Винаги е ужасна трагедия, когато някой загуби нещо важно, върху което е работил, защото не е запазил документа си правилно. Това се случва по-често, отколкото бихте си помислили при потребителите на Excel и Word !

За щастие, Microsoft добави много функции в последните няколко версии, които помагат за намаляване на шансовете за загуба на данни поради сривове, прекъсвания на захранването, случайни изтривания и т.н. Една функция се нарича AutoRecover , а втората, по-малко известна функция, се нарича AutoBackup .

В тази статия ще говоря за това как да конфигурирате и двете опции, така че вашите данни да са възможно най-безопасни. Бих искал също така да спомена, че най-новите версии на Office ви позволяват да записвате документи директно в OneDrive , което е добра опция, която да обмислите, тъй като все още ще имате достъп до работата си, дори ако твърдият ви диск се повреди.

Автоматично възстановяване на Excel

Функцията за автоматично възстановяване^{(Auto Recover)} е включена по подразбиране и основно записва вашия документ автоматично на временно място след определен интервал от време. За да видите настройките за автоматично възстановяване, щракнете върху Файл ^{(AutoRecover)}и^(File) след това Опции^(Options) .

Щракнете върху Save в лявото меню и ще видите опцията AutoRecover под Save Workbooks .

По подразбиране информацията за автоматично възстановяване^{(AutoRecover)} се записва на всеки 10 минути. В допълнение към интервала, Excel трябва да не работи в продължение на 30 секунди, преди данните да бъдат запазени. Също така, автоматично запазената информация се записва в местоположението на файла^{(AutoRecover file location)} за автоматично възстановяване, посочено тук. И така, как работи? По принцип^(Basically) , да приемем, че имате работен лист като този по-долу и сте го запазили.

Сега да кажем, че добавям следните данни към електронната таблица на Excel и чакам около 10 минути, без да запиша документа си. Тъй като интервалът за автоматично възстановяване^{(AutoRecover)} е зададен за 10 минути, трябва да изчакате поне толкова дълго, за да бъдат запазени данните.

В моя случай симулирах срив на Excel , като отворих диспечера на задачите и убих процеса на Excel . След това отворих отново Excel и веднага видях опция, наречена Показване на възстановени файлове^{(Show Recovered Files)} .

Ако щракнете върху това, той ще изведе списък с файлове на Excel , които могат да бъдат възстановени. В моя случай той имаше оригиналния файл, който имаше данни само в A1 и A2, а също така имаше файл AutoRecovered , който включваше данните, които не бях запазил на диск.

Щракването върху някой от елементите в списъка ще отвори друг екземпляр на Excel , показващ данните в този конкретен файл. Като цяло това е наистина полезна функция за онези моменти, когато не сте запазили цялата си работа, но Excel завършва неочаквано.

Основният недостатък на тази функция е, че данните за автоматично възстановяване^{(AutoRecover)} се съхраняват на същия твърд диск като вашия файл, така че ако нещо се случи с вашия твърд диск, всичко ще изчезне. Можете да промените местоположението в настройките по-горе на отделен твърд диск или дори на мрежово местоположение, което силно препоръчвам.

Имайте предвид, че информацията за автоматично възстановяване^{(AutoRecover)} също се изтрива автоматично от Excel при следните обстоятелства:

1. Записвате файла ръчно или като използвате Файл^(File) – Запиши като^{(Save As)} .
2. Затваряте файла или излизате от Excel (независимо дали запазвате файла или не)
3. Изключвате автоматичното възстановяване^{(AutoRecover)} напълно или само за работната книга

Така че по принцип всеки път, когато запазите файла, той се отървава от данните за автоматично възстановяване^{(AutoRecover)} . Освен това, ако ръчно излезете от Excel и изберете да не запазвате данните, той ще изтрие данните за автоматично възстановяване^{(AutoRecover)} . Просто^(Just) имайте това предвид, когато използвате тази функция. Ако сте засилен потребител на Excel , бих предложил да зададете интервала на автоматично възстановяване^{(AutoRecover)} на нещо като 2 или 3 минути вместо 10.

Автоматичен бекъп

Друга функция, която не много хора знаят за нея, е AutoBackup . За да го използвате, първо трябва да отидете и да запазите файла си, за да стигнете до диалоговия прозорец Запазване . ^(Save)Ако вече имате запазен документ на Excel , отидете на Файл^(File) и след това Запиши като^{(Save As)} и изберете местоположение. Когато направите това, ще изведе диалоговия прозорец Save As .

В диалоговия прозорец щракнете върху бутона Инструменти^(Tools) , който е вляво от бутона Запиши^(Save) . Ще видите няколко опции, една от които е Общи опции^{(General Options)} . Когато кликнете върху него, ще се появи малък прозорец с още няколко опции.

Продължете и поставете отметка в квадратчето Винаги създавай резервно копие^{(Always create backup)} . Щракнете върху OK^{(Click OK)} и сега, когато запазите файла, архивен файл на Excel също ще бъде създаден с разширение .XLK. Имайте предвид, че първия път, когато направите това, файловете ще бъдат абсолютно същите. Ако направите редакции на оригиналния файл и след това го запазите отново, архивният файл ще остане същият (оригиналните данни). Третият път, когато го запазите, обаче, архивният файл ще бъде актуализиран с информация до второто записване.

По принцип архивният файл винаги е с една версия след текущата версия. Така че, ако сте направили куп промени, запазите файла си и след това искате да се върнете към версията, която не е имала тези промени, можете просто да отворите архивния файл.

Файлът е запазен на същото място като оригиналния файл и изглежда няма начин да се промени това. Тази функция не добавя много сигурност към вашия документ, но е добра при определени обстоятелства.

Надяваме се, че активирането на тези функции за архивиране и възстановяване в Excel ще ви спести от загуба на важни данни. Винаги е добър вариант да използвате облачно хранилище (като OneDrive ) като допълнителна защитна мрежа в случай, че компютърът ви катастрофално се повреди. Ако имате въпроси, не се колебайте да коментирате. Наслади се!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when someone loses something important they wеre working on because thеy didn’t save their document properly. This happens mоre often than you would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да направите хистограма в Excel

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

• Как да създадете падащ списък в Excel

• Как да намерите и изчислите диапазон в Excel

• Урок по основи на Microsoft Excel – Научете как да използвате Excel

• Как да направите проста графика или диаграма в Excel

• Как да превключвате между работни листове в Excel

• Как да намерите съответстващи стойности в Excel

• 13 съвета и трика за OneNote за по-добро организиране на вашите бележки

• Как да изчислим дисперсията в Excel

• Използвайте новата функция на Excel Mobile „Вмъкване на данни от картина“.

• Как да сравните два файла на Excel и да подчертаете разликите

• Как да запишете макрос в Excel

• Как да добавите ленти за грешки в Excel

• Използвайте Excel като инструмент за копиране на данни от мрежата

• Как да използвате Sparklines в Excel

• Как да отворите няколко екземпляра на Excel