Наскоро написах статия за това как да използвам обобщаващи функции в Excel^{(how to use summary functions in Excel)} за лесно обобщаване на големи количества данни, но тази статия взе предвид всички данни в работния лист. Ами ако искате да разгледате само подмножество от данни и да обобщите подмножеството от данни?

В Excel можете да създавате филтри върху колони, които ще скрият редове, които не съвпадат с вашия филтър. Освен това можете да използвате и специални функции в Excel , за да обобщите данни, като използвате само филтрираните данни.

В тази статия ще ви преведа през стъпките за създаване на филтри в Excel , както и за използване на вградени функции за обобщаване на тези филтрирани данни.

Създайте прости филтри в Excel

В Excel можете да създавате прости филтри и сложни филтри. Нека започнем с прости филтри. Когато работите с филтри, винаги трябва да имате един ред в горната част, който се използва за етикети. Не е задължително да имате този ред, но това прави работата с филтри малко по-лесна.

По-горе имам някои фалшиви данни и искам да създам филтър в колоната Град . ^(City)В Excel това е наистина лесно да се направи. Продължете и щракнете върху раздела Данни^(Data) в лентата и след това щракнете върху бутона Филтър^(Filter) . Не е нужно да избирате данните от листа или да щраквате в първия ред.

Когато щракнете върху Филтър^(Filter) , всяка колона в първия ред автоматично ще има малък бутон за падащо меню, добавен вдясно.

Сега продължете и щракнете върху падащата стрелка в колоната Град . ^(City)Ще видите няколко различни опции, които ще обясня по-долу.

В горната част можете бързо да сортирате всички редове по стойностите в колоната Град . ^(City)Имайте предвид, че когато сортирате данните, той ще премести целия ред, а не само стойностите в колоната Град . ^(City)Това ще гарантира, че вашите данни ще останат непокътнати, както преди.

Също така е добра идея да добавите колона отпред, наречена ID и да я номерирате от един до толкова редове, които имате във вашия работен лист. По този начин винаги можете да сортирате по колоната с идентификатор и да получите данните си обратно в същия ред, в който са били първоначално, ако това е важно за вас.

Както можете да видите, всички данни в електронната таблица вече са сортирани въз основа на стойностите в колоната Град . ^(City)Досега няма скрити редове. Сега нека да разгледаме квадратчетата за отметка в долната част на диалоговия прозорец за филтриране. В моя пример имам само три уникални стойности в колоната Град^(City) и тези три се показват в списъка.

Продължих и премахнах отметката от два града и оставих един отметнат. Сега имам само 8 реда показващи данни, а останалите са скрити. Можете лесно да разберете, че разглеждате филтрирани данни, ако проверите номерата на редовете в най-ляво. В зависимост от това колко реда са скрити, ще видите няколко допълнителни хоризонтални линии и цветът на числата ще бъде син.

Сега да кажем, че искам да филтрирам по втора колона, за да намаля допълнително броя на резултатите. В колона C имам общия брой членове във всяко семейство и искам да видя резултатите само за семейства с повече от двама членове.

Продължете и щракнете върху стрелката за падащо меню в колона C^{(Column C)} и ще видите същите квадратчета за отметка за всяка уникална стойност в колоната. В този случай обаче искаме да щракнем върху Числови филтри^{(Number Filters)} и след това върху По-голямо от^{( Greater Than)} . Както можете да видите, има и куп други опции.

Ще се появи нов диалогов прозорец и тук можете да въведете стойността за филтъра. Можете също да добавите повече от един критерий с функция И или ИЛИ. Можете да кажете, че искате редове, където стойността е по-голяма от 2 и не е равна на 5, например.

Сега имам само 5 реда данни: семейства само от Ню Орлиънс^{(New Orleans)} и с 3 или повече членове. Достатъчно лесно ? ^(Easy)Имайте предвид, че можете лесно да изчистите филтър в колона, като щракнете върху падащото меню и след това щракнете върху връзката Изчистване на филтъра от „Име на колона“^{(Clear Filter From “Column Name”)} .

Това е всичко за прости филтри в Excel . Те са много лесни за използване и резултатите са доста ясни. Сега нека да разгледаме сложните филтри с помощта на диалоговия прозорец Разширени^(Advanced) филтри.

Създайте разширени филтри в Excel

Ако искате да създадете по-разширени филтри, трябва да използвате диалоговия прозорец Разширен^(Advanced) филтър. Например, да кажем, че исках да видя всички семейства, които живеят в Ню Орлиънс^{(New Orleans)} с повече от 2 членове в семейството си ИЛИ^(OR) всички семейства в Кларксвил^{(Clarksville)} с повече от 3 членове в семейството си И^(AND) само тези с краен имейл адрес .EDU . Сега не можете да направите това с обикновен филтър.

За да направим това, трябва да настроим листа на Excel малко по-различно. ^(Excel)Продължете и вмъкнете няколко реда над набора от данни и копирайте етикетите на заглавията точно в първия ред, както е показано по-долу.

Сега ето как работят разширените филтри. Първо трябва да въведете критериите си в колоните в горната част и след това да щракнете върху бутона Разширени^(Advanced) под Сортиране и филтриране^{( Sort & Filter)} в раздела Данни^(Data) .

И така, какво точно можем да въведем в тези клетки? Добре, нека започнем с нашия пример. Искаме да видим само данни от Ню Орлиънс^{(New Orleans)} или Кларксвил^{(Clarksville)} , така че нека ги напишем в клетки E2 и E3.

Когато въвеждате стойности на различни редове, това означава ИЛИ. Сега искаме семейства от Ню Орлиънс^{(New Orleans)} с повече от двама членове и семейства Clarksville с повече от 3 членове. За да направите това, въведете >2 в C2 и >3 в C3.

Тъй като >2 и Ню Орлиънс^{(New Orleans)} са на един и същи ред, това ще бъде оператор И. ^(AND)Същото важи и за ред 3 по-горе. И накрая, искаме само семействата с краен имейл адрес .EDU. За да направите това, просто въведете *.edu както в D2, така и в D3. Символът * означава произволен брой знаци.

След като направите това, щракнете навсякъде във вашия набор от данни и след това щракнете върху бутона Разширени^(Advanced) . Полето List Range^{(List Rang)} автоматично ще определи вашия набор от данни, тъй като сте щракнали в него, преди да щракнете върху бутона Разширени^(Advanced) . Сега щракнете върху малкия бутон вдясно от бутона за диапазон на критерии^{(Criteria range)} .

Изберете^(Select) всичко от A1 до E3 и след това щракнете върху същия бутон отново, за да се върнете към диалоговия прозорец Разширен филтър^{(Advanced Filter)} . Щракнете върху OK^{(Click OK)} и вашите данни вече трябва да бъдат филтрирани!

Както можете да видите, сега имам само 3 резултата, които отговарят на всички тези критерии. Имайте предвид, че етикетите за диапазона от критерии трябва да съвпадат точно с етикетите за набора от данни, за да работи това.

Очевидно можете да създадете много по-сложни заявки с помощта на този метод, така че поиграйте с него, за да получите желаните резултати. И накрая, нека поговорим за прилагането на сумиращи функции към филтрирани данни.

Обобщаване на филтрирани данни

Сега да кажем, че искам да сумирам броя на членовете на семейството на моите филтрирани данни, как да направя това? Е, нека изчистим нашия филтър, като щракнем върху бутона Изчистване^(Clear) в лентата. Не се притеснявайте, много е лесно да приложите разширения филтър отново, като просто щракнете върху бутона Разширени^(Advanced) и щракнете отново върху OK.

В долната част на нашия набор от данни, нека добавим клетка, наречена Total , и след това добавим функция за сумиране, за да обобщим общите членове на семейството. В моя пример току-що написах =SUM(C7:C31) .

Така че, ако погледна всички семейства, имам общо 78 членове. Сега нека да продължим и да приложим отново нашия Разширен^(Advanced) филтър и да видим какво ще се случи.

Опа! Вместо да покажа правилното число, 11, все още виждам, че общото е 78! Защо така? Е, функцията SUM не игнорира скритите редове, така че все още прави изчисленията, използвайки всички редове. За щастие има няколко функции, които можете да използвате, за да игнорирате скрити редове.

Първият е МЕЖДУНАРОДНА ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ^(SUBTOTAL) . Преди да използваме някоя от тези специални функции, ще искате да изчистите филтъра си и след това да въведете функцията.

След като филтърът бъде изчистен, продължете и въведете =SUBTOTAL( и трябва да видите падащо меню, което се появява с куп опции. Използвайки тази функция, първо избирате типа функция за сумиране, която искате да използвате, като използвате число.

В нашия пример искам да използвам SUM , така че ще напиша числото 9 или просто ще щракна върху него от падащото меню. След това въведете запетая и изберете диапазона от клетки.

Когато натиснете enter, трябва да видите, че стойността на 78 е същата като преди. Въпреки това, ако сега приложите филтъра отново, ще видим 11!

Отлично! Точно това искаме. Сега можете да коригирате филтрите си и стойността винаги ще отразява само редовете, които се показват в момента.

Втората функция, която работи почти по същия начин като функцията SUBTOTAL , е АГРЕГАТИРАНЕ^(AGGREGATE) . Единствената разлика е, че има друг параметър във функцията AGGREGATE , където трябва да посочите, че искате да игнорирате скрити редове.

Първият параметър е функцията за сумиране, която искате да използвате и както при SUBTOTAL , 9 представлява функцията SUM . Втората опция е, когато трябва да въведете 5, за да игнорирате скрити редове. Последният параметър е същият и е обхватът от клетки.

Можете също да прочетете моята статия за обобщаващите функции, за да научите как да използвате функцията АГРЕГАТИРАНЕ^{(use the AGGREGATE function)}  и други функции като РЕЖИМ^(MODE) , МЕДИАНА^(MEDIAN) , СРЕДНА^(AVERAGE) и т.н. по-подробно.

Надяваме се, че тази статия ви дава добра отправна точка за създаване и използване на филтри в Excel . Ако имате въпроси, не се колебайте да публикувате коментар. Наслади се!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote аn article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Начертаване на вашите данни в Excel

• Използвайте новата функция на Excel Mobile „Вмъкване на данни от картина“.

• Използвайте обобщаващи функции за обобщаване на данни в Excel

• Използвайте Excel като инструмент за копиране на данни от мрежата

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

• Как да проследявате промените в Excel

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Автоматично побиране на ширини на колони и височини на редове в Excel

• Как да използвате COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS в Excel

• Как да запишете макрос в Excel

• Как да направите хистограма в Excel

• Как да използвате функцията YEARFRAC в Excel

• Ръководство за всички разширения на файлове на Excel и какво означават те

• 13 съвета и трика за OneNote за по-добро организиране на вашите бележки

• 40-те най-добри клавишни комбинации на Microsoft Excel

• Как да създадете списък за разпространение в Outlook

• Как да използвате VLOOKUP в Excel