Планирате ли^(Are) да напуснете работа и искате да сте сигурни, че получавате копие на всичките си имейли, в случай че трябва да се обърнете към тях на по-късен етап? Или може би просто искате да ги експортирате за архивиране, в случай че вашият Outlook PST файл се повреди , което се случва доста често.

Във всеки случай, архивирането на вашите имейли винаги е добра идея. Дори ако използвате уеб услуга като Outlook.com или Gmail , все още не е лоша идея да използвате настолен клиент като Outlook , за да изтеглите цялата си поща, така че да я съхранявате локално. Уеб^(Web) услугите и гигантите като Microsoft и Google може да изглеждат имунизирани срещу провал, но никога не знаете кога може да се случи нещо катастрофално.

В тази статия ще ви покажа как да експортирате имейлите си в Outlook в Outlook 2003^{(Outlook 2003)} , 2007, 2010, 2013 и 2016. Ще спомена и процедурата, ако използвате Outlook за Mac . Струва си да се отбележи, че действителният съветник за импортиране^(Import) и експортиране^{(Export Wizard)} е почти еднакъв във всички версии, но процесът на достигане до съветника се е променил.

Експортиране на имейли от Outlook

Ако използвате Outlook 2003 , 2007, 2010 или 2013, вижте публикацията ми за това как да експортирате контакти на Outlook^{(how to export Outlook contacts)} , за да видите процедурата за достъп до съветника за импортиране/експортиране. Ако използвате Outlook 2016 , щракнете върху Файл^(File) и Отваряне и експортиране^{( Open & Export)} .

В дясното меню щракнете върху бутона Import/Export .

Това сега ще изведе Import/Export Wizard , който изглежда еднакво във всички версии на Office . За да започнете, искате да изберете Експортиране във файл^{(Export to a file)} .

На следващия екран трябва да изберете типа файл: или CSV ( стойности, разделени със запетая^{(Comma Separated Values)} ) файл или файл с данни на Outlook^{(Outlook Data File)} ( PST ). Обикновено винаги използвам PST , така че да е по-лесно да импортирам обратно в Outlook , но можете да изберете CSV , ако искате да импортирате имейлите в друг имейл клиент или дори в програма като Excel или Word .

На следващия екран трябва да изберете какво искате да експортирате. Ако искате да получавате всичките си имейли, обикновено избирате Входящи^(Inbox) и се уверете, че Включване на подпапки^{(Include subfolders)} е отметнато. Ако искате само малка подгрупа имейли, можете да щракнете върху бутона Филтър^(Filter) и след това да поставите различни критерии, за да намалите броя на имейлите за експортиране.

Щракнете върху Напред^(Next) и сега ще трябва да изберете място за запазване на вашия CSV или PST файл. Има няколко опции, от които можете да избирате, които да се справят с това как ще се обработват дубликатите.

Накрая щракнете върху Готово^(Finish) и ще получите прозорец с въпрос дали искате да защитите своя PST файл с незадължителна парола. Ако ще използвате парола тук, имайте предвид, че тя трябва да бъде повече от 16 знака. Също така имайте предвид, че не е много сигурен и може лесно да бъде хакнат с помощта на правилния софтуер.

Това е почти всичко. Вече трябва да имате CSV или PST файл с всичките си имейли, съхранявани вътре. Вече можете да копирате този файл на безопасно място за архивиране.

Експортирайте имейли от Outlook за Mac

Ако използвате Mac версията на Office , тогава процедурата за експортиране на имейли е различна. Всъщност типът на файла също е различен. На Macs имате само една опция: архивен файл на Outlook за Mac^{(Mac Archive File)} ( .OLM ).

Щракнете върху Файл^(File) и след това Експортиране^(Export) .

Ще се появи диалогов прозорец, в който можете да изберете кои елементи искате да експортирате в архивния файл. Можете да избирате от Поща^(Mail) , Календар^(Calendar) , Контакти^(Contacts) , Задачи^(Tasks) и Бележки^(Notes) или можете да избирате от елементи в конкретна категория.

Щракнете върху Продължи^(Continue) и ще бъдете попитани къде искате да запишете файла. Това е почти всичко. Няма други опции при експортиране от Outlook на Mac .

След като експортирате имейлите си, можете да прочетете публикацията ми за това как да ги импортирате в друга имейл услуга^{(import them to another email service)} като Gmail , ако планирате да превключите.

How to Export Your Emails from Microsoft Outlook to CSV or PST

Are you planning on lеaving a job and want to make sure yoυ get a copу of all your emails in case you nеed to refer to them at a later point? Or maybe you just want to export them for bаckuр purposes in case your Outlook PST file becomes corrυрt, which happens quite often.

In any case, backing up your emails is always a good idea. Even if you are using a web service like Outlook.com or Gmail, it’s still not a bad idea to use a desktop client like Outlook to download all your mail so that you have it stored locally. Web services and giants like Microsoft and Google may seem immune to failure, but you never know when something catastrophic can happen.

In this article, I’ll show you how to export your Outlook emails in Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 and 2016. I’ll also mention the procedure if you are using Outlook for Mac. It’s worth noting that the actual Import and Export Wizard is pretty much exactly the same across all versions, but the process of getting to the wizard has changed.

Exporting Emails from Outlook

If you are running Outlook 2003, 2007, 2010 or 2013, then check out my post on how to export Outlook contacts to see the procedure for getting to the import/export wizard. If you are running Outlook 2016, then click on File and Open & Export.

In the right-hand menu, click on the Import/Export button.

This will now bring up the Import/Export Wizard, which looks the same in all versions of Office. To get started, you want to select Export to a file.

On the next screen, you have to choose the type of file: either a CSV (Comma Separated Values) file or an Outlook Data File (PST). I normally always use PST, so that it’s easier to import back into Outlook, but you can choose CSV if you want to import the emails into another email client or even into a program like Excel or Word.

On the next screen, you have to choose what you want to export. If you want to get all your emails, you normally select Inbox and make sure that Include subfolders is checked. If you only want a small subset of emails, you can click on the Filter button and then put in various criteria to reduce the number of emails to export.

Click Next and you’ll now need to choose a location to save your CSV or PST file. There are several options that you can choose from that deal with how duplicates will be handled.

Finally, click Finish and you’ll get a window asking if you want to protect your PST file with an optional password. If you are going to use a password here, note that it should be more than 16 characters. Also, note that it’s not very secure and can easily be hacked using the right software.

That’s about it. You should now have a CSV or PST file with all your emails stored inside. You can now copy this file to a safe location for backup.

Export Emails from Outlook for Mac

If you are running the Mac version of Office, then the procedure for exporting emails is different. Actually, the file type is also different. On Macs, you only have one option: Outlook for Mac Archive File (.OLM).

Click on File and then Export.

A dialog will popup where you can choose which items you want to export to the archive file. You can choose from Mail, Calendar, Contacts, Tasks and Notes or you can choose from items in a specific category.

Click Continue and you’ll be asked where you want to save the file. That’s about it. There aren’t any other options when exporting from Outlook on a Mac.

Once you have your emails exported, you can read my post on how to import them to another email service like Gmail, if you are planning to switch.

Related posts

• Как да активирате тъмен режим в Microsoft Outlook (Windows, Mac и Mobile)

• Microsoft Outlook няма да се отвори? 10 начина за поправяне

• 10 инструмента за възстановяване на изгубена или забравена парола за Outlook PST

• Как да възстановите изтрити файлове от PST файл в Outlook

• Поправете грешката „Не може да стартира Microsoft Office Outlook“.

• 13-те най-добри клавишни комбинации за Microsoft Teams

• Как да поправите всяка версия на Microsoft Office

• Файлът с данни на Outlook не може да бъде достъпен: 4 поправки, които да опитате

• Създайте или генерирайте клавишни комбинации за Microsoft Office

• Как да поправите грешка в Microsoft Office 25090

• Как да добавите нови шрифтове към Microsoft Word

• Как да конвертирате групово PST файлове на Outlook в друг формат

• Как да създавате PDF документи в Microsoft Office

• Как да коригирате търсенето в Outlook, което не работи

• Как да препращате автоматично имейл в Outlook 2019

• Как да преинсталирате Microsoft Office Picture Manager

• Не може да се изтрие напомняне за Outlook 2007 до 2016

• Как да изградите база данни с Microsoft Access

• Как да деинсталирате Microsoft Teams, когато продължава да се преинсталира

• Google Docs срещу Microsoft Word – какви са разликите?