Ако имате абонамент за Office 365 , едно от приложенията, до които имате достъп, е Access . Това е инструмент за създаване на различни видове бази данни и отчети на вашия компютър. Ако търсите метод за изграждане на база данни, MS Access е най-добрият начин да го направите, независимо дали искате да изградите проста или сложна база данни.

Можете да използвате инструмента за изграждане на база данни, създаване на формуляри за въвеждане на данни, филтриране на данните си чрез персонализирани заявки и генериране на отчети от вашите данни. Има съветници стъпка по стъпка, които да ви помогнат да създадете тези елементи, така че да не е твърде трудно за използване.

Как да създадете празна база данни с MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Първото нещо, което трябва да направите, е да създадете база данни. За да направите това, стартирайте нова база данни в Access . Вашите таблици с данни, формуляри, заявки и отчети ще бъдат запазени в него. За да го направите, можете да използвате един от многото шаблони, които Access предоставя, или да създадете такъв от нулата.

Тук ще изградим база данни, която съхранява информация за учениците и ще използваме празен шаблон на база данни.

1. Стартирайте приложението Access^{(Launch the Access app)} на вашия компютър.
2. Щракнете върху Нов^(New) в лявата странична лента, за да създадете нова база данни.
3. Изберете опцията Празна база данни^{(Blank database)} в десния страничен прозорец, за да създадете нова празна база данни.

1. Щракнете^(Click) върху малката икона на папка и изберете път за запазване на вашата база данни. След това щракнете върху бутона, който казва Създаване^(Create) .

1. Ето как изграждате база данни с Access . Вашата база данни трябва да е достъпна на посочения път.

Създайте таблица във вашата база данни^{(Create a Table In Your Database)}

Основата на всяка база данни са таблиците. Това са тези таблици, където вашите данни се записват в различни колони и това е, за което можете да изпълнявате заявки и да генерирате отчети.

Когато създадете нова база данни в Access , тя отваря екрана за създаване на нова таблица в изгледа на листа с данни. Този изглед не е най-лесният за работа и затова трябва да го промените на изглед за проектиране и след това да създадете колоните на таблицата.

1. Щракнете с десния бутон^{(Right-click)} върху новосъздадената таблица и изберете Design View .

1. Ще ви подкани първо да запазите таблицата си. Въведете име за таблицата и щракнете върху OK .

1. Следващият екран ви позволява да добавяте колони и техните типове данни към таблицата. Запазете първата колона такава, каквато е, защото генерира уникален идентификатор за всеки от вашите артикули.
2. Докато изграждаме студентска база данни, поставете курсора си във второто поле и въведете Име на ученик^{(Student Name)} . Изберете Кратък текст^{(Short Text)} от полето Тип данни^{(Data Type)} .

1. Въведете Възраст^(Age) като следващо име на поле и изберете Номер^(Number) от падащото меню Тип данни .^{(Data Type)}

1. Добавете последната колона с името Държава^(Country) и Кратък текст^{(Short Text)} като тип данни.

1. Натиснете Ctrl + S , за да запазите таблицата.

Създайте формуляр за въвеждане на данни във вашата база данни^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Докато можете да отворите таблицата в изглед на лист с данни и да добавите необходимите данни към нея, формуляр ще ви предостави по-лесен начин за въвеждане на вашите данни. Също така няма да се налага да се бъркате с други данни в таблицата, тъй като формулярът ви позволява да редактирате само един запис в даден момент.

Можете да използвате съветника за формуляри на Access, за да създадете формуляр за въвеждане на данни^{(create a form for data entry)} с избраните от вас полета.

1. Докато Access все още е отворен с вашата база данни, щракнете върху раздела Създаване^(Create) в горната част и изберете опцията, която гласи Form Wizard .

1. Ще ви помоли да изберете полетата, които искате да използвате във вашия формуляр. Изберете всичко, за което ще трябва да въведете стойност и щракнете върху иконата на дясната стрелка, за да ги добавите към списъка. След това щракнете върху Напред^(Next) в долната част.

1. Следващият екран предлага четири оформления на формуляри, от които да избирате. Щракнете^(Click) върху произволно оформление и от лявата страна ще се появи визуализация. След като направите избор, щракнете върху Напред^(Next) в долната част.

1. Въведете име за вашия формуляр и натиснете Готово^(Finish) .

1. Формулярът трябва да се отвори, позволявайки ви да добавяте данни към вашата таблица.

Създайте заявка за филтриране на данни във вашата база данни^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Заявката ви позволява да филтрирате данните, записани във вашите таблици, като използвате различни персонализирани критерии. Например, ако искате да извлечете данните за студенти, които са на 20 или повече години и живеят в САЩ, можете да създадете заявка и да генерирате таблица, в която има само учениците, които отговарят на вашите критерии.

1. Щракнете върху раздела Създаване^(Create) в горната част и изберете Съветник за заявки^{(Query Wizard)} .

1. Изберете първата опция, която казва Simple Query Wizard и натиснете OK .

1. Изберете таблицата и полетата, които искате да включите в заявката и щракнете върху Напред^(Next) .

1. Изберете опцията Подробности^(Detail) на следващия екран и щракнете върху Напред^(Next) в долната част.

1. Въведете име за вашата заявка и натиснете Finish в долната част.

1. Щракнете с десния бутон върху новосъздадената си заявка и изберете Design View . Ще използвате този изглед, за да въведете критериите за вашата заявка.

1. Следващият екран ви позволява да посочите филтрите за вашата заявка. Нека създадем правило, което показва само студенти, които са на 20 или повече години и са от САЩ.
   
   Въведете >=20 в полето Критерии^(Criteria) за полето Възраст^(Age) .
   
   Въведете САЩ^(US) в реда Критерии^(Criteria) за полето Държава^(Country) .

1. Натиснете Ctrl + S , за да запазите промените.
2. Щракнете двукратно върху^{(Double-click)} заявката си в лявата странична лента и ще видите филтрираната версия на вашите данни.

Как да създадете отчет за база данни в Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Отчетите обикновено се използват за извеждане на данни от Access и за разглеждането им като самостоятелни файлове. Access ви позволява да генерирате отчети за избраните от вас таблици и полета и използва същия стил на съветника като формулярите и заявките за създаване на отчети.

1. Щракнете върху раздела Създаване^(Create) в горната част и изберете Съветник за отчети^{(Report Wizard)} .

1. Добавете полетата, които искате да имате в отчета си, и щракнете върху Напред^(Next) .

1. Ако искате да посочите каквито и да било поръчки за групиране, можете да го направите на този екран. След това натиснете Напред^(Next) .

1. Ако искате да сортирате записите си по поле, можете да го направите на този екран. След това щракнете върху Напред^(Next) .

1. Изберете оформление на отчета и натиснете Напред^(Next) .

1. Въведете име за отчета и щракнете върху Готово^(Finish) .

1. Щракнете с десния бутон^{(Right-click)} върху отчета и изберете Преглед за печат^{(Print Preview)} .

1. Щракнете върху PDF или XPS^{(PDF or XPS )} в горната част, за да го запишете в някой от тези формати.

Вашата пълна база данни с таблици, формуляри, заявки и отчети е готова.

Как изграждате своите бази данни^{(build your databases)} ? Ако използвате Access , използвате ли функциите, споменати по-горе? Уведомете ни в коментарите по-долу.

How To Build a Database With Microsoft Access

If yоu have an Office 365 ѕubscription, one of the apps you can access is Access. It’s a tool to create various types of databases and reports оn your computer. Іf you’re looking for a method on how to build a database, MS Acceѕs is the best way to do it whether yоu want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook няма да се отвори? 10 начина за поправяне

• Как да създавате PDF документи в Microsoft Office

• Как да покажете броя на думите в Microsoft Word

• Как да експортирате имейлите си от Microsoft Outlook в CSV или PST

• Направете OpenOffice Writer да изглежда и функционира повече като Microsoft Word

• Как да поправите грешка в отметката не е дефинирана в Word

• Какво е Microsoft Publisher? Ръководство за начинаещи

• Как да поправите грешка в Microsoft Office 25090

• 13-те най-добри клавишни комбинации за Microsoft Teams

• Как да покажете, приемете или скриете редакциите в Microsoft Word

• Google Sheets срещу Microsoft Excel – какви са разликите?

• Поправете грешката „Не може да стартира Microsoft Office Outlook“.

• Как да възстановите изтрити имейли в Office 365

• Как да активирате тъмен режим в Microsoft Outlook (Windows, Mac и Mobile)

• Как да създадете групов календар в Microsoft 365

• Мис Hotmail? Обяснение на имейл услугите на Microsoft Outlook

• Как да преинсталирате Microsoft Office Picture Manager

• Как да деинсталирате Microsoft Teams, когато продължава да се преинсталира

• Как да печатате върху плик в Microsoft Excel

• Създайте или генерирайте клавишни комбинации за Microsoft Office