Обединяването^(Mail) на писма е функция на Microsoft Word , която ви помага да рационализирате създаването на персонализирани писма, етикети, пликове, имейли и директория. Тъй като обединяването на поща не е сред най-често използваните функции на MS Word , някои потребители може да не знаят как да направят сливане на поща в Word , за да създават писма, етикети и пликове. 

Ако се опитвате да спестите време, прекарано в ръчно персонализиране на всяко писмо, етикет или други документи, сливането на поща може да ви бъде полезно. Дори ако никога не сте опитвали да създадете писмо за сливане на поща, процесът е доста лесен и ние ви превеждаме през всяка стъпка по-долу.

Как да създадете писма за сливане на поща

Microsoft Word има съветник, който ви превежда през създаването на писма за сливане на поща^{(creating mail merge letters)} . Помощникът ще поиска писмото, което искате да използвате, и получателите на писмото по пътя, така че се уверете, че имате списък с получатели, готови за вмъкване. Ако не го направите, нищо страшно, винаги можете да добавите списък с получатели ръчно.

1. Отворете документ на Word и напишете съобщението си. Оставете персонализираните елементи (например заглавие, име, град и т.н.). Засега можете просто да оставите празно място за мястото, където искате да вмъкнете тези елементи, така:

1. Когато шаблонът ви е готов, изберете Пощенски^(Mailings) съобщения > Стартиране на обединяване на поща^{(Start Mail Merge )} > Съветник за сливане стъпка по стъпка^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} от горната лента.

1. Ще се появи нов прозорец по дясната граница на прозореца на MS Word . Това е съветникът, който ще ви преведе през процеса. Като първа стъпка ще трябва да изберете типа документ, върху който работите. Изберете Букви^(Letters) и изберете Напред: Начален документ^{(Next: Starting document)} .

1. Ще трябва да изберете документа, който искате да използвате за сливане на поща в следващия.
   Ако вече сте въвели някакво съдържание за писмото си, изберете Използване на текущия документ^{(Use the current document)} .
   Ако искате да използвате готов за използване шаблон, изберете Стартиране от шаблон. ^{(Start from a template. )}Когато сте избрали начален документ, щракнете върху Избор на получатели^{(Select recipients)} . 

1. Следващата стъпка е да изберете получатели. Ако приемем, че имате лист на Excel , попълнен с данните за получателя, можете да импортирате данните, като изберете опцията Използване на съществуващ файл^{(Use an existing file)} и изберете Преглед^(Browse) от следващия раздел. 

Придвижете се до листа, съдържащ списъка с получатели, с помощта на Explorer, изберете листа и изберете Отвори^(Open) . 

Когато изберете листа, ще видите прозореца Избор на таблица^{(Select Table)} . Изберете съответната(ите) таблица(и). Не забравяйте да поставите отметка в квадратчето до текста Първият ред с данни съдържа заглавки на колони^{(First row of data contains column headers)} , ако това е вярно за вашите данни, и изберете OK .

След това ще видите списъка с получатели, които Word ще използва при вашето сливане. Ако всичко изглежда добре, изберете OK . 

Когато добавите листа на Excel , изберете ^(Excel)Напред: Напишете вашето писмо^{(Next: Write your letter)} .

1. Вече сте готови да добавите заместители в писмото си. Преместете курсора си до мястото, където искате да добавите заместител и изберете Още елементи^{(More items )} от панела за сливане на поща.

Ще се отвори диалоговият прозорец Вмъкване на поле за сливане^{(Insert Merge Field)} , откъдето можете да изберете съответния заместител и изберете Вмъкване^(Insert) , за да го добавите към писмото си.

1. Когато сте вмъкнали всички полета за сливане, изберете Напред: Преглед на вашите писма^{(Next: Preview your letters)} .

Това ще ви покаже визуализация на всички писма, генерирани с обединяване на поща. Можете да използвате бутоните със стрелки в панела за сливане на писма, за да превключите визуализацията на писма.

1. Изберете Напред: Завършете сливането^{(Next: Complete the merge)} . В следващата стъпка изберете или Печат^(Print) (ако искате да отпечатате всички букви) или Редактиране на отделни букви^{(Edit individual letters )} > Всички^{(All )} (ако ще обедините буквите в един документ).

Как да създадете етикети за сливане на поща

Винаги е добра идея да съставите своя пощенски списък подредено в лист на Excel , за да не се замаяте, когато имате нужда от нечии пощенски данни. Въпреки това, ако искате да отпечатате етикетите, вашата компилация на листове в Excel няма да го изреже. Вместо това ще трябва да създадете етикети^{(create mail merge labels)} за сливане на поща в MS Word.

1. Ако вече имате лист в Excel с подробности за изпращане, можете да преминете към следващата стъпка. Ако не, организирайте своя пощенски списък в лист на Excel . Добавете някои заглавки ( Име^{(First Name)} , Фамилия, Адрес^(Address) и т.н.) и сортирайте списъка си.
2. Преминете към MS Word . Използвайте съветника за създаване на етикети. Отворете празен документ и изберете Пощенски^(Mailings) съобщения > Изберете Mail Merge^{(Select Mail Merge )} > Съветник за сливане стъпка по стъпка^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Изберете Етикети^(Labels) и след това Напред: Начален документ^{(Next: Starting document)} . 

1. На следващия екран изберете Промяна на оформлението на документа^{(Change document layout)} . След това изберете Опции за етикет, за^{(Label options)} да зададете номера на продукта и марката на етикета.

След като изберете OK , ще видите етикетите, очертани на вашия документ. Ако не го направите, отидете на Дизайн на таблица^{(Table Design )} > Граници^{(Borders )} и изберете Преглед на решетъчни линии.^{(View Gridlines.)}

1. Върнете се в раздела Пощенски^(Mailings) съобщения в MS Word и изберете Избор на получатели^{(Select Recipients)} > Използване на съществуващ списък. ^{(Use an Existing List. )}

Придвижете се до файла на Excel , съдържащ списъка с имейли. Изберете файла и изберете Отвори^(Open) .

1. Ще видите прозореца за избор на таблица^{(Select Table )} . Ако имате няколко листа в работната си книга, тук ще видите повече от един елемент. Изберете този, който съдържа вашия пощенски списък. Поставете отметка в квадратчето до текста Първият ред с данни съдържа заглавки на колони^{(First row of data contains column headers,)} и изберете OK . 

1. MS Word импортира пощенския списък. Изберете Адресен блок^{(Address Block)} . Вижте визуализацията вдясно. 

Ако не изглежда така, както искате, изберете Съвпадение на полета. ^{(Match Fields. )}Уверете^(Make) се, че всички подробности съответстват на подходяща заглавка от вашия работен лист и изберете OK .

Вижте прегледа отново. Ако изглежда добре, изберете OK .

1. Сега ще видите <<AddressBlock>> в етикета. Отидете на Пощенски^(Mailings) съобщения > Актуализиране на етикети^{(Update Labels)} , за да добавите <<AddressBlock>> към всички етикети.

1. Етикетите вече са готови за обединяване. Отидете на Пощенски^(Mailings) съобщения > Завършване и обединяване^{(Finish & Merge )} > Редактиране на отделни документи^{(Edit Individual Documents)} . 

Ще видите изскачащ малък прозорец. Изберете Всички^(All) и след това OK .

1. Сега ще видите всичките си етикети обединени.

Как да създадете пликове за сливане на поща

Създаването на пликове за сливане на поща е предимно същото като това за етикети, но с няколко корекции. 

Отново щракнете върху Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard , но този път изберете Пликове^(Envelopes) и след това изберете Next: Starting document from the bottom.

1. Ще бъдете помолени да изберете начален документ. Изберете Опции за плик, за^{(Envelope options)} да изберете размера на плика и позицията на адреса за доставка/връщане (вижте следващата стъпка), и изберете Напред: Изберете получатели^{(Next: Select recipients)} .

1. Когато изберете Опции за плик^{(Envelope options)} , ще видите изскачащ малък прозорец. Изберете предпочитания от вас размер на плика и изберете шрифта и разположението за доставка и адрес за връщане.

1. Следващата стъпка в съветника е да изберете получатели. Изберете Използване на съществуващ списък^{(Use an existing list)} (ако приемем, че вече имате лист в Excel , съдържащ данните за получателя) и изберете Преглед^(Browse) , за да потърсите файла . Изберете съответния файл и щракнете върху Напред: Подредете плика^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. На следващия екран изберете Адресен блок^{(Address block)} , погледнете визуализацията, за да се уверите, че изглежда така, както искате, и изберете OK .

Сега ще видите <<AddressBlock>> да се появи на плика. 

1. Изберете Напред: Преглед на вашите пликове^{(Next: Preview your envelopes)} . Ще видите същата визуализация, която видяхте в предишната стъпка, но във вашия документ. Можете да използвате бутоните със стрелки в прозореца на съветника, за да превключвате между пликове.

Вашите пликове вече са готови за обединяване. Изберете Напред: Завършете сливането^{(Next: Complete the merge)} .

1. На следващия екран ще видите опция за редактиране на отделни пликове^{(Edit individual envelopes)} . Изберете го, изберете Всички^(All) , за да обедините всички записи, и изберете OK .

Сега ще видите всички пликове, обединени в един документ.

Масовият печат и имейлите станаха лесни

Използването на сливане на поща може да ви спести много време, което иначе бихте прекарали в персонализиране на вашите писма, етикети или пликове. Това обаче не е всичко, което можете да направите с MS Word . Можете също така да създавате поздравителни картички^{(greeting cards)} , брошури^(booklets) и индексни картички^{(index cards)} .

Обединяването на поща^(Mail) съществува от известно време, но ако искате да направите процесите си ефективни, Microsoft Office 2019 въведе някои чисти функции^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} , които може да искате да разгледате.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Microsoft Word feature that helps you streamline crеatіng personаlized letters, labels, envelopeѕ, emails, and a directory. Since mail merge is not among the most commonly used MS Word features, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Как да създадете попълваеми формуляри в Word

• Как да създавате и използвате формули в таблици в Word

• Как да създадете сливане на писма в Microsoft Word

• Как да получите Microsoft Word безплатно

• Как да препращате имейли от Outlook към Gmail

• Експортирайте контакти от Outlook, Outlook Express и Windows Live Mail

• Как да печатате върху плик в Microsoft Word

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да си направим книжка в Word

• Как да сортирате текст в Word

• 13 съвета и трика за OneNote за по-добро организиране на вашите бележки

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Как да покажа знаците за форматиране в Word

• Как да създадете списък за разпространение в Outlook

• Как да използвате Mail Merge за писма в Word

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да споделяте или да си сътрудничите върху Word Doc с други

• Как да създадете падащ списък в Excel