Инструментът за проследяване на разходите е жизненоважен, ако планирате бюджет или трябва да знаете къде отиват парите ви. Google Forms е безплатен конструктор на формуляри, който работи чудесно като средство за проследяване на разходите.

Google Forms е силно адаптивен, така че въпреки че може да се използва и като анкета, инструмент за RSVP , формуляр за контакт, лист за регистрация на продукт или всяка друга форма за въпроси/отговори, можете да го превърнете в персонализиран инструмент за проследяване на разходите, като изберете въпроси, свързани с разходите .

Инструментът за проследяване на разходите в Google Forms може да следи всичко, което искате по отношение на транзакция, и тъй като работи чудесно от телефона, ще го имате със себе си, където и да отидете.

Можете да спрете да запазвате разписки или да се опитвате да дешифрирате таксуване на кредитната си карта; просто изтеглете устройството за проследяване на разходите веднага след като похарчите пари, за да запишете всички важни подробности и да го изпратите в електронна таблица, която можете да прегледате по-късно.

Съвет^(Tip) : Вижте нашия списък с най -добрите приложения за бюджетиране и проследяване на разходите^{(best budgeting and expense tracking apps)} за някои други начини за проследяване на разходите. Те не са толкова адаптивни, колкото Google Forms , но имат свои собствени предимства.

Решете какво да проследявате^{(Decide What To Track)}

Идеята на устройството за проследяване на разходите е да следи за какво харчите парите си, така че има няколко основни подробности, които формулярът трябва да включва. Но в зависимост от това, което искате да проследявате, може да се нуждаете от допълнителни полета във формуляра.

Ето някои примери за това, което може да искате да проследите:

• Цена^(Price) : Колко струва тази транзакция?
• Магазин^(Store) : Къде харчите парите?
• Описание^{(Description)} : За какво харчите пари?
• Категория^(Category) : Какъв тип покупка е (развлечение, храна, сметка и т.н.)?
• Използван метод на плащане^{(Payment method used)} : Как го плащате (коя карта/банка/приложение)?
• Кой е управлявал разходите^{(Who ran the expense)} : Ако има няколко души, използващи формуляра
• Бележки^(Notes) : Има ли допълнителни бележки, които трябва да направите?

Когато решавате какво да включите в инструмента за проследяване на разходите на Google Forms , имайте предвид, че искате полетата да са възможно най-широки, така че да могат да се отнасят за всичко, което купувате. Не е задължително да имате нужда от поле, което пита какъв вид храна купувате, например, освен ако това не е само проследяване на разходите за храна; може да искате да използвате това и за записване на плащане на наем и телефонни сметки.

В тази бележка можете да направите всяко от полетата във вашия формуляр за проследяване на разходите задължителни или не задължителни. Така че, ако искате наистина конкретно поле за нещо, просто го направете да не е задължително, за да не се налага да го използвате за всяка транзакция.

Създайте инструмента за проследяване на разходите на Google Forms^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

Това е примерен инструмент за проследяване на разходите, така че вашият в никакъв случай не трябва да изглежда точно като този. Използваме широки въпроси с още по-широки възможности за отговор, за да покажем как работи това. Ще научите, че редактирането на формуляра е изключително лесно, така че не би трябвало да имате проблем да го персонализирате за себе си.

• Отворете Google Forms^{(Open Google Forms)} .
• Изберете Празно^(Blank) , за да започнете нов формуляр.
• Преименувайте формуляра си на нещо разпознаваемо.
• Изберете първото поле и го променете на Кратък отговор^{(Short answer)} .

• Наименувайте тази цена^(Price) , потвърдете, че е показан номер Is^{(Is number)} и след това маркирайте бутона Задължително^(Required) .

• Използвайте знака плюс от менюто изключено вдясно, за да добавите нов въпрос, но този път изберете Множествен избор^{(Multiple choice)} .
• Наименувайте този Магазин^(Store) и след това попълнете опциите за отговор с обичайните магазини, в които пазарувате. Друго^(Other) се добавя по подразбиране, така че ако в крайна сметка направите покупка от друг магазин, можете да го въведете там.

• Продължете^(Continue) през формуляра, като правите всички различни въпроси, които искате да си зададете всеки път, когато купувате нещо. Използвайте предложенията по-горе, като метода на плащане и въпроса за описание, за да си осигурите възможно най-много подробности. Това ще ни бъде полезно по-късно, когато интерпретираме всички резултати от формуляра.
• Използвайте бутона за визуализация (иконата на окото) в горната част на Google Forms , за да получите URL адреса^(URL) на вашия формуляр. Можете да споделите това с всеки, с когото искате да използвате формуляра, или да го изпратите на себе си, така че да е лесно достъпен от вашия телефон.

Това не е необходимо, но вашият формуляр може също да включва изображения, заглавия и уникална цветова схема. Пъстра форма може да направи проследяването на разходите забавно, ако това изобщо е възможно! Иконата за боя в горната част на страницата е мястото, където отивате за тези промени.

Настройте изчисления^{(Set Up Calculations)}

Всеки запис от вашия формуляр се събира в добре форматирана електронна таблица в Google Sheets . Изберете ОТГОВОРИ^{(RESPONSES )} от горната част на формуляра си и след това щракнете върху иконата на електронна таблица, за да преименувате електронната таблица (ако желаете).

След като електронната таблица се отвори, създайте нов раздел в долната част и го наречете нещо като Изчисления^{(Calculations)} . 

Оттам можете да правите всичко, което Google Sheets поддържа: да сумирате всичките си разходи за даден период от време, да създавате графики за визуално разбиране на разходите си, да видите кой харчи най-много пари, да идентифицирате кои магазини ви струват най-много и т.н. .

Използването на тези типове формули в Google Sheets е извън обхвата на тази статия, но нека да разгледаме нещо наистина просто като сумиране на всички разходи за всеки човек, така че наистина да можем да видим кой харчи най-много. Винаги можете да адаптирате формулата към общата сума, която харчите във всеки магазин.

Най-лесният начин да сумирате всички разходи, независимо от лицето, извършило транзакцията, е да изпълните формулата за сумата , както следва:^(sum)

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

Това изчисление работи за нашия пример, защото колоната за цена от отговорите на формуляра е в колона B.

Ето формула на Google Sheets , която показва много по-подробен поглед върху това колко харчи всеки човек:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

Начинът, по който това работи, е като въведете sumif и след това изберете колоната, която съдържа имената ( G в нашия пример). Следващата част е идентифицирането на името, Джеф^(Jeff) . Накрая изберете заглавието на колоната с цените, така че когато другата колона съвпада с името, което търсим, тя ще добави само тези цени.

Разгледайте списъка на Google с функции на Google Sheets^{(list of Google Sheets functions)} за някои други начини за интерпретиране на данните от вашия формуляр. Друг начин да видите разходите си е с диаграма или графика; Google има урок^{(Google has a tutorial)} за това.

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expense tracker is vital if you’re budgeting or you need to know where your money iѕ going. Google Formѕ is a freе form builder that works great as an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

Related posts

• 5 скриптови функции на Google Sheets, които трябва да знаете

• Как да премахнете границите на таблицата в Google Docs

• 4 начина да конвертирате Excel в Google Sheets

• Как Google Docs Chat ви помага да си сътрудничите по документи

• Как да вмъкнете воден знак в Word и Google Docs

• Как да вмъкнете анимиран GIF в PowerPoint

• Как да настроите разписки за четене в Outlook

• Как да използвате функцията "Говорете клетки" на Excel

• Как да изчистите кеша на Outlook

• Google Sheets срещу Microsoft Excel – какви са разликите?

• Как да правите и вмъквате екранни снимки с помощта на OneNote

• Как да вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да слоя обекти в презентация на PowerPoint

• Microsoft Outlook няма да се отвори? 10 начина за поправяне

• 9 начина да отворите документ на Word без Word

• Как да добавя бележки под линия в Word

• Как да използвате анализа какво-ако на Excel

• Как да използвате Flash Fill в Excel

• Как да използвате функцията CONCATENATE в Google Sheets

• Как да възстановите изтрити имейли в Office 365