Google Drive се превърна в голям конкурент на Microsoft Office 365 както за облачно съхранение, така и за офис софтуер. Една от причините за популярността му е, че можете да се справите с основите много бързо.

Макар че основите може да са лесни за научаване, много от най-добрите функции остават незабелязани. Всъщност има десетки функции, скрити в менютата на Таблици^(Sheets) , Документи^(Docs) и самия Google Диск^{(Google Drive)} . 

Независимо дали искате да подобрите производителността си, искате да знаете как да търсите по-бързо файлове или искате съвети за управление на вашите архивни копия в облак, Google Drive ще бъде по-мощен с някои разширени съвети за Google Drive – ние избрахме най-доброто по-долу .

Използвайте Разширени инструменти за търсене^{(Use Advanced Search Tools)}

Един от най-големите проблеми, които ще срещнете, когато използвате Google Drive по-често, е да намерите отново файлове. За щастие, Google Drive има някои разширени функции за търсене, които можете да използвате, за да идентифицирате файлове.

Щракнете върху лентата за търсене^{(search bar )} и щракнете върху Още инструменти за търсене^{(More search tools)} . Вече имате обширен списък с налични инструменти за фина настройка на вашето търсене. Например, можете да изберете тип файл – това включва всичко от снимки^(Photos) и презентации до .zip файлове и папки. Можете също да търсите собственик, полезно за търсене на споделено съдържание.

Това е само началото. Можете също да филтрирате резултатите по последния път, когато файловете са били модифицирани, както и да филтрирате по текст, намерен в самия файл. Например, ако сте написали статия за конкретна рецепта, но просто си спомняте само една съставка, която сте написали в статията, можете да намерите рецептата, просто като напишете самата съставка.

Достъп до хронология и възстановяване на архиви в Google Документи и Таблици^{(Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets)}

Google Документи^{(Google Docs)} и Google Таблици^{(Google Sheets)} автоматично ще се запишат, докато продължите да работите върху документа си. Много хора обаче не знаят, че можете да щракнете върху текста Всички промени, запазени в Диск^{(All changes saved in Drive)} , за да видите и възстановите миналите ревизии. 

Google Drive автоматично ще регистрира всички промени от началото на времето, стига първо да създадете файла в самия Google Drive . И само с един бутон можете да възстановите по-стари версии. Като алтернатива, просто превъртете през миналите ревизии и щракнете върху всяка от тях, за да бъдат маркирани всички промени.

Това може да бъде полезно, когато изхвърляте стар текст, който ви трябва отново в бъдеще, или ако трябва да проверите миналите редакции за липсващи подробности. Можете също да щракнете върху всяка предишна ревизия и да я преименувате, така че да е по-лесно за намиране и управление в бъдеще.

Ограничете разрешенията до определени клетки в Google Таблици^{(Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets)}

Много е лесно да споделяте файлове на Google Таблици^{(Google Sheets)} и документи^(Docs) , за да си сътрудничите с други. Просто^(Just) щракнете върху File > Share > Get Shareable Link. Въпреки това, веднага щом зададете разрешенията за всеки с тази връзка да може да редактира вашия документ, той може да прави промени в абсолютно всичко по подразбиране.

В Google Таблици^{(Google Sheets)} и да се надяваме в Google Документи^{(Google Docs)} в бъдеще можете ръчно да заключите определени секции, така че никой освен първоначалния собственик да не може да ги редактира. Това може да бъде много полезно, когато работите върху документ с голяма група, но се нуждаете от определени диапазони, защитени от случайно изтриване. 

За да започнете, щракнете и плъзнете областта, която искате да защитите, щракнете с десния бутон и след това щракнете върху Защита на обхвата^{( Protect Range)} . Оттам ще се отвори нов панел от дясната страна на екрана. Дайте описание на диапазона, за да разберете какво представлява по-късно, и след това щракнете върху Задаване на разрешения^{(Set permissions)} . 

Вече можете да зададете диапазона да се редактира само от собственика, което е полезно за фиксирани колони и редове. Или можете да зададете разрешения за конкретни хора чрез имейл, полезно, ако искате да заключите определени страници или редове за различни задачи.

Бързо създаване на ново съдържание с бързи връзки^{(Quickly Create New Content With Quick Links)}

ако искате бързо да създадете документ, без да посещавате Google Drive и да преминавате през потребителския интерфейс, можете да спестите време, като въведете следния адрес в адресната лента на браузъра. Уверете се, че сте влезли в правилния акаунт в Google , преди да направите това. 

• Doc.new – Нов проект на Google Документи
• Sheets.new – Нов проект на Google Sheets
• Presentation.new – Нова презентация на Google
• Sites.new – Нов проект на Google Sites

След като използвате тези връзки само веднъж, те ще се появят отново като предложения, когато следващия път ги въведете в адресната лента на браузъра. Така че създаването на нов документ може да бъде толкова лесно, колкото да напишете D в адресната лента на браузъра. 

Само не забравяйте, че ще трябва да преместите документа в папка по-късно, ако искате да организирате файловете си малко по-добре.

Преобразувайте Word в PDF или PDF в Word документ^{(Convert Word To PDF Or PDF To Word Document)}

След като приключите с документ от Google Docs , можете да го превърнете в PDF много лесно. Просто^(Simply) щракнете върху File > Download > PDF . Тук също има много опции за други файлови формати, включително обикновен текст ( .txt ), EPUB публикация ( .epub ) и файл на Microsoft Word ( .docx ).

Можете също да го направите по обратния начин, като качите .PDF файл на вашето устройство и след това щракнете върху него, за да отворите визуализацията, и щракнете върху Отвори с Google Документи^{(Open With Google Docs)} . Резултатът, който ще получите в Google Документи^{(Google Docs)} , ще зависи от това как е създаден .PDF файлът, но понякога ще можете да редактирате текста в PDF , както и да редактирате други елементи. 

Понякога импортирането може просто да се покаже като празна страница. Това обикновено се случва, ако изображението е преобразувано в PDF . След като приключите с редактирането, просто щракнете върху File < Download и изберете подходящ тип файл.

Създавайте лесно чертежи или диаграми^{(Create Drawings Or Diagrams Easily)}

Вероятно е най-добре да използвате инструмент на трета страна, ако имате нужда от подробна графика, но ако трябва да сте бързи, щракването върху Insert < Drawing < New може да бъде бърз начин за създаване на чертеж.

Дадени са ви инструментите за рисуване, създаване на основни форми, добавяне на текст и импортиране на други изображения. Има дори инструменти за промяна на позицията и размера на формите и подреждане на форми за симетрия. След като сте готови, можете да щракнете върху запазване и затваряне^{(save and close)} и той ще бъде импортиран във вашия документ. Тази функция е достъпна в целия пакет от приложения на Google Drive .

6 Advanced Google Drive Tips You May Not Know About

Google Drive has become a big competitor to Microsoft Office 365 for both cloud storage and office software. One of the reasons for its popularity is because you can get to grips with the basics very quickly.

Whilst the basics may be easy to learn, many of the best features go unnoticed. In fact, there are dozens of features hidden within the menus of Sheets, Docs, and Google Drive itself. 

Whether you’re looking to improve your productivity, want to know how to search for files quicker, or want tips for managing your cloud backups, Google Drive will be more powerful with some advanced Google Drive tips – we’ve picked out the best below.

Use Advanced Search Tools

One of the biggest issues you’ll hit when using Google Drive more frequently is finding files again. Thankfully, Google Drive has some advanced search functions you can use to pinpoint files.

Click the search bar and click More search tools. You now have an extensive list of tools available for fine tuning your search. For example, you can choose a file type – this includes anything from Photos and presentations to .zip files and folders. You can also search for owner, useful for searching shared content.

That’s just the beginning. You can also filter results by the last time files were modified, and also filter by text found within the file itself. For example, if you wrote an article about a specific recipe, but just remember a single ingredient you wrote within the article, you can find the recipe just by typing the ingredient itself.

Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets

Google Docs and Google Sheets will automatically save as you continue to work on your document. However, many people aren’t aware that you can click on the All changes saved in Drive text to see and restore past revisions. 

Google Drive will automatically log all changes since the beginning of time, so long as you first created the file on Google Drive itself. And with just a single button you can restore older versions. Alternatively, just scroll through past revisions and click on each one to have all changes highlighted.

This can be useful for when you scrap old text that you need again in the future, or if you need to check past edits for any missing details. You can also click on any previous revision and rename it so that it’s easier to find and manage in the future.

Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets

It’s very easy to share Google Sheets and Docs files to collaborate with others. Just click File > Share > Get Shareable Link. However, as soon as you set the permissions for anybody with that link to be able to edit your document, they can make changes to absolutely anything by default.

In Google Sheets, and hopefully Google Docs in the future, you can manually lock down certain sections so that nobody but the original owner can edit it. This could be very beneficial for when you’re working on a document with a big group, but need certain ranges protected from accidental deletion. 

To start, click and drag the area you’d like to protect, right click and then click Protect Range. From there, a new panel will open on the right side of your screen. Give the range a description so you can understand what it is later, and then click Set permissions. 

You can now set the range to be only be editable by the owner, useful for pinned columns and rows. Or you can set permissions for specific people via email, useful if you want to lock down certain pages or rows for different tasks.

Quickly Create New Content With Quick Links

if you want to quickly create a document without visiting Google Drive and going through the user interface, you can save time by typing the following address into your browser address bar. Make sure you’re signed into the right Google account before doing this. 

• Doc.new – New Google Docs project
• Sheets.new – New Google Sheets project
• Presentation.new – New Google Presentation
• Sites.new – New Google Sites project

After using these links just once, they’ll appear as suggestions again when you next type them into your browser address bar. So creating a new document could be as easy as typing D into your browser address bar. 

Just remember, you’ll need to move the document to a folder later if you’d like to organize your files a little better.

Convert Word To PDF Or PDF To Word Document

Once you’ve finished with a Google Docs document, you can turn it into a PDF very easily. Simply click File > Download > PDF. There are also many options here for other file formats, including plain text (.txt), an EPUB publication (.epub) and a Microsoft Word file (.docx).

You can also do it the other way around by uploading a .PDF file to your drive, and then clicking it to open the preview, and click Open With Google Docs. The result you get in Google Docs will depend on how the .PDF file was created, but sometimes you will be able to edit the text within the PDF and also edit other elements. 

Sometimes, the import may just show up as a blank page. This usually happens if an image has been converted to a PDF. After you’ve finished with editing, just click File < Download and choose a suitable file type.

Create Drawings Or Diagrams Easily

It’s probably best to use a third party tool if you need detailed graphics, but if you need to be quick, clicking Insert < Drawing < New can be a fast way to create a drawing.

You are given the tools to draw, create basic shapes, add text, and import other images too. There are even tools for changing the position and size of shapes and lining up shapes for symmetry. Once you’ve done, you can click save and close and it will be imported to your document. This feature is available throughout the whole Google Drive apps suite.

Related posts

• Как да използвате Google Календар: 10 професионални съвета

• 8 съвета за търсене в Google: Винаги намирайте това, което търсите

• Как да направите визитка в Google Drive

• Как работи програмата за стартиране на приложения за Google Drive

• Как да коригирате резервното копие и синхронизиране на Google Drive, които не работят

• Как да изключите Google SafeSearch

• Какво представляват известията от Google за излагане на опасност за COVID Protection?

• Можете ли да изтриете всички имейли от Gmail наведнъж?

• Как да архивирате историята на Google Chrome

• Как да използвате Google Tasks – Начално ръководство

• Как да изпращате лични имейли в Gmail

• Как да настроите гласова поща в Google Voice

• 9 полезни съвета как да използвате Google Translate

• Как да направите формуляр в Google: Пълно ръководство

• Как да използвате падащи списъци на Google Sheets

• Как да анулирате или поставите на пауза абонамент за YouTube Premium

• 3 начина за създаване на граници в Google Документи

• Какво е грешка в Google „Необичаен трафик“ и как да я поправя

• Как да оптимизирате хранилището си в Google Drive

• Какво е подобрена защита в Google Chrome и как да я активирате