За тези, които използват Excel редовно, броят на вградените формули и функции за обобщаване и манипулиране на данни е зашеметяващ. Excel се използва буквално от всички: от студенти във финансов клас до мениджъри на хедж фондове на Уолстрийт^{(Wall Street)} . Той е изключително мощен, но в същото време много прост.

За тези, които тепърва започват с Excel , една от първата група функции, които трябва да научите, са обобщаващите функции. Те включват SUM ,  AVERAGE , MAX ,  MIN , MODE , MEDIAN , COUNT , STDEV , LARGE , SMALL и AGREGATE^(AGGREGATE) . Тези функции се използват най-добре върху цифрови данни.

В тази статия ще ви покажа как да създадете формула и да вмъкнете функцията в електронна таблица на Excel . Всяка функция в Excel приема аргументи^(arguments) , които са стойностите, необходими на функциите за изчисляване на изход.

Разбиране на формули и функции

Например, ако трябва да съберете 2 и 2 заедно, функцията ще бъде SUM  , а аргументите ще бъдат числата 2 и 2 . Обикновено пишем това като 2 + 2, но в Excel бихте го записали като =SUM(2+2) . Тук можете да видите резултатите от това просто събиране на две буквални числа.

Въпреки че няма нищо лошо в тази формула, тя наистина не е необходима. Можете просто да въведете =2+2 в Excel и това също ще работи. В Excel , когато използвате функция като SUM , е по-разумно да използвате аргументи. С функцията SUM Excel ^(SUM)очаква^(Excel) поне два аргумента, които биха били препратки към клетки в електронната таблица.

Как да препращаме клетка във формулата на Excel ? Е, това е доста лесно. Всеки ред има число и всяка колона има буква. A1 е първата клетка в електронната таблица горе вляво. B1 ще бъде клетката вдясно от A1. A2 е клетката точно под A1. Достатъчно лесно , нали?^(Easy)

Преди да напишем нашата нова формула, нека добавим някои данни в колони A и B, с които да работим. Продължете и въведете произволни числа от A1 до A10 и B1 до B10 за нашия набор от данни. Сега отидете на D1 и въведете =SUM(A1,B1) . Трябва да видите, че резултатът е просто стойността на A1 + B1 .

Има няколко неща, които трябва да отбележите, докато пишете формула в Excel . Първо, ще забележите, че когато въведете първата отваряща скоба ( след името на функцията, Excel автоматично ще ви каже какви аргументи приема тази функция. В нашия пример тя показва number1 , number2 и т.н. Вие разделяте аргументите със запетаи. Това определена функция може да приеме безкраен брой стойности, тъй като по този начин работи функцията SUM .

Второ, или можете да въведете ръчно препратката към клетка (A1), или можете да щракнете върху клетката A1, след като сте въвели отворената скоба. Excel също така ще маркира клетката в същия цвят като препратката към клетката, за да можете да видите точно съответните стойности. Така че сумирахме един ред заедно, но как можем да сумираме всички останали редове, без да въвеждаме формулата отново или да копираме и поставяме? За щастие, Excel прави това лесно.

Преместете курсора на мишката в долния десен ъгъл на клетка D1 и ще забележите, че се променя от бял кръст в черен знак плюс.

Сега щракнете и задръжте бутона на мишката натиснат. Плъзнете курсора надолу до последния ред с данните и след това го пуснете в края.

Excel е достатъчно умен, за да знае, че формулата трябва да се промени и да отразява стойностите в другите редове, а не просто да ви показва едни и същи A1 + B1 докрай. Вместо това ще видите A2+B2 , A3+B3 и така нататък.

Има и друг начин за използване на SUM , който обяснява друга концепция зад аргументите в Excel . Да кажем, че искаме да сумираме всички стойности от A1 до A12 , тогава как ще го направим? Можем да напишем нещо като =SUM(A1, A2, A3, etc) , но това отнема много време. По-добър начин е да използвате диапазон на Excel .

За да сумираме A1 до A12 , всичко, което трябва да направим, е да =SUM(A1:A12) с двоеточие, разделящо двете препратки към клетки вместо запетая. Можете дори да въведете нещо като =SUM(A1:B12) и то ще сумира всички стойности от A1 до A12 и B1 до B12 .

Това беше много основен преглед на това как да използвате функции и формули в Excel , но това е достатъчно, за да можете да започнете да използвате всички функции за сумиране на данни.

Обобщени функции

Използвайки същия набор от данни, ще използваме останалите функции за обобщение, за да видим какви числа можем да изчислим. Нека започнем с функциите COUNT и COUNTA .

Тук въведох функцията COUNT в D2 и функцията COUNTA в E2, използвайки диапазон A2:A12  като набор от данни за двете функции. Също така промених стойността в A9 на текстовия низ hello , за да покажа разликата. COUNT брои само клетките, които имат числа, докато COUNTA брои клетки, които съдържат текст и числа. И двете функции не отчитат празни клетки. Ако искате да преброите празни клетки, използвайте функцията COUNTBLANK .

Следват функциите AVERAGE , MEDIAN и MODE . Средното се разбира от само себе си, медианата е средното число в набор от числа, а режимът е най-често срещаното число или числа в набор от числа. В по-новите версии на Excel имате MODE.SNGL  и MODE.MULT, защото може да има повече от едно число, което е най-често срещаното число в набор от числа. Използвах B2:B12 за диапазона в примера по-долу.

Продължавайки нататък, можем да изчислим MIN , MAX и STDEV за набора от числа B2: B12 . Функцията STDEV ще изчисли колко широко стойностите са разпръснати от средната стойност. В по-новите версии на Excel имате STDEV.P и STDEV.S , които изчисляват съответно въз основа на цялата съвкупност или въз основа на извадка.

И накрая, други две полезни функции са LARGE и SMALL . Те приемат два аргумента: диапазонът на клетките и k-тата най-голяма стойност, която искате да върнете. Така че, ако искате втората по големина стойност в набора, ще използвате 2 за втория аргумент, 3 за третото най-голямо число и т.н. SMALL работи по същия начин, но ви дава k-то най-малко число.

И накрая, има функция, наречена AGGREGATE , която ви позволява да прилагате някоя от другите функции, споменати по-горе, но също така ви позволява да правите неща като игнориране на скрити редове, игнориране на стойности за грешки и т.н. Вероятно няма да ви се налага да я използвате толкова често , но можете да научите повече за него^{(learn more about it)} тук, в случай че имате нужда от него.

Така че това е основен преглед на някои от най-често срещаните обобщаващи функции в Excel . Ако имате въпроси, не се колебайте да публикувате коментар. Наслади се!

Use Summary Functions to Summarize Data in Excel

Fоr those who use Excel regularly, the number of bυilt-in formulas and functіons to summarize and manіpulate data is staggеring. Εxcel is literаlly used bу everyonе: from students in а finanсial class to hedge fund manаgers on Wall Street. It’s extremely powerful, bυt at the same time very simple.

For those just getting started with Excel, one of the first group of functions you should learn are the summary functions. These include SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL and AGGREGATE. These functions are best used on numerical data.

In this article, I’ll show you how to create a formula and insert the function into an Excel spreadsheet. Each function in Excel takes arguments, which are the values the functions needs to calculate an output.

Understanding Formulas & Functions

For example, if you need to add 2 and 2 together, the function would be SUM and the arguments would be the numbers 2 and 2. We normally write this as 2 + 2, but in Excel you would write it as =SUM(2+2). Here you can see the results of this simple addition of two literal numbers.

Even though there is nothing wrong with this formula, it really isn’t necessary. You could just type =2+2 in Excel and that would work also. In Excel, when you use a function like SUM, it makes more sense to use arguments. With the SUM function, Excel is expecting at least two arguments, which would be references to cells on the spreadsheet.

How do we reference a cell inside the Excel formula? Well, that’s pretty easy. Every row has a number and every column has a letter. A1 is the first cell on the spreadsheet at the top left. B1 would be the cell to the right of A1. A2 is the cell directly below A1. Easy enough right?

Before we write our new formula, let’s add some data in columns A and B to work with. Go ahead and type random numbers from A1 to A10 and B1 to B10 for our data set. Now go to D1 and type in =SUM(A1,B1). You should see the result is simply the value of A1 + B1.

There are a couple of things to note while typing a formula in Excel. Firstly, you’ll notice that when you type the first opening parenthesis ( after the function name, Excel will automatically tell you what arguments that function takes. In our example, it shows number1, number2, etc. You separate arguments with commas. This particular function can take an infinite number of values since that is how the SUM function works.

Secondly, either you can type in the cell reference manually (A1) or you can click on the cell A1 after you typed the open parenthesis. Excel will also highlight the cell in the same color as the cell reference so you can see the corresponding values exactly. So we summed one row together, but how can we sum all the other rows without typing the formula again or copying and pasting? Luckily, Excel makes this easy.

Move your mouse cursor to the bottom right corner of cell D1 and you’ll notice it changes from a white cross to a black plus sign.

Now click and hold your mouse button down. Drag the cursor down to the last row with the data and then let go at the end.

Excel is smart enough to know that the formula should change and reflect the values in the other rows rather than just showing you the same A1 + B1 all the way down. Instead, you’ll see A2+B2, A3+B3 and so on.

There is also another way to use SUM that explains another concept behind arguments in Excel. Let’s say we wanted to sum up all the values from A1 to A12, then how would we go about it? We could type something like =SUM(A1, A2, A3, etc), but that is very time consuming. A better way is to use an Excel range.

To sum A1 to A12, all we have to do is type =SUM(A1:A12) with a colon separating the two cell references instead of a comma. You could even type something like =SUM(A1:B12) and it will sum all values in A1 thru A12 and B1 thru B12.

This was a very basic overview of how to use functions and formulas in Excel, but it’s enough so that you can start using all of the data summation functions.

Summary Functions

Using the same set of data, we’re going to use the rest of the summary functions to see what kind of numbers we can calculate. Let’s start with the COUNT and COUNTA functions.

Here I have entered the COUNT function into D2 and the COUNTA function into E2, using A2:A12 range as the data set for both functions. I also changed the value in A9 to the text string hello to show the difference. COUNT only counts the cells that have numbers whereas COUNTA counts cells that contain text and numbers. Both functions do not count blank cells. If you want to count blank cells, use the COUNTBLANK function.

Next up are the AVERAGE, MEDIAN and MODE functions. Average is self-explanatory, median is the middle number in a set of numbers and mode is the most common number or numbers in a set of numbers. In newer versions of Excel, you have MODE.SNGL and MODE.MULT because there could be more than one number that is the most common number in a set of numbers. I used B2:B12 for the range in the example below.

Moving on, we can calculate the MIN, MAX and STDEV for the set of numbers B2:B12. The STDEV function will calculate how widely values are dispersed from the average value. In newer versions of Excel, you have STDEV.P and STDEV.S, which calculates based on the entire population or based on a sample, respectively.

Finally, another two useful functions are LARGE and SMALL. They take two arguments: the cell range and the k-th largest value you want to return. So if you want the second largest value in the set, you would use 2 for the second argument, 3 for the third largest number, etc. SMALL works the same way, but gives you the k-th smallest number.

Lastly, there is a function called AGGREGATE, which allows you to apply any of the other functions mentioned above, but also lets you do things like ignore hidden rows, ignore error values, etc. You probably won’t need to use it that often, but you can learn more about it here in case you do need it.

So that’s a basic overview of some of the most common summary functions in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Използвайте новата функция на Excel Mobile „Вмъкване на данни от картина“.

• Използвайте Excel като инструмент за копиране на данни от мрежата

• Начертаване на вашите данни в Excel

• Как да филтрирам данни в Excel

• Използвайте Excel, за да изчислите ефективен лихвен процент от номинален лихвен процент

• Използвайте Format Painter в Word, за да копирате и поставите форматиране

• Как да разберем анализа какво-ако в Microsoft Excel

• Как да запишете макрос в Excel

• Как да извадите дати в Excel

• Как да скриете листове, клетки, колони и формули в Excel

• Как да превключвате между работни листове в Excel

• Как да групирате работни листове в Excel

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Как да отворите няколко екземпляра на Excel

• Как да настроите и използвате MLA формат в Microsoft Word

• Как да проследявате промените в Excel

• 40-те най-добри клавишни комбинации на Microsoft Excel

• Как да изчислим дисперсията в Excel

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да премахнете, кракнете или разбиете забравена XLS парола за Excel