Когато повечето хора използват Google Календар^{(Google Calendar)} , те го използват по възможно най-простия начин. Те създават събития, напомняния и може би дори насрочват срещи, които използват Google Meet .

Но има много повече в Google Calendar , отколкото изглежда на пръв поглед. Има функции, скътани в подменютата, и интеграции, за които малко хора знаят, докато не се натъкнете на тях.

В тази статия ще научите за някои от най-добрите професионални съвети за това как да използвате Google Календар^{(Google Calendar)} , така че да е много по-полезен. Овладейте^(Master) ги и ще бъдете още по-продуктивни, отколкото вече сте.

Добавяне на календари

Много хора използват Google Календар^{(use Google Calendar)} с един календар под своя акаунт в Google^{(Google Account)} . Повечето хора не осъзнават, че всъщност можете да създадете множество „слоеви“ календари за различни части от живота си.

Ето някои примери за неща, за които може да искате да създадете отделен календар.

• Вашият работен календар.
• Споделен календар на вашето семейство.
• Календар за ремонт на вашия дом.
• Календар, посветен на вашия страничен бизнес.

Можете да разграничите всичките си множество календари чрез цветно кодиране. Нека да разгледаме как да използвате това в Google Календар^{(Google Calendar)} .

Добавете няколко календара

За да създадете нов календар, изберете символа + вдясно от Други календари^{(Other calendars)} в левия навигационен панел. Изберете Създаване на нов календар^{(Create new calendar)} от падащото меню.

В следващия прозорец дайте на новия си календар име, описание (по избор), задайте правилната часова зона за мястото, където извършвате тази работа, и изберете Създаване на календар^{(Create calendar)} .

Ще видите, че новият календар се показва в левия навигационен панел под Моите календари^{(My calendars)} . Активирайте квадратчето за отметка вляво от новия си календар и изберете в календара, за да създадете ново събитие.

В прозореца, който се показва, въведете заглавието на вашето събитие, коригирайте всички други настройки и не забравяйте да промените календара в долната част на прозореца с новия си календар.

Когато изберете Запазване^(Save) , ще видите събитието да се показва в изгледа на календара ви, но то ще бъде цветно кодирано, за да знаете в кой календар се съхранява това събитие.

Можете да добавите толкова календари, колкото искате, под същия акаунт в Google . Активирайте или деактивирайте всеки слой от календара, който не искате да виждате, като изберете или премахнете отметката от всяко календарно квадратче.

Абонирайте се за полезни календари

Има и безплатни обществени календари, за които можете да се абонирате. Те изглеждат точно като личните календари, които добавяте сами, като използвате процеса по-горе.

За да получите достъп до тях, изберете символа + до Други^(Other) календари, както е по-горе, но този път изберете Преглед на календари, които ви интересуват^{(Browse calendars of interest)} от падащия списък.

Ще видите списък с календари, от които можете да избирате. Те включват различни видове празници, набор от спортове и раздел „Други“, който понастоящем включва само фази на Луната^{(Phases of the Moon)} .

След като ги добавите и се върнете към календара си, ще ги видите изброени и активирани под Други календари^{(Other calendars)} . 

Също така ще видите събития от този календар да се показват във вашия Google Календар^{(Google Calendar)} . Събитията в обществения^(Public) календар обикновено се показват като целодневни събития, изброени в горната част на съответния ден.

Включете интересни^{(Include Interesting)} и информативни календари от URL^{(Informational Calendars From URL)}

Можете също да добавяте обществени календари по URL адрес^(URL) . Тези обществени календари са разпръснати из интернет и не винаги са лесни за намиране.

Няколко примера включват:

• Първо показване^{(FirstShowing)} : Изберете връзката на Google Календар^{(Google Calendar)} , за да получите предстоящите филми за годината. Всяка година сайтът се обновява с нов раздел за текущата година. 
• JamBase : Изберете, за да видите календара^{(Livestreams Calendar)} на потоците на живо в горната част на прозореца, за да видите предстоящи концерти.
• iCalShare : Разгледайте или потърсете този огромен списък с празнични и спортни календари, които можете да добавите към акаунта си в Google Календар^{(Google Calendar)} .
• График за стартиране на НАСА^{(NASA Launch Schedule)} : Този календар се актуализира от НАСА^(NASA) с всички предстоящи изстрелвания на НАСА^(NASA) , както и исторически изстрелвания на НАСА^(NASA) .

За да добавите един от тези календари, копирайте URL адреса^(URL) от всеки публичен календар. След това в собствения си акаунт в Google Календар^{(Google Calendar)} изберете иконата + вдясно от Други календари^{(Other calendars)} . Изберете От URL^{(From URL)} от падащия списък. 

В следващия Windows поставете URL адреса^(URL) на календара в полето за URL адрес на календара^{(URL of calendar)} , след което изберете бутона Добавяне на календар^{(Add calendar)} . 

Сега, когато се върнете към собствения си календар, ако активирате календара, който сте добавили, ще видите тези събития да се показват със собствено цветово кодиране.

Полезни съвети^(Tips) при използване на Google Календар^{(Google Calendar)}

Освен просто да добавяте събития към календара си, има куп неща, които можете да направите, за да направите календара си по-ефективен.

Цветово кодиране на вашата работа

Всеки път, когато създавате събития, за да си напомните да направите нещо или за среща, помислете за цветово кодиране на специфични области от живота си.

Например, можете да направите всички събития, свързани със здравето, жълти, работни събития сини и семейни събития оранжеви.

За да направите това, просто изберете календара, за да направите събитие. След като дадете заглавие на събитието, изберете Още опции^{(More options)} в долната част на прозореца. На следващата страница изберете цветния код за това събитие до избора на календар. 

Тази опция отменя настройката на календара по подразбиране с вашия персонализиран цветен код.

Използвайте правилни часови зони,^{(Use Correct Time Zones)} когато пътувате

Ако имате събитие, което започва в една часова зона и завършва в друга, важно е да вземете предвид разликата в тази часова зона.

Ако не сте сигурни защо това има значение, помислете, че искате да започнете да работите върху училищна хартия, когато се качите на полет на източното крайбрежие^{(East Coast)} на Съединените ^(United) щати^(States) . Знаете, че вероятно ще приключите работата си, след като кацнете в Калифорния^(California) . 

Проблемът е, че Калифорния^(California) е четири 3 часа назад във времето. Google Календар^{(Google Calendar)} може да ви помогне да вземете предвид тази промяна на часовата зона.

За да направите това в Google Календар^{(Google Calendar)} , щракнете върху календара, за да създадете събитието, когато започне. Точно^(Just) под датата и часа на събитието изберете Часова зона^{(Time zone)} . 

До квадратчето за отметка Цял^(All) ден изберете Часова зона^{(Time zone)} отново. Ще видите прозорец, който ви позволява да дефинирате различна часова зона за кога започва и завършва събитието. Поставете отметка в квадратчето и след това задайте всяка часова зона.

Изберете OK , когато сте готови.

Бъдете внимателни, когато задавате крайния час на събитието, защото календарът ще го преведе в новата часова зона. Така че, ако сте казали, че ще ви отнеме от 15:00 до 16:00 източно време^(Time) , за да напишете своя документ и да промените крайната часова зона на Лос Анджелис^{(Los Angeles)} , календарът ще покаже крайния час в 19:00 часа.

Задайте^(Set) началния и крайния час според правилния час в часовата зона, която сте задали.

Автоматично прекратяване на срещите по-рано

Друга полезна функция, ако искате хората да ви харесват, е автоматично да прекратявате срещите, които създавате, 5 минути по-рано за 30-минутни срещи и 10 минути по-рано за 60-минутни срещи.

Можете да зададете това, като отворите настройките на Google Календар^{(Google Calendar)} , изберете Настройки за събития^{(Event settings)} от лявото меню и активирате квадратчето   за бързи срещи .^{(Speedy meetings)}

Това ще даде време на участниците в срещата да стигнат до следващата си среща, ако имат нужда от нея.

Интегрирайте се с вашето приложение ToDo

Освен това не е нужно да управлявате ръчно календара си, ако използвате повечето от популярните облачни приложения за задачи, налични днес.

ToDoist , например, ви позволява да се интегрирате директно с Google Calendar . Просто^(Just) отидете в настройките на ToDoist, изберете Интеграции^{(Integrations)} от лявото меню и изберете Свързване на календара^{(Connect calendar)} под Google Calendar.

Сега, когато създадете ново напомняне за задача в ToDoist , то ще се добавя автоматично към вашия Google Календар^{(Google Calendar)} . 

Повечето други приложения за задачи имат подобна интеграция с Google Calendar или можете да използвате приложения като IFTTT или Zapier , за да ги интегрирате в услугите.

Използвайте приложението Google Календар

Също така няма смисъл да се придържате към вашия настолен компютър или лаптоп, когато използвате календара си. Така че има смисъл да инсталирате приложението Google Calendar ^{(Google Calendar)}на вашия iPhone^{(on your iPhone)} или Android устройство^{(Android device)} .

Приложението се синхронизира с всяко друго устройство, на което използвате Google Календар^{(Google Calendar)} , така че никога няма да сте далеч от графика, събитията и напомнянията си.

Създавайте събития от Gmail

Google Календар^{(Google Calendar)} също е директно интегриран с Gmail и дори не е нужно да правите нищо, за да го активирате.

За да използвате тази вградена интеграция в Google Calendar , всеки път, когато имате отворен имейл в Gmail , просто изберете трите точки вдясно от горното меню с икони. Изберете Създаване на събитие^{(Create event)} от падащото меню.

Това автоматично ще създаде събитие във вашия Google Календар^{(Google Calendar)} , като се използват подробностите от този имейл в подробностите за събитието.

Това е полезен начин да зададете незабавно среща или напомняне всеки път, когато получите важен имейл, който искате да последвате.

Преглед на своя календар от Google Документи

Може да се изненадате да научите, че дори Google Документи^{(Google Docs)} е интегриран с Google Календар^{(Google Calendar)} . Следете^(Keep) предстоящите си срещи, докато работите по документи, като изберете иконата на Календар^(Calendar) от дясната страна на прозореца на Google Документи^{(Google Docs)} .

Това показва днешния дневен ред в малък тесен прозорец вдясно. Това е чудесен начин да държите събитията от деня точно пред вас, дори когато сте заети с работа.

Google Календар^{(more to Google Calendar)} има нещо повече от просто създаване на събития и напомняния. Между интеграциите, споделените календари^{(shared calendars)} и всички други функции – Google Calendar е един от най-полезните базирани на облак календари, които са ви достъпни днес. И най-хубавото е, че е безплатно.

How To Use Google Calendar: 10 Pro Tips

When most рeople use Google Сalendar, thеy use it in the simplest way possible. They create events, reminders, and maуbe even schedule meetings that use Google Meet.

But there’s a lot more to Google Calendar than meets the eye. There are features tucked away inside submenus, and integrations few people know about until you stumble upon them.

In this article, you’re going to learn about some of the best pro tips on how to use Google Calendar so it’s far more useful. Master these, and you’ll be even more productive than you already are.

Adding Calendars

Many people use Google Calendar with a single calendar under their Google Account. Most people don’t realize that you can actually create multiple “layered” calendars for various parts of your life.

Here are some examples of things you may want to create a distinct calendar for.

• Your work calendar.
• Your family’s shared calendar.
• A calendar for your home renovation work.
• A calendar dedicated to your side business.

You can distinguish between all of your multiple calendars by color coding them. Let’s look at how to use this in Google Calendar.

Add Multiple Calendars

To create a new calendar, select the + symbol to the right of Other calendars in the left navigation pane. Select Create new calendar from the dropdown menu.

On the next window, give your new calendar a name, a description (optional), set the correct time zone for where you do that work, and select Create calendar.

You’ll see the new calendar appear in the left navigation pane under My calendars. Enable the checkbox to the left of your new calendar, and select in the calendar to create a new event.

In the window that appears, type the title of your event, adjust any other settings, and make sure to change the calendar at the bottom of the window to your new calendar.

When you select Save, you’ll see the event appear in your calendar view, but it’ll be color coded so you know which calendar that event is stored in.

You can add as many calendars as you like under your same Google account. Enable or disable whichever calendar layer you don’t want to see by selecting or deselecting each calendar checkbox.

Subscribe To Useful Calendars

There are also free public calendars you can subscribe to. These appear just like the personal calendars you add yourself using the process above.

To access these, select the + symbol next to Other calendars as above, but this time select Browse calendars of interest from the dropdown list.

You’ll see a list of calendars you can select from. These include various types of holidays, an array of sports, and an “Other” section that currently only includes Phases of the Moon.

Once you add these and head back to your calendar, you’ll see them listed and enabled under Other calendars. 

You’ll also see events from that calendar show up on your Google Calendar. Public calendar events usually show up as all day events listed at the top of the relevant day.

Include Interesting and Informational Calendars From URL

You can also add public calendars by URL. These public calendars are scattered throughout the internet and not always easy to find.

A few examples include:

• FirstShowing: Select the Google Calendar link to get the upcoming films for the year. Every year the site is updated with a new tab for the current year. 
• JamBase: Select to see the Livestreams Calendar at the top of the window to see upcoming concerts.
• iCalShare: Browse or search this massive list of holiday and sports calendars you can add to your Google Calendar account.
• NASA Launch Schedule: This calendar is updated by NASA with all upcoming NASA launches as well as historic NASA launches.

To add one of these calendars, copy the URL from any public calendar. Then in your own Google Calendar account, select the + icon to the right of Other calendars. Select From URL from the dropdown list. 

On the next Windows, paste the URL of the calendar in the URL of calendar field, then select the Add calendar button. 

Now when you return to your own calendar, if you enable the calendar you’ve added you’ll see those events appear with their own color coding.

Useful Tips When Using Google Calendar

Aside from simply adding events to your calendar, there are a bunch of things you can do to make your calendar more effective.

Color Code Your Work

Whenever you create events to remind yourself to do something or about an appointment, consider color-coding specific areas of your life.

For example, you could make all health related events yellow, work events blue, and family events orange.

To do this, just select the calendar to make an event. After giving the event a title, select More options at the bottom of the window. On the next page, select the color code for that event next to the calendar selection. 

This option overrides the default calendar setting with your custom color code.

Use Correct Time Zones When Traveling

If you have an event that starts in one time zone and ends in another, it’s important to take that time zone difference into account.

If you’re not sure why this matters, consider you want to start working on a school paper when you board a flight on the East Coast of the United States. You know you’ll probably finish your paper once you land in California. 

The problem is that California is four 3 hours back in time. Google Calendar can help you take this time zone shift into account.

To do this in Google Calendar, click on the calendar to create the event when it starts. Just under the date and time of the event, select Time zone. 

Next to the All day checkbox, select Time zone again. You’ll see a window appear that lets you define a different time zone for when the event starts and ends. Select the checkbox, and then set each time zone.

Select OK when you’re done.

Be careful when setting the end time of the event, because the calendar will translate it into the new time zone. So if you’ve said it’ll take you from 3pm to 4pm Eastern Time to write your paper and change the end time zone to Los Angeles, the calendar will show the end time at 7pm.

Set the beginning and end time according to the correct time in the time zone that you’ve set.

Automatically End Meetings Early

Another useful feature if you want people to like you is to automatically end meetings you create 5 minutes early for 30 minute meetings, and 10 minutes early for 60 minute meetings.

You can set this by opening Google Calendar settings, select Event settings from the left menu, and enable the Speedy meetings checkbox.  

This will give your meeting attendees time to get to their next meeting, if they need it.

Integrate With Your ToDo App

You also don’t have to manually manage your calendar if you use most of the popular cloud-based to-do apps available today.

ToDoist, for example, lets you integrate directly with Google Calendar. Just go into your ToDoist settings, select Integrations from the left menu, and select Connect calendar under Google Calendar.

Now whenever you create a new task reminder in ToDoist, it’ll get added automatically to your Google Calendar. 

Most other to-do apps have similar integration with Google Calendar, or you can use apps like IFTTT or Zapier to integrate those to services.

Use the Google Calendar App

It also doesn’t make sense to stay stuck to your desktop or laptop when you’re using your calendar. So it makes sense to install the Google Calendar app on your iPhone or Android device.

The app syncs with every other device where you use Google Calendar, so you’ll never be far away from your schedule, your events, and your reminders.

Create Events From Gmail

Google Calendar is also directly integrated with Gmail, and you don’t even have to do anything to enable it.

To use this embedded integration in Google Calendar, whenever you have an email open in Gmail, just select the three dots to the right of the top icon menu. Select Create event from the dropdown menu.

This will automatically create an event in your Google Calendar, using the details from this email in the event details.

This is a useful way to immediately set a meeting or a reminder whenever you receive an important email that you want to follow up on.

View Your Calendar From Google Docs

You might be surprised to learn that even Google Docs is integrated with Google Calendar. Keep track of your upcoming meetings while working on documents by selecting the Calendar icon on the right side of the Google Docs window.

This displays today’s agenda in a small, narrow window on the right. It’s a great way to keep the day’s events right in front of you even when you’re busy working.

There’s more to Google Calendar than just creating events and reminders. Between the integrations, shared calendars, and all the other features – Google Calendar is one of the most useful cloud based calendars available to you today. And best of all, it’s free.

Related posts

• Защо Google Calendar е най-добрата услуга за онлайн календар

• 10 съвета за Google Календар за намаляване на стреса в графика

• Как да споделяте Google Календар

• Как да използвате семейния календар на Google, за да поддържате семейството си навреме

• 8 съвета за търсене в Google: Винаги намирайте това, което търсите

• 9 скрити функции в Google Maps, които трябва да проверите

• Как да добавите времето към Google Календар

• Как да използвате SUMIF в Google Sheets

• 3 начина за създаване на граници в Google Документи

• Какво е показател и измерение в Google Analytics?

• Как да филтрирате в Google Таблици

• Топ 10 съвета и употреби на Google Асистент, за да направите живота по-лесен

• Как да архивирате историята на Google Chrome

• Как да направите визитка в Google Drive

• Какво представляват известията от Google за излагане на опасност за COVID Protection?

• Какво е грешка в Google „Необичаен трафик“ и как да я поправя

• Как да вмъкнете подпис в Google Документи

• Google My Activity: Защо трябва да ви е грижа

• 6 разширени съвета за Google Drive, за които може да не знаете

• 7-те най-добри добавки за Gmail