Опитът да попълните клетки в Excel , които включват текст или данни от множество други клетки в един лист, може да бъде много отнемащ време процес. Това е особено вярно, ако в електронната таблица има стотици или хиляди редове.

След като знаете как да използвате правилно Flash Fill в Excel , можете да оставите Excel да свърши цялата тежка работа. Просто предоставяте няколко ръчни записа на клетки, за да помогнете на Excel да разбере какво точно се опитвате да направите. След това Excel върши останалата работа за останалата част от електронната таблица.

Ако това ви звучи като съвет за спестяване на време, който бихте искали да опитате, нека да разгледаме как можете да използвате тази функция, за да подобрите собствената си производителност.

Забележка^(Note) : Функцията Flash Fill в Excel е налична само в Excel 2013 и по-нови версии.

Как да използвате Flash Fill в Excel

Най-простото приложение на Flash Fill в Excel е комбинирането на две думи заедно^{(combining two words together)} . В примера по-долу ще ви покажем как да използвате Flash Fill за бързо комбиниране на собствено и фамилно име в трета клетка за пълното име.

В този пример колона C съдържа първото име, колона D съдържа фамилното име, а колона E е колоната за пълното име.

1. Първо въведете пълното име в първата клетка по начина, по който искате да изглежда (комбинирайки съдържанието на клетката за първо име^{(First Name)} и клетката за фамилно име.

1. След това започнете да пишете същото нещо в следващата клетка ( името^{(First Name)} и фамилията от клетките вляво). Ще забележите, че функцията Flash Fill на Excel автоматично ще открие шаблона от съдържанието на клетката над нея, която сте въвели ръчно.
   
   Използвайки това „учене“, Excel ще предостави предварителен преглед на това, което смята, че искате да въведете. Той дори ще ви покаже как останалите клетки ще попълнят останалата част от колоната.

1. Просто натиснете Enter , за да приемете този преглед. Ще видите как функцията Excel Flash Fill изпълнява своята магия, докато запълва всички останали клетки в тази колона вместо вас.

Както можете да видите, функцията Flash Fill може да спести огромно количество време, ако сравните ръчното въвеждане на една клетка и Enter с необходимостта да въвеждате ръчно имената за всички клетки в новата колона.

Ако сте забелязали, че функцията Flash Fill не работи, трябва да включите функцията Flash Fill в Excel . Можете да видите как да направите това в последния раздел на тази статия.

Опции за запълване на Excel Flash

Когато изпълните стъпките за Flash Fill по-горе, ще забележите, че до попълнените клетки ще се появи малка икона. Ако изберете стрелката за падащо меню вдясно от тази икона, ще видите някои допълнителни опции, които можете да използвате с функцията Flash Fill . 

Използвайки опциите за Flash Fill в това падащо меню, можете:

• Отмяна на Flash Fill^{(Undo Flash Fill)} : Отмяна на действието, което запълни цялата колона, след като сте натиснали Enter
• Приемете предложения^{(Accept suggestions)} : Това ще каже на функцията за Flash Fill на Excel за тази колона, че сте добре с промените в колоната и искате да ги запазите
• Изберете xx празни клетки^{(Select xx blank cells)} : Позволява ви да идентифицирате всички клетки, които не са били попълнени и са празни, за да можете да ги коригирате, ако трябва
• Изберете xx променени клетки^{(Select xx changed cells)} : Позволява ви да изберете всички клетки, които автоматично се променят, след като функцията Flash Fill актуализира тези клетки

След като изберете Приемане на предложения, ще видите, че числата за „избор“ за „променените клетки“ ще паднат до нула. Това е така, защото след като приемете промените, съдържанието на тези клетки вече не се счита за „променено“ от функцията Flash Fill .

Как да активирате Flash Fill в Excel

Ако сте забелязали, че Excel не предоставя предварителен преглед на Flash Fill , когато започнете да пишете втората клетка, може да се наложи да активирате функцията.

Да го направя:

Изберете Файл^(File) > Опции^(Options) > Разширени^(Advanced) . Превъртете надолу до секцията Опции за редактиране^{(Editing options)} и се уверете, че са избрани и Активиране на автоматично довършване за стойностите на клетките,^{(Enable AutoComplete for cell values)} и Автоматично мигновено запълване .^{(Automatically Flash Fill)}

Изберете OK , за да завършите. Сега, следващия път, когато започнете да пишете във втората клетка, след като попълните първата, Excel трябва да открие шаблона и да ви предостави визуализация за това как смята, че искате да попълните останалите клетки в колоната.

Можете също да активирате функцията Flash Fill за клетката, която сте маркирали, като изберете иконата Flash Fill в менюто Данни под групата ^(Data)Инструменти^{(Data Tools)} за данни в лентата. 

Можете също да го използвате, като натиснете Ctrl + E на клавиатурата.

Кога да използвате Flash Fill In Excel

Конкатенирането на пълни имена от две колони е прост пример за това как можете да използвате Flash Fill в Excel , но има много по-разширени приложения за тази мощна функция.

• Извлечете подниз от голям низ (като пощенски код от пълен адрес) в друга колона
• Извадете^(Pull) числата от буквено-цифрови низове
• Премахнете интервалите от пред или след низове
• Вмъкнете^(Insert) поднизове (като запетая или тире) в съществуващи низове
• Преформатиране на дати
• Заменете^(Replace) част от низ с нов текст

Имайте предвид, че колкото и полезна да е функцията Flash Fill , тя няма да се актуализира автоматично, когато промените оригиналните клетки.

Например, в примера за име и фамилия в първия раздел на тази статия, можете да постигнете същия резултат, като използвате функцията Concatenate^{(Concatenate function)} и след това запълните останалата част от колоната с тази функция.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

Когато направите това, ако някоя от първите две клетки се промени, пълното име^{(Full Name)} ще се актуализира. Един недостатък на това е, че ако изтриете някоя от първите две колони, колоната Пълно име^{(Full Name)} ще се изчисти или ще покаже грешка.

Ето защо функцията Flash Fill в Excel се използва най-добре, когато искате напълно и постоянно да конвертирате оригиналните колони в новоформатиран низ или число.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cells in Excel that incorporate text or data from multiple other cells in a sheet can be a very time consuming process. This is especially true if there are hundreds or thousands of rows in the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

Related posts

• Как да изтриете празни редове в Excel

• Как да използвате функцията "Говорете клетки" на Excel

• Как да вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да използвате анализа какво-ако на Excel

• Как да коригирате ред в Excel

• Свързване на Excel към MySQL

• Запазване на препратки към клетки при копиране на формула в Excel

• Как да използвате функцията PMT в Excel

• Как да проследите зависими в Excel

• Как да търсите в Excel

• Как да коригирате #N/A грешки във формули на Excel като VLOOKUP

• Как да вмъкнете CSV или TSV в работен лист на Excel

• 5 начина за конвертиране на текст в числа в Excel

• Как да премахнете дублиращи се редове в Excel

• Как да сортирате по дата в Excel

• Групирайте редове и колони в работен лист на Excel

• Как да използвате изявления If и вложени If в Excel

• Как да създадете VBA макрос или скрипт в Excel

• Как да използвате абсолютни препратки в Excel

• Основно сортиране на данни с една колона и няколко колони в електронни таблици на Excel