Когато работите с големи набори от данни, е полезно да знаете как да филтрирате в Google Таблици^{(Google Sheets)} .

Има два начина да направите това. Можете да използвате филтриращи изгледи в менюто на Google Таблици^{(Google Sheets menu)} , което ви позволява да персонализирате специфични начини за филтриране на данните в листа, които можете да използвате повторно. По-динамичен метод за филтриране на данни в Google Таблици^{(Google Sheets)} е използването на функцията FILTER .

В тази статия ще научите как да използвате и двата метода.

Създайте филтърен изглед^{(Filter View)} в Google Таблици

В този метод ще научите как да приложите филтър, който ще ви показва само данни от голям набор от данни, който искате да видите. Този филтърен изглед ще скрие всички други данни. Можете също да комбинирате параметри на филтъра за по-разширени изгледи на филтри.

Как да създадете филтърен изглед^{(How to Create a Filter View)}

Като пример, представете си, че имате набор от данни, който включва покупки на продукти, направени от клиенти. Данните включват имена, адреси, имейли, телефонни номера и др.

За този пример да приемем, че искате да видите само клиенти от Playa Vista , Калифорния, и само клиенти, които имат имейл адрес „.gov“. 

1. За да създадете този филтър, изберете иконата Създаване на филтър^{(Create a Filter)} в менюто. Тази икона изглежда като фуния. 

2. Ще видите малки икони на филтри, които се появяват от дясната страна на заглавката на всяка колона. Изберете тази икона на фуния в горната част на полето Адрес на клиента^{(Customer Address)} , за да персонализирате филтъра за това поле. 

3. Това ще отвори прозорец, в който можете да персонализирате опциите за филтриране. Изберете стрелката вляво от Филтриране по стойности^{(Filter by values)} . Изберете Изчистване^(Clear) , за да премахнете избора от всички записи в това поле. 

Забележка^(Note) : Това е важна стъпка, тъй като нулира изгледа от показване на всички записи към не показва нито един. Това подготвя Excel да приложи филтъра, който ще създадете в следващите стъпки.

4. Въведете текста в полето по-долу, по който искате да филтрирате полето. В този пример ще използваме „Playa Vista“ и ще изберем иконата за търсене, за да видим само онези записи, които съдържат този текст. Изберете^(Select) всички записи, които се показват в списъка с резултати. Това персонализира вашия филтър, така че само избраните от вас елементи да се показват в електронната таблица.

4. След като изберете бутона OK , ще видите данните във вашия лист филтрирани, така че да се показват само клиенти от Playa Vista .

5. За да филтрирате по второ поле, изберете иконата на филтър в горната част на това поле. Повторете горния процес, за да създадете филтъра. Изчистете всички записи, въведете текста „gov“, за да филтрирате всички имейл адреси, които не съдържат „gov“, изберете тези записи и изберете OK .

Сега сте персонализирали своя филтър, така че да се показват само записите в набора от данни, който ви интересува. За да не се налага да повтаряте този процес всеки път, когато отваряте електронната таблица, е време да запазите филтъра.

Запазване и преглед на изгледи на филтри^{(Saving and Viewing Filter Views)}

Когато приключите с настройката на филтъра, можете да го запазите като изглед на филтър, който можете да активирате по всяко време.

За да запазите изглед на филтър, просто изберете стрелката за падащо меню до иконата на филтъра и изберете Запиши като изглед на филтър^{(Save as filter view)} . 

Ще видите отворено тъмно сиво поле в горната част на електронната таблица. Това ще ви покаже избрания диапазон, към който се прилага филтърът, и името на полето. Просто^(Just) изберете полето до Име^(Name) и въведете името, което искате да приложите към този филтър. 

Просто въведете името и натиснете Enter .

Ще забележите от дясната страна на сивата лента, че има икона на зъбно колело. Изберете тази икона, за да видите опциите за филтриране. 

Наличните опции включват:

• Преименувайте филтъра
• Актуализирайте диапазона, за който се прилага филтърът
• Дублирайте филтъра, за да го актуализирате, без да засягате оригиналния филтър
• Изтрийте филтъра 

Можете да изключите филтъра, който сте активирали по всяко време, просто като изберете отново иконата на филтъра.

Имайте предвид, че когато някой филтър е активиран, иконата на филтъра ще стане зелена. Когато деактивирате филтрите, тази икона ще стане черна. Това е бърз начин да видите целия набор от данни или ако някой филтър е премахнал данни от текущия изглед.

По-късно, ако искате да активирате отново някой от създадените от вас филтри, просто изберете падащата стрелка до иконата на филтъра. Ще видите филтрите, които сте запазили, да се показват в менюто. Просто^(Just) изберете този филтър, за да го активирате, когато пожелаете.

Това ще филтрира изгледа отново с помощта на настройките на филтъра, които сте конфигурирали.

Използване на функцията FILTER

Друга опция за филтриране в Google Sheets е използването на функцията FILTER .

Функцията FILTER ви позволява да филтрирате набор от данни въз основа на произволен брой условия, които изберете. 

Нека да разгледаме използването на функцията FILTER , като използваме същия пример за покупки на клиенти^{(Customer Purchases)} като последния раздел.

Синтаксисът на функцията FILTER е както следва:

FILTER(диапазон, условие1, [условие2, …])^{(FILTER(range, condition1, [condition2, …]))}

Изискват се само диапазонът и едно условие за филтриране. Можете да добавите толкова допълнителни условия, колкото искате, но те не са задължителни.

Параметрите на функцията FILTER са както следва:

• диапазон^(range) : Диапазонът от клетки^{(range of cells)} , които искате да филтрирате
• условие1^(condition1) : колоната или редовете, които искате да използвате за филтриране на резултатите 
• conditionX : Други колони или редове, които също искате да използвате за филтриране на резултатите

Имайте предвид, че диапазонът, който използвате за вашите условия, трябва да има същия брой редове като целия диапазон.

Например, ако искате да създадете същия филтър като първата част на тази статия, ще използвате следната функция FILTER^{(FILTER function)} .

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

Това грабва редовете и колоните от оригиналната таблица с данни (F1: J20 ) и след това използва вградена функция ТЪРСЕНЕ^(SEARCH) , за да търси в колоните за адрес и имейл за текстовите сегменти, които ни интересуват.

Функцията ТЪРСЕНЕ^(SEARCH) е необходима само ако искате да търсите текстов сегмент. Ако се интересувате повече от точно съвпадение, можете просто да използвате това като изявление за условие:

I1:I20=”[email protected] ”

Можете също да използвате други условни оператори, като > или <, ако искате да филтрирате стойности, по-големи или по-малки от фиксирана граница.

След като натиснете Enter , ще видите резултатите от функцията FILTER като таблица с резултати.

Както можете да видите, се връщат само колоните в диапазона, който сте избрали в първия параметър на функцията. Затова е важно да поставите функцията FILTER в клетка, където има място (достатъчно колони), за да се покажат всички резултати.

Използване на филтри в Google Таблици

Филтрите в Google Таблици^{(Google Sheets)} са много мощен начин за копаене в много големи набори от данни^{(very large sets of data)} в Google Таблици^{(Google Sheets)} . Функцията FILTER ви дава гъвкавостта да запазите оригиналния набор от данни на място, но да изведете резултатите другаде.

Вградената функция за филтриране в Google Таблици^{(Google Sheets)} ви позволява да променяте активния изглед на набор от данни по какъвто и да е начин, който ви интересува в даден момент. Можете да запазвате, активирате, деактивирате или изтривате филтри, както желаете.

Имате ли интересни съвети за използване на филтри в Google Таблици^{(Google Sheets)} ? Споделете^(Share) ги в секцията за коментари по-долу.

How to Filter in Google Sheets

When you’re working with lаrge datasetѕ, it’s useful to know how to filter in Google Sheets.

There are two ways to do this. You can use filter views in the Google Sheets menu, which lets you customize specific ways to filter the data in the sheet that you can reuse. A more dynamic method to filter data in Google Sheets is using the FILTER function.

In this article, you’ll learn how to use both methods.

Create a Filter View in Google Sheets

In this method, you’ll learn how to apply a filter that will show you only data from a large dataset that you want to see. This filter view will hide all other data. You can also combine filter parameters for more advanced filter views as well.

How to Create a Filter View

As an example, imagine you have a set of data that includes product purchases made by customers. The data includes names, addresses, emails, phone numbers, and more.

For this example, let’s say you want to see only customers from Playa Vista, CA, and only customers who have a “.gov” email address. 

1. To create this filter, select the Create a Filter icon in the menu. This icon looks like a funnel. 

2. You’ll see small filter icons appear on the right side of each column header. Select this funnel icon at the top of the Customer Address field to customize the filter for this field. 

3. This will open a window where you can customize the filter options. Select the arrow to the left of Filter by values. Select Clear to deselect all entries in that field. 

Note: This is an important step because it resets the view from showing all records to showing none. This prepares Excel to apply the filter you’re going to create in the next steps.

4. Type the text in the field below that you want to filter the field by. In this example, we’ll use “Playa Vista” and select the search icon to see only those records that contain that text. Select all of the records that show up in the results list. This customizes your filter so that only the items you select will be displayed in the spreadsheet.

4. Once you select the OK button, you’ll see the data in your sheet filtered so that only customers from Playa Vista are displayed.

5. To filter on a second field, select the filter icon at the top of that field. Repeat the process above to create the filter. Clear all entries, type the “gov” text to filter out any email addresses that don’t contain “gov,” select those entries, and select OK.

Now you’ve customized your filter so that only the records in the dataset you care about are displayed. So that you don’t have to repeat this process every time you open the spreadsheet, it’s time to save the filter.

Saving and Viewing Filter Views

When you’re done setting up your filter, you can save it as a filter view that you can enable at any time.

To save a filter view, just select the dropdown arrow next to the filter icon and select Save as filter view. 

You’ll see a dark gray field open at the top of the spreadsheet. This will show you the selected range that the filter applies to and the name of the field. Just select the field next to Name and type the name you’d like to apply to that filter. 

Just type the name and press Enter.

You’ll notice on the right side of the gray bar that there’s a gear icon. Select this icon to see filter options. 

Available options include:

• Rename the filter
• Update the range that the filter applies to
• Duplicate the filter to update it without affecting the original filter
• Delete the filter 

You can turn off the filter you’ve enabled at any point simply by selecting the filter icon again.

Note that when any filter is enabled, the filter icon will turn green. When you disable the filters, this icon will turn back to black. This is a quick way to see the entire dataset or if any filter has removed data from the current view.

Later, if you want to re-enable any of the filters you’ve created, just select the dropdown arrow next to the filter icon. You’ll see the filters you’ve saved appear in the menu. Just select that filter to enable it whenever you like.

This will filter the view again using the filter settings you’ve configured.

Using the FILTER Function

Another option to filter in Google Sheets is using the FILTER function.

The FILTER function lets you filter a dataset based on any number of conditions you choose. 

Let’s take a look at using the FILTER function using the same Customer Purchases example as the last section.

The syntax of the FILTER function is as follows:

FILTER(range, condition1, [condition2, …])

Only the range and one condition for filtering are required. You can add as many additional conditions as you like, but they aren’t required.

The parameters of the FILTER function are as follows:

• range: The range of cells you want to filter
• condition1: The column or rows that you want to use to filter results 
• conditionX: Other columns or rows you’d also like to use to filter results

Keep in mind that the range you use for your conditions needs to have the same number of rows as the entire range.

For example, if you want to create the same filter as the first part of this article, you’d use the following FILTER function.

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

This grabs the rows and columns from the original table of data (F1:J20) and then uses an embedded SEARCH function to search the address and email columns for the text segments that we’re interested in.

The SEARCH function is only needed if you want to look for a text segment. If you’re more interested in an exact match, you can just use this as the condition statement instead:

I1:I20=”[email protected]”

You can also use other conditional operators, like > or < if you want to filter values greater than or less than a fixed limit.

Once you press Enter, you’ll see the results of the FILTER function as a results table.

As you can see, only the columns in the range you selected in the first parameter of the function are returned. So it’s important to place the FILTER function in a cell where there’s room (enough columns) for all of the results to appear.

Using Filters in Google Sheets

Filters in Google Sheets are a very powerful way to dig through very large sets of data in Google Sheets. The FILTER function gives you the flexibility of keeping the original dataset in place but outputting the results elsewhere.

The built-in filter feature in Google Sheets lets you modify the active dataset view in whatever way you’re interested at any given moment. You can save, activate, deactivate, or delete filters however you like.

Do you have any interesting tips to offer for using filters in Google Sheets? Share those in the comments section below.

Related posts

• Как да сортирате или филтрирате по цвят в Google Sheets

• Как да използвате падащи списъци на Google Sheets

• 9 скрити функции в Google Maps, които трябва да проверите

• Какво е приложението Google и как да го използвам

• Как да вмъкнете подпис в Google Документи

• 8 съвета за търсене в Google: Винаги намирайте това, което търсите

• 7-те най-добри добавки за Gmail

• Как да заявите бизнес в Google

• Как да използвате семейния календар на Google, за да поддържате семейството си навреме

• Как да изключите Google SafeSearch

• Как да добавяте фигури в Google Документи

• Как да вградите Google формуляри във вашия уебсайт

• Как да направите линейна графика в Google Sheets

• Как работи алгоритъмът на YouTube?

• Как да коригирате грешки в сертификата за сигурност на SSL в Chrome

• Можете ли да изтриете всички имейли от Gmail наведнъж?

• Как да прегледате вашата история на търсене в Google Maps

• Какво представляват известията от Google за излагане на опасност за COVID Protection?

• Как работи програмата за стартиране на приложения за Google Drive

• Как да използвате SUMIF в Google Sheets