В тази публикация ще разгледаме как можете да управлявате по-добре имейла си в Outlook , като автоматично премествате входящата поща в отделни папки. Ако получавате много имейли всеки ден, това може да спести много време.

Вместо да се налага да прекарвате един час веднъж седмично за преместване на имейли от входящата поща^(Inbox) във вашите категоризирани папки, правилата за имейл ще ви помогнат да автоматизирате организацията на вашата входяща кутия. Това е много подобно на използването на етикети и филтри в Gmail .

Правилата за имейли^(Email) може да изглеждат сложни и могат да бъдат, ако наистина искате да извършите някакво сложно сортиране, но ако просто искате да преместите работните имейли автоматично в папката Work  , тогава това е парче торта.

За да бъдат полезни правилата, първо трябва да създадете някои папки под входящата^(Inbox) си поща , за да категоризирате имейла си, като проекти, работа^(Work) , семейство^(Family) и т.н.

Можете да създавате папки, като щракнете с десния бутон върху Inbox или която и да е папка и изберете Нова папка^{(New Folder)} . Следната процедура работи в Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 и Office 365 .

Настройте правилата на Outlook

Сега, за да започнете, отворете Outlook , щракнете върху раздела Файл^(File) и ще видите бутона Управление на правилата и предупрежденията^{(Manage Rules & Alerts)} в долната част.

Ще се появи главният прозорец с правила^(Rules) и предупреждения^(Alerts) и по подразбиране може да видите едно правило, което вече е създадено в зависимост от вашата версия на Outlook .

От тук ще щракнете върху бутона Ново правило^{(New Rule)} , за да започнете с първото си правило за имейл на Outlook . Ще се появи диалоговият прозорец на Съветника^(Wizard) за правила и ще ви покаже някои общи шаблони за правила.^(Rules)

Това са най-често срещаните и вероятно всичко, от което някога ще имате нужда. Най-често срещаното правило е първото изброено: „ Преместване на съобщения от някого в папка^{(Move messages from someone to a folder)} “. Продължете и го изберете, след което щракнете върху Напред^(Next) .

Ще забележите, че долното списъчно поле, наречено „Стъпка 2:“, остава в долната част с подчертан текст. В действителност всичко, което трябва да направите, за да настроите правилото, е да щракнете върху хипервръзките за хора или публична група^{(people or public group)}  и да посочите,^{(specified )} за да изберете имейл адреса и къде искате тези имейли да отидат.

След това можете да щракнете върху Готово^(Finish) и сте готови. Въпреки това, ако искате да направите правилото по-сложно, щракването върху Напред^(Next) ще ви даде много повече опции:

Докато проверявате различни условия в горното списъчно поле, описанието на правилото в долната част също ще се попълни с повече хипервръзки. Можете дори да създадете правила, които търсят конкретни думи в тялото на имейла и след това извършват действия върху тези имейли.

Следващата ви задача е да щракнете върху всяка хипервръзка и да изберете свързаните стойности като имейл адреси, папки и т.н. В нашия пример по-горе ще искате да щракнете върху хора или публична група^{( people or public group)} и да изберете имейл адрес.

След това щракнете върху посочената дума и^(specified) прегледайте папката, в която искате имейлът да бъде преместен, или щракнете върху Нова^(New) и ще бъде създадена нова папка под текущо маркираната папка.

Сега ще видите долната част, актуализирана с действителните стойности за вашето правило.

Когато щракнете върху Напред, можете да зададете повече действия за правилото. Обикновено можете да оставите това на мира, ако това е просто правило, но ако искате да изпълнявате и други действия, като пускане на звук, препращане на имейла, копиране, отпечатване на имейла, стартиране на друга програма, стартиране на скрипт и т.н. , тогава можете да направите всичко това на този екран.

Щракнете върху Напред^(Next) , когато сте готови и ще бъдете отведени до диалоговия прозорец Изключения^(Exceptions) , където можете да изберете за какви условия не бихте искали това правило да се обработва. Освен ако нямате някои уникални случаи, можете да го оставите празно, което е по подразбиране.

Щракнете върху Напред^{(Click Next)} и най-накрая стигнахме до края на съветника за правила! Дайте на правилото име като „Преместване на имейл на приятели“, за да знаете какво прави, когато го погледнете по-късно.

След това, ако вече имате имейли във входящата си поща, които биха съвпадали с новото ви правило, поставете отметка в квадратчето до „ Изпълнявайте това правило за съобщения, които вече са във входяща поща^{(Run this rule on messages already in Inbox)} “. Можете да оставите всичко останало по подразбиране и да щракнете върху Готово^(Finish) !

Сега можете да създавате правила за хора, бюлетини, извлечения от банки/кредитни карти и каквото друго се сетите, за да започнете да управлявате по-ефективно имейла си в Outlook ! Наслади се!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll takе a look at how you can manage your Outlook email better by having incoming mail aυtоmаtically moved іnto separate folders. If you get a lot of email eνeryday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Как да препращате имейли от Outlook към Gmail

• Как да създадете списък за разпространение в Outlook

• Как да създадете преки пътища на Microsoft Outlook за имейл и задачи

• Търсете имейл в Outlook по подател, дата, ключова дума, размер и др

• Microsoft Outlook не отговаря? 8 поправки, които да опитате

• Как да синхронизирате контакти в Outlook с Android, iPhone, Gmail и др

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Бързо добавяне на съдържание към Word Doc

• Как да добавите музика към презентации на PowerPoint

• Как да създадете поздравителна картичка с MS Word

• Експортирайте контакти от Outlook, Outlook Express и Windows Live Mail

• Как да разберем анализа какво-ако в Microsoft Excel

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Как автоматично да архивирате документ на Word в OneDrive

• Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

• Как да си направим книжка в Word

• Крайно ръководство за поправяне на повреден или повреден Word файл

• Използвайте прозореца за наблюдение на Excel, за да наблюдавате важни клетки в работна книга

• 13 съвета и трика за OneNote за по-добро организиране на вашите бележки

• 15 съвета и трика за PowerPoint за подобряване на вашите презентации