Ако сте свикнали да използвате по-стари версии на Excel , опциите за условно форматиране в Excel 2007 , 2010 и 2013 ще ви удивят. Така че защо бихте искали да се притеснявате да използвате условно форматиране? Е, ето няколко причини, поради които обичам да използвам тази функция на Excel :

1. За да направите данните си по-визуално привлекателни.

2. За да направите вашите електронни таблици по-лесни за разбиране с един поглед.

3. Да се ​​идентифицират определени видове числа за помощ при решаване на проблеми.

4. За да ви помогне да направите заключения от вашите данни.

5. За визуално показване на потребителя какво е „добро” или „лошо”, като използвате зелено и червено.

Сега можете да използвате условно форматиране, за да форматирате всяка клетка в диапазон въз основа на вашите собствени критерии (и има много опции за форматиране, от които да избирате). Например, ако имате отчет за печалбата и искате да оцветите всички печалби, по-големи от $200, в зелено и всички печалби под $200 като жълти и всички загуби в червено, тогава можете да използвате условно форматиране, за да свършите бързо цялата работа вместо вас .

Условно форматиране в Excel

Условното форматиране ви позволява да форматирате значителни количества данни бързо и лесно – като същевременно можете да различавате различни типове данни. Можете да създадете правила за опциите за форматиране, които ще позволят на Microsoft Excel автоматично да форматира вместо вас. Наистина трябва да следвате само три прости стъпки.

Стъпка 1:^{(Step 1:)} Изберете клетките, които искате да форматирате.

Стъпка 2:^{(Step 2:)} Щракнете върху бутона Условно форматиране^{(Conditional Formatting)} под началното^(Home) меню, раздел Стилове^(Styles) .

Стъпка 3:^{(Step 3:)} Изберете вашите правила. В горната част има правила за подчертаване на клетки^{(Highlight Cells Rules)} и правила Top/Bottom Rules  , които ви позволяват да правите сравнения със стойности. За този пример наложихме три правила. Първото беше, че всяка стойност, по-голяма от $200, беше зелена.

Струва си да се отбележи, че само секцията Правила за подчертаване на клетките^{(Highlight Cells Rules)} също може да се използва за сравняване на набор от данни с друг набор от данни. Всичко останало просто ще използва единия набор от данни, който сте подчертали, и ще сравни стойностите една с друга. Например, когато използвам правилото по-голямо от^{(Greater Than)} , мога да сравня стойности от A1 до A20 с определено число или мога да сравня A1 до A20 срещу B1 до B20 .

Същата логика беше приложена към второто и третото правило. Второто правило беше, че всичко между $0 и $200 е форматирано в жълто. Третото правило беше, че всичко по-малко от $0 е форматирано в червено. Ето как изглежда част от готовата електронна таблица.

Ако не ви харесват тези опции за форматиране, Excel има много различни нови опции за условно форматиране^{(Conditional Formatting)} , от които можете да използвате. Например, можете да вмъкнете икони като цветни стрелки ( Набори от икони^{(Icon Sets)} ), лентови диаграми като във втория пример ( Ленти с данни^{(Data Bars)} ) или дори диапазон от автоматично избрани цветове като в последния пример ( Цветови скали^{(Color Scales)} ). Тези три опции сравняват само стойности от един и същ набор от данни. Ако изберете от A1 до A20 , ще сравнява само тези стойности една с друга.

Ако по-късно решите, че не искате клетките ви да бъдат условно форматирани, всичко, което трябва да направите, е да изчистите форматирането. За да направите това, изберете бутона Условно форматиране^{(Conditional Formatting)} и изберете Изчистване на правилата^{(Clear Rules)} . След това изберете дали искате да изчистите правилата само от избраните клетки или от целия работен лист.

Освен това, ако сте създали няколко правила, може да забравите какви правила сте приложили към кои клетки. Тъй като можете да приложите много правила към един и същ набор от клетки, това може да стане доста объркващо, особено ако някой друг създаде електронната таблица. За да видите всички правила, щракнете върху бутона Условно форматиране^{(Conditional Formatting)} и след това щракнете върху Управление на правилата.^{(Manage Rules.)}

Когато имате повече от едно правило, приложено към същия диапазон от клетки, правилата се оценяват от по-висок приоритет към по-нисък приоритет. По подразбиране най-новото добавено правило ще има по-висок приоритет. Можете да промените това, като щракнете върху правилото и след това използвате бутоните със стрелки нагоре и надолу, за да промените реда. Освен това можете да щракнете върху падащото меню в горната част и да видите правилата само за текущата селекция или за всеки лист в работната книга.

Има и квадратче за отметка, наречено Stop If True , което тук няма да навлизам в подробности, защото е доста сложно. Можете обаче да прочетете тази публикация от Microsoft , която я обяснява много подробно.

Нови опции за условно форматиране Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Почти всичко е същото в Excel 2010 , когато става въпрос за условно форматиране^{(Conditional Formatting)} , което беше включено в Excel 2007 . Има обаче една нова функция, която наистина го прави много по-мощен.

По-рано споменах, че разделът Highlight Cells Rules ви позволява да сравните един набор от данни с друг набор от данни в същата електронна таблица. През 2010 г. вече можете да препращате към друг работен лист в същата работна книга. Ако се опитате да направите това в Excel 2007 , той ще ви позволи да изберете данните от друг работен лист, но ще ви даде съобщение за грешка, когато се опитате да щракнете върху OK в края.

В Excel 2010 вече можете да направите това, но е малко сложно, така че ще го обясня стъпка по стъпка. Да кажем, че имам два работни листа и на всеки лист имам данни от B2 до B12 за нещо като печалба. Ако искам да видя кои стойности в B2 до B12 от лист 1 са по-големи от стойностите от B2 до B12 на лист 2, първо бих избрал стойностите от B2 до B12 в лист 1 и след това ще щракна върху Great Than в Highlight Cells Rules.

Сега кликнете върху бутона за препратка към клетката, който показах по-горе. Полето ще се промени и иконата на курсора ще стане бял кръст. Сега продължете и щракнете върху лист 2 и изберете  САМО^(ONLY)  клетка B2. НЕ избирайте^(NOT)  целия диапазон от B2 до B12 .

Ще видите, че кутията вече има стойност =Sheet2!$B$2 . Ще трябва да променим това на =Sheet2!$B2 . По принцип просто се отървете от $  , който идва преди 2. Това ще запази колоната фиксирана, но ще позволи на номера на реда да се промени автоматично. По каквато и да е причина, той няма да ви позволи просто да изберете целия диапазон.

Щракнете^(Click) отново върху бутона за препратка към клетка и след това щракнете върху OK. Сега стойностите в лист 1, които са по-големи от лист 2, ще бъдат форматирани според опциите за форматиране, които сте избрали.

Дано^(Hopefully) всичко има смисъл! Когато разглеждате Excel 2013 , изглежда, че няма нови функции, когато става въпрос за условно форматиране. Като последен съвет, ако смятате, че правилата по подразбиране не съвпадат с това, което се опитвате да постигнете, можете да щракнете върху опцията  Ново правило^{(New Rule)} и да започнете от нулата. Това, което е страхотно при създаването на ново правило, е, че можете да използвате формула, за да определите кои клетки да форматирате, което е много мощно.

Въпреки че условното форматиране изглежда сравнително лесно и просто на повърхността, то може да стане доста сложно в зависимост от вашите данни и вашите нужди. Ако имате въпроси, не се колебайте да публикувате коментар. Наслади се!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are used to using older vеrsions of Excel, the conditіonal formatting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze you. So why would you want to bother using conditional formatting? Well, here are a couple of reaѕons why I love using this feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Свържете клетките между листове и работни книги в Excel

• Използвайте прозореца за наблюдение на Excel, за да наблюдавате важни клетки в работна книга

• Как да скриете листове, клетки, колони и формули в Excel

• Използвайте Format Painter в Word, за да копирате и поставите форматиране

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да създадете падащ списък в Excel

• Използвайте Excel, за да изчислите ефективен лихвен процент от номинален лихвен процент

• Как да извадите дати в Excel

• Как да филтрирам данни в Excel

• Използвайте Excel като инструмент за копиране на данни от мрежата

• Как да направите проста графика или диаграма в Excel

• Как да премахнете, кракнете или разбиете забравена XLS парола за Excel

• Как да използвате VLOOKUP в Excel

• Как да добавите ленти за грешки в Excel

• Как да добавяте коментари към клетка на работен лист на Excel

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да създадете диаграми на Гант в Microsoft Excel

• Ръководство за всички разширения на файлове на Excel и какво означават те