безплатен преносим текстов процесор за компютър с Windows

• Какво е ASD файл и как да го отворя в Microsoft Word?

• Как да вмъкнете музикални бележки и символи в документ на Word

• Как да търсите онлайн шаблони в Microsoft Word

• Клавишните комбинации не работят в Word

• Как да изтеглите граници на страници за Microsoft Word безплатно

• Как да вмъкнете текст от Word файл в публикация на издател

• Как да използвате Measurement Converter в Microsoft Office

• Поправете жълт триъгълник с удивителен знак в Excel или Word

• Word документи се отварят в WordPad вместо в Word

• Word не можа да създаде работния файл, Проверете променливата на temp

• Най-добрите шаблони за фактури за Word Online за безплатно създаване на бизнес фактури

• Как да създадете висящ отстъп в Microsoft Word и Google Docs

• Как да импортирате стилове от един документ в друг в Word