Microsoft Excel е чудесен за числа, разбира се, върши тази работа наистина добре. Но ако искате да представите данните си по атрактивен начин, който ви позволява лесно да ги визуализирате и анализирате, тогава този невероятен продукт може да няма някои функции. Това изисква известна поддръжка – изпробвайте добавката Data Visualizer^{(Data Visualizer add-in)} за Excel.

Добавката Data Visualizer за Excel е ново рамо на Excel , което може да преобразува работен лист на Excel 365 в диаграма на Visio . Тази добавка позволява на потребителите автоматично да създават висококачествени блок-схеми, междуфункционални блок-схеми и организационни диаграми – всички форми, връзки и свързване на данни – от данните в таблиците на Excel . Потребителите няма да е необходимо да купуват Visio , за да използват Microsoft Visio Data Visualizer в неговата проста форма, просто Excel 365 за Windows/Mac или онлайн^(Online). Това е един интересен инструмент и си струва да опитате, ако често правите блок-схеми или диаграми.

Всичко, от което се нуждаете, за да започнете, е абонамент за Office 365 — НЕ^(NOT) се изисква добавен абонамент към Visio .

Добавка за визуализатор на данни за Excel

Визуализаторът на данни^{(Data Visualizer)} използва най-доброто от Excel и Visio ; въвеждате данни в работна книга на Excel и Visio автоматично създава диаграма. Всеки с абонамент за Office 365 може да използва добавката Data Visualizer за създаване на диаграми на Visio ; използвайте основните данни на Excel за модифициране на диаграми; и, преглеждайте, отпечатвайте и споделяйте диаграми.

Този инструмент е алтернатива на опциите на диаграмата, която вече има в Office , която предлага ограничени опции и може да бъде доста досадна.

Създавайте блок^{(Create Flowcharts)} -схеми и организационни^{(Organizational)} диаграми в Excel

Добавката Data Visualizer за Excel е налична за:

• Excel на Windows
• Excelon Mac и
• Excel за уеб със служебен или училищен акаунт

За да инсталирате Data Visualizer на някое от горните, ще трябва да изпълните следните стъпки:

1] Отворете „ Excel“ и създайте нова „ Празна“^(Blank’) работна книга

2] Щракнете върху „ Вмъкване“^(Insert’) и след това натиснете „ Вземете добавки^{(Get Add-ins)} “

3] В магазина за добавки на Office^{(Office Add-ins Store)} потърсете „Visio Data Visualizer “ и натиснете бутона „ Добавяне^(Add) “.

4] Сега „Влезте“^{(‘Sign In’)} с вашия акаунт, свързан с вашия Office 365 subscription/Microsoft 365 work/ school account.

Забележка^(Note) : Не се нуждаете от абонамент за Visio , за да използвате добавката. Ако обаче имате подходящ лиценз на Visio , изберете „ Вход“, в^{(Sign In’)} противен случай „ Влезте по-късно“^{(Sign in later’)} . В това ще има няколко функции, които се отключват само след като влезете.

Създавайте^(Create) диаграми/схеми от данни в Excel

Добавката Data Visualizer за Excel се захранва с различни редактируеми примерни таблици с данни в Excel . Понастоящем ^(Currently)Data Visualizer предлага три типа опции за диаграми, включително основна блок^{(Basic Flowchart)} -схема , междуфункционална блок-схема^{(Cross-Functional Flowchart)} и организационна диаграма^{(Organization Chart)} . Тези мостри са чудесни, за да ви помогнат да започнете, те позволяват на потребителите да:

• Добавете стъпки на процеса
• Промяна на конектори
• Създайте зависимости
• Въведете собственици
• И още много

Този примерен работен лист е само отправната точка. Можете да добавяте още редове, да променяте видовете форми^{(Shape Types)} и да ги превключвате. Има много повече възможности за избор.

Можете дори да разширите този работен лист, като добавите още колони. Тези колони не променят основната диаграма на Visio , но ви позволяват да усвоите работния лист в по-широкия анализ.

Потребителите могат лесно да заменят примерните данни със свои собствени и след като го направят – просто натиснете „ Опресняване на диаграмата^{(Refresh Diagram)} “, за да видите промените, синхронизирани с диаграмата, свързана с данни, точно в листа на Excel .

Преглеждайте^(View) , отпечатвайте и споделяйте вашите диаграми/схеми

Тъй като вашите диаграми на Visio се създават онлайн (запазени в OneDrive или SharePoint по подразбиране) – преглеждането, отпечатването и споделянето с други потребители на Office 365 става невъобразимо лесно. Всеки път, когато искате да отворите диаграмата си във Visio за уеб, изберете Отваряне в уеб^{(Open in web)} от многоточиите (•••) в лентата с менюта на добавките.

Забележка^(Note) : Ако все още не сте влезли, ще бъдете подканени да влезете с вашия Microsoft 365 или Office 365 служебен^{(Office 365)} или учебен акаунт. Изберете Вход^{(Sign in)} и след това Разрешете или Приемете^{(Allow or Accept)} всички подкани за разрешение.

След като файлът на Visio^{(Visio File)} бъде създаден, изберете „ Отвори файл“^{(Open File’)} . Оттук:

• За да отпечатате^{(To print)} – В Visio за уеб изберете елипсите (. . .) > Print , за да отпечатате диаграмата си.
• За споделяне^{(To share)} – Изберете бутона „Споделяне“,^{(‘Share’)} за да създадете връзка или да въведете имейл адресите на тези, с които искате да споделите.

Персонализирайте^(Customize) и редактирайте диаграми/схеми с помощта на добавката Data Visualizer

Бутонът „ Редактиране“^(Edit’) не работи за тези, които нямат отделен пълен лиценз на Visio . Без лиценз на Visio , вие сте останали с оригиналната цветова схема и персонализирането е ограничено.

С лиценза Visio Online Plan 1 или Visio Online Plan 2 потребителите могат да направят много със своите диаграми на Data Visualizer и да направят презентациите си по-интересни. Те могат да добавят текст или изображения, да прилагат теми за дизайн и да правят други модификации, за да персонализират диаграмите във Visio или Visio Online .

Долен ред^{(The Bottom line)} – Единствените възможни промени в диаграмата са от работния лист източник, освен ако нямате достъп до пълната версия на Visio.^{(The only diagram alterations possible are from the source worksheet unless you can access the full Visio version.)}

Помощ и поддръжка

Потребителите могат да получат допълнителна поддръжка и да изпращат отзивите си директно до Microsoft от добавката, като щракнат върху многоточия и щракнат върху „ Помощ“^(Help’) или „ Изпращане на обратна връзка“^{(Send feedback’)} .

Добавката Data Visualizer^{(Data Visualizer)} за Excel си струва да опитате!

Трябва да опитате добавката Visio Data Visualizer^{(Visio Data Visualizer Add-In)} за Excel . Отворете примерен работен лист и си поиграйте с блок-схемите, за да видите как работят нещата.

Източник^(Source) : Microsoft.com .

How to use Data Visualizer Add-In for Excel to create Flowcharts

Microsoft Excel is great for numbers, certainly, it does this job really well. But, if you are looking to present your data in an attractive manner that allows you to easily visualize and analyze it, then this amazing product may lack some features. This calls for some support – try out Data Visualizer add-in for Excel.

The Data Visualizer add-in for Excel is a new arm to Excel which can convert an Excel 365 worksheet into a Visio diagram. This add-in allows the users to automatically create high-quality flowcharts, cross-functional flowcharts, and organizational charts—all the shapes, connections, and data linking—from the data in Excel tables. Users will not need to buy Visio to use the Microsoft Visio Data Visualizer in its simple form, just Excel 365 for Windows/Mac or Online. This is one interesting tool and worth trying if you frequently make flowcharts or diagrams.

All you need to get started is an Office 365 subscription—added subscription to Visio is NOT required.

Data Visualizer Add-In for Excel

Data Visualizer leverages the best of Excel and Visio; you enter data into an Excel workbook and Visio creates a diagram automatically. Anyone with an Office 365 subscription can use the Data Visualizer add-in to create Visio diagrams; use the underlying Excel data to modify diagrams; and, view, print, and share diagrams.

This tool is an alternative to the diagram options already in Office which offers limited options and can be quite annoying.

Create Flowcharts & Organizational charts in Excel

The Data Visualizer add-in for Excel is available for:

• Excel on Windows
• Excelon Mac and
• Excel for the web with a work or school account

To install Data Visualizer on any of the above, you will have to follow these steps:

1] Open ‘Excel’ and create a new ‘Blank’ workbook

2] Click ‘Insert’ and then hit ‘Get Add-ins’

3] In the Office Add-ins Store, search for ‘Visio Data Visualizer’ and hit the ‘Add’ button.

4] Now ‘Sign In’ with your account associated with your Office 365 subscription/Microsoft 365 work/ school account.

Note: You do not need a Visio subscription to use the add-in. However, if you have an appropriate Visio license, choose ‘Sign In’ otherwise ‘Sign in later’. In this, there will be few functionalities that get unlocked only after you sign in.

Create diagrams/flowcharts from data in Excel

The Data Visualizer add-in for Excel is powered with a variety of editable sample data tables in Excel. Currently, Data Visualizer offers three types of diagram options including Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart, and Organization Chart. These samples are great to help you get started, they allow the users to:

• Add process steps
• Modify connectors
• Create dependencies
• Insert owners
• And much more

This sample worksheet is just the starting point. You can add more rows, change Shape Types, and switch them around. There are many more choices.

You can even extend this worksheet by adding more columns. These columns do not change the basic Visio diagram but allow you to assimilate the worksheet into the broader analysis.

Users can easily replace the sample data with their own and once done – simply hit ‘Refresh Diagram’ to see the changes sync with the data-linked diagram precisely in the Excel sheet.

View, print, and share your diagrams/flowcharts

Since your Visio diagrams are created online (saved in OneDrive or SharePoint by default) – viewing, printing, and sharing with other Office 365 users becomes unimaginably simple. Whenever you wish to open your diagram in Visio for the web, select Open in web from the ellipses (•••) in the add-in menu bar.

Note: If you’re not signed in yet, you will be prompted to sign in with your Microsoft 365 or Office 365 work or school account. Select Sign in and then Allow or Accept any permission prompts.

After the Visio File is created, select ‘Open File’. From here:

• To print – In Visio for the web, select the ellipses (. . .) > Print to print your diagram.
• To share – Select the ‘Share’ button to create a link or to enter the email addresses of those you want to share with.

Customize & edit diagrams/flowcharts using Data Visualizer add-in

The ‘Edit’ button doesn’t work for those who do not have a separate full Visio license. Without a Visio license, you are stuck with the original color scheme and customizations are restricted.

With Visio Online Plan 1 or Visio Online Plan 2 license, users can do a lot with their Data Visualizer diagrams and make their presentations more interesting. They can add text or images, apply design themes, and make other modifications to customize diagrams in Visio or Visio Online.

The Bottom line – The only diagram alterations possible are from the source worksheet unless you can access the full Visio version.

Help & Support

Users can get additional support and send their feedback directly to Microsoft from the add-in by clicking the ellipses and clicking ‘Help’ or ‘Send feedback’.

Data Visualizer add-in for Excel is worth trying!

You should try the Visio Data Visualizer Add-In for Excel. Open up a sample worksheet and play around with the flowcharts to see how things work.

Source: Microsoft.com.

Related posts

• Как да използвате функцията за автоматичен тип данни в Excel

• Как да използвате функцията Вмъкване на данни от картина в Excel

• Как да преименувате серии от данни в графика или диаграма на Excel

• Изтеглете безплатни шаблони за Word, Excel, PowerPoint, Access, Visio

• Използвайте PDF Data Connector в Excel, за да импортирате PDF данни в електронна таблица

• Как да спрете или изключите споделянето на работна книга в Excel

• Как да използвате функцията HLOOKUP в Microsoft Excel

• Конвертирайте CSV в Excel (XLS или XLSX) с помощта на командния ред в Windows

• Excel, Word или PowerPoint не можаха да стартират последния път

• Как да промените цвета на раздела на работния лист на Excel

• Как да използвате функцията Percentile.Exc в Excel

• Как да използвате функциите INT и LCM в Excel

• Microsoft Excel се опитва да възстанови вашата информация

• Как да замразите и разделите панели в работни листове на Excel

• Как да добавите линия на тренда в работен лист на Microsoft Excel

• Как да преброите броя на записи с Да или Не в Excel

• Използвайте Excel като инструмент за копиране на данни от мрежата

• Начертаване на вашите данни в Excel

• Как да използвате функцията ISODD в Excel

• Урок за Microsoft Excel, за начинаещи