Много фирми по света нямат нищо против да разширят възможността за работа от вкъщи за своите работници, които не е задължително да са в офиса. В тази връзка става важно да сте наясно с определен етикет за видеоконферентна връзка^{(video conferencing etiquette)} .

Докато компаниите използват режима за телеприсъствие и видеоконферентна връзка, за да позволят безпроблемно ангажиране, ето някои етикет, съвети и правила за видеоконферентна връзка, които трябва да приемете, за да създадете трайно впечатление.

Прочетете^(Read) : Как да настроите и да се присъедините към среща на Microsoft Teams^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Ръководство за етикет за видеоконферентна връзка

Във видеоконференция нямате възможност да се срещнете лично с всички, за да създадете трайно впечатление. Така че, следвайте тези желани етикети като справочник.

1. Определете дневния ред на срещата предварително
2. Настройте фона
3. Подгответе се за срещата
4. Бъдете точни
5. Поддържайте бюрото си чисто
6. Познайте своята аудитория
7. Документирайте съответните точки
8. Назначете бележник
9. Бъдете учтиви към другите присъстващи
10. Дръжте микрофона заглушен, когато не се използва

Добрият етикет за видеоконферентни разговори може да ви помогне да укрепите увереността си и да подобрите комуникационните си умения.

1] Определете^(Decide) дневния ред на срещата предварително

Основна практика за ефективна видеоконферентна връзка е да организирате и срещата само когато разбирате перфектно темата на дискусиите. Като такъв, ако вие сте този, който организира виртуалната среща, тогава се уверете, че всички участници имат известни познания за нея предварително. Смята се, че е безопасно да изпратите поне две напомняния,

• Ден преди срещата
• Един час преди началото на срещата

Това помага на участниците да се подготвят за срещата, така че да не бъдат хванати неподготвени и да се борят с етикета.

2] Настройте фона

По-важно е да имате подходящи светлинни условия на заден план, за да избегнете сенките. По същия начин, ако имате слънчев прозорец точно зад вас, дръпнете щората, за да затъмните мълнията. В допълнение, чистата стена или завеса е много по-добра от претрупания офис или странни произведения на изкуството, за да избегнете разсейването.

Имайте предвид, че човекът, с когото провеждате видеоконферентна връзка, не трябва да се чувства разсеян. Така че, не забравяйте да проверите какво виждат, преди да се обадите. Да се ​​тревожите твърде много за това, което има във вашия фон и как другите могат да го видят, може да добави стрес, който може да попречи на работата.

Прочетете^(Read) : Как да замъглите фона в среща на Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Пригответе се за срещата

Седнете^(Sit) право на камерата и носете усмивка на лицето си. Използвайте^(Use) естествени жестове, когато говорите и се опитайте да ограничите страничните разговори. Избягвайте^(Avoid) да почуквате по микрофона или да шумолите хартии близо до микрофона. Освен това поддържайте движенията си възможно най-малко.

4] Бъдете навреме

Много хора обикновено закъсняват, така че навреме е важно. Всъщност това трябва да бъде стандарт, за да бъдете в крак с всяка среща, видео или друго. Защото, макар че може да успеете да се измъкнете с физическа среща, във видеоконференция няма път за бягство.

5] Поддържайте бюрото си чисто

Вашето работно бюро не трябва да изглежда разхвърляно или неорганизирано. Поради това е важно да нямате нищо между вас и камерата. Изгубете купчината хартии, лепкави бележки и други канцеларски материали от бюрото си. Може също да искате да поддържате работния си плот на Windows чист. Използвайте опцията Скриване на иконите на работния плот^{(Hide desktop icons)} , ако почувствате нужда.

6] Познавайте аудиторията си

Не можете да наложите училищен дрескод чрез видеоконференция, т.е., в зависимост от публиката, вашето облекло може да варира от обикновено трезво официално облекло до откровено ежедневно. Препоръчваме ви да използвате светли пастелни и приглушени цветове, които изглеждат най-добре на екрана.

7] Документирайте съответните точки

Правилното^(Proper) документиране на отдалечените срещи позволява ефективно извикване на подробности, когато е необходимо. Освен това може да помогне на други членове на екипа, които не са могли да присъстват на срещата, да бъдат в крак.

8] Назначете бележник

Винаги воденето на бележник за записване на важни точки се счита за добра практика за общо събрание. Тази практика става още по-важна, когато ставате виртуални. Така че, назначете бележник, който да документира всичко в срещата, докато се случва. Това добавя нюанси и ако някой би искал да преразгледа обсъжданото, той лесно би могъл да стигне до там.

9] Бъдете учтиви към другите присъстващи

Ако вие сте организаторът или този, който е организирал видеоконференцията, бъдете влезли в компютъра си и сте готови за срещата няколко минути преди уговорения час. Това трябва да е първият урок.

Второ, започнете, като се представите, преди да говорите, така че всички участници да ви опознаят и да продължат да се обръщат към вас с вашето име.

Прочетете^(Read) : Как да изглеждате най-добре във видеоконферентна връзка^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Дръжте^(Keep) микрофона заглушен, когато не се използва

Въпреки че може да не говорите и да мислите, че сте тихи, повечето микрофони могат да улавят незначителни фонови шумове, като кашлица, кихане или писане. Тези звуци могат лесно да разсеят другите участници във видеоконференцията или могат да причинят досада. Така че, изключете микрофона, преди да направите почивка и да се изнесете по време на среща.

Нещо друго, което трябваше да споменем?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mіnd extending the facіlity of work-from-home to their workers who don’t have to necessarily be in office. In this connection, it becomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Как да инсталирате Drupal с помощта на WAMP на Windows

• Най-добрият софтуер и хардуер Bitcoin портфейли за Windows, iOS, Android

• Настройте безплатно интернет радиостанция на компютър с Windows

• Fix Partner не се свърза с грешка на рутера в TeamViewer на Windows 10

• Очите на НАСА ви помагат да изследвате Вселената като астронавти

• Automate.io е безплатен инструмент за автоматизация и алтернатива на IFTTT

• Как да използвате шаблон за създаване на документ с LibreOffice

• Възникна грешка при проверка за актуализации във VLC

• Как да конвертирате двоичен в текст с помощта на този текст в двоичен конвертор

• Съвети за пазаруване за Кибер понеделник и Черен петък, които искате да следвате

• SMS Organizer: SMS приложение, захранвано от машинно обучение

• Как да шифровате и добавяте пароли към документи на LibreOffice

• Донесете предимствата на вашето собствено устройство (BYOD), най-добри практики и др.

• Съвети, инструменти и услуги за управление на репутацията онлайн

• Безплатен софтуер за управление на задачи за управление на екипната работа

• Заключени сте от настройките на Plex сървър и сървър? Ето поправката!

• Какво означава NFT и как да създадем NFT цифрово изкуство?

• Как да инсталирате Windows 95 на Windows 10

• Какво представлява играта Blue Whale Challenge Dare

• Какво е Data Analytics и за какво се използва