Вероятно е, че или използвате Microsoft Word сега, или може да се наложи да го използвате в бъдеще. Лесно е най-популярният текстов процесор за Windows , така че научаването на някои полезни съвети за Microsoft Word , от които да се възползвате, наистина може да помогне за подобряване на вашата производителност и ускоряване на работата ви.

Независимо^(Regardless) дали сте нов в Microsoft Word или го използвате от години, се надяваме, че поне някои от съветите, споменати по-долу, ще бъдат полезни за вас.

Поставяне без форматиране

Ако трябва да копирате нещо от друго място, но не искате шрифтът да се промени от този, който използвате в момента във вашия Word документ, копирайте го както обикновено, но след това press Ctrl+Shift+V. Това ще гарантира, че съдържанието ще бъде поставено, но форматирането, като цвят, размер и шрифт, няма да бъде включено.

Изчистване на форматирането

Ако искате да изчистите форматирането на конкретна част от вашия документ, просто маркирайте тази област^{(highlight that area)} и щракнете върху иконата Clear Formatting . Иконата ще изглежда като малка гумичка до буквата А.

Ако искате да изчистите форматирането на всичко във вашия документ, натиснете Ctrl+A , за да маркирате всичко в документа, и след това щракнете върху иконата за изчистване на форматиране.

Бързо маркирайте област от текст

Вместо да щраквате и плъзгате, за да маркирате област от текст в Microsoft Word , можете вместо това да щракнете веднъж, за да поставите текстовия курсор^{(click once to place the text cursor)} в началото на областта, която искате да маркирате, задръжте shift и^{(hold shift,)} след това щракнете в края на областта, която бих искал да подчертая^{(click at the end of the area you’d like to highlight)} .

Бързо замяна на множество грешки

Току^(Have) -що завършихте дълъг документ и току-що забелязахте, че сте допуснали малка грешка за дума, например написването на земя вместо ориентир? Можете да поправите това в рамките на няколко секунди, като използвате find and replace.

Първо, натиснете Ctrl+F и инструментът за намиране и замяна ще се отвори. След^(Next) това щракнете върху  Замяна^( Replace) , след което въведете думата или фразата, която искате да замените^{(type in the word or phrase you want to replace)} . След това въведете съдържанието, което искате да бъде заменено с^{(type the contents you’d like it be replaced by)} .

Бързо копирайте и създавайте списъци

Да приемем, че трябва да преминете през документ и да изберете определени думи/фрази и да създадете списък от тях.

Вместо да се връщате напред-назад, да записвате всеки елемент в списъка всеки път, когато видите дума, можете просто да маркирате всяка дума^{(highlight each word )} и да натиснете CTRL + F3. Можете да направите това няколко пъти, докато не намерите всяка дума/фраза.

След като приключите, отидете на областта в документа, в която искате да бъде създаден списъкът, и натиснете Ctrl + SHIFT + F3 to поставите всички маркирани области, които току-що сте копирали. Тази функция е известна като Спайк в Word^{(Spike in Word)} .

Като последна стъпка можете да маркирате съдържанието и да използвате водещите символи или инструментите за номериране в лентата с инструменти, за да превърнете думите/фразите в по-подреден списък.

Премахнете лентата на лентата с инструменти

Ако искате писане без разсейване, можете да премахнете лентата на лентата с инструменти, която се намира в горната част на документа ви, като натиснете Ctrl + F1 . Ако имате нужда от него по всяко време, можете да натиснете Ctrl + F1 отново, за да го върнете в полезрението.

Изтриване на думи с едно натискане на клавиш

Трябва да изтриете голяма част от текст? Вместо да задържате клавиша за назад, можете вместо това да задържите CTRL  и след това да натиснете BACKSPACE .

Това ще изтрие по една дума всеки път, когато натиснете бутона за връщане назад, вместо само един знак. Задръжте натиснати бутона Backspace и бутона ctrl заедно, за да изтриете парчета текст със светкавична скорост.

Използвайте „Кажи ми какво искаш да направя“

Ако се опитвате да намерите функция в Microsoft Word , но се мъчите да навигирате в менютата или не можете да си спомните прекия път, щракнете върху прекия път „Кажи ми какво да правя“^{( ‘Tell me what to do’ )} в горната част на лентата с инструменти.

От тук можете да въведете действието, което искате да извършите, и ще получите контекстуални отговори, от които да се възползвате. Например, въвеждането на „ създайте таблица“^{(create a table’)}  ще ви даде някои опции за създаване на таблица от вашия Word документ.

Този инструмент е нещо, за което много потребители на старо училище на Word може дори да не знаят, че съществува, но е невероятно полезен.

Бързо потърсете дума

Ако редактирате документ на Word , но се нуждаете от контекст, можете да използвате инструмента Smart Lookup . Просто маркирайте дума^{(highlight a word)} , щракнете с десния бутон^{(right click)} и щракнете върху Интелигентно търсене^{(Smart Lookup)} .

Това ще отвори малък панел, който съдържа информация, свързана с думата. Спестява преминаването към вашия браузър и извършването на търсене, но е също толкова мощно, колкото и това.

Деактивирайте проверката на правописа и граматиката

Първо, общоизвестно е, че можете да щракнете с десния бутон върху дума с правописна грешка и да кликнете върху „ Добавяне към речника^{(Add to Dictionary)} “. Това е полезно, ако използвате съкращения или измислени думи. Можете също да изключите напълно проверката на правописа и граматиката, за да премахнете тези досадни червени и зелени линии.

За да деактивирате проверката на правописа и граматиката в Word само за един документ, щракнете върху Файл^(File) , след това Опции^(Options) , след което щракнете върху Проверка^(Proofing) . След това трябва да отметнете двете опции за скриване на правописни и граматически грешки^{(hiding spelling and grammar mistakes)} в документа, в който пишете в момента.

Създайте свои собствени настройки за автокоригиране^{(AutoCorrect Settings)}

Имате ли думи, които просто не можете да напишете правилно? Или има дълги думи или фрази, които пишете много често? Можете да използвате персонализирани настройки за автоматично коригиране^{(AutoCorrect)} , за да направите живота си много по-лесен.

Просто щракнете върху Файл^(File) , след това Опции^(Options) , след което щракнете върху Проверка^(Proofing) . След това щракнете върху Опции^{(AutoCorrect Options)} за автоматично коригиране . След това можете да добавите свои собствени персонализирани думи^{(add your own custom words)} и след това корекцията, с която искате да бъде заменена. Персонализираната автокорекция^{(Custom AutoCorrect)} може да бъде отличен начин да увеличите производителността си.

Не само можете да го използвате за коригиране на често срещани лични правописни грешки, но можете да го използвате, за да превърнете бързите съкращения в дълги думи или фрази, за да спестите време.

Променете цвета на страницата^{(Page Color)} за лесно гледане^{(Easy Viewing)}

Стана универсален стандарт цветът на текстов документ да бъде ярко бял. Понякога това може да се превърне в голямо напрежение за очите ви. За да промените цвета на страницата на сепия, който има по-тъмен жълт оттенък, щракнете върху полето „кажи ми какво да правя“^{( ‘tell me what to do’ box)} , след което въведете „промяна на цвета на страницата“^{(‘change page color’)} .

В резултатите щракнете върху Цвят на страницата^{(Page Color)}  и ще имате редица опции, от които да избирате, включително Сепия^(Sepia) , която е много по-лесна за очите.

Резюме

Знаете^(Did) ли някои от съветите за Microsoft Word , които споменахме в тази статия? Ако не, кои смятате, че ще ви бъдат най-полезни? Уведомете ме и не се колебайте да споделите вашите собствени съвети за Microsoft Word в коментарите по-долу. ^{(Microsoft Word)}Наслади се!

12 Useful Microsoft Word Tips and Tricks

Сhances are, you eіther use Microѕoft Word now, or may have to use it in the future. It’s easily the most popular word processor for Windows, so learning some useful Microsoft Word tips to take advantage of could really help to іmprove your productivity and speed up your work.

Regardless of whether you’re new to Microsoft Word or have been using it for years, we hope that at least some of the tips mentioned below will be useful for you.

Paste Without Formatting

If you need to copy something from elsewhere but don’t want the font to change from what you’re currently using in your Word document, copy it like usual, but then press Ctrl+Shift+V. Doing this will ensure that the contents get pasted but any formatting, such as text color, size, and font, will not be included.

Clear Formatting

If you want to clear the formatting of a specific part of your document, simply highlight that area and click the Clear Formatting icon. The icon will look like a small eraser next to the letter A.

If you would like to clear the formatting on everything in your document, press Ctrl+A to highlight everything in the document and then click the clear formatting icon.

Highlight an Area Of Text Quickly

Instead of clicking and dragging to highlight an area of text in Microsoft Word, you can instead click once to place the text cursor at the start of the area you’d like to highlight, hold shift, then click at the end of the area you’d like to highlight.

Quickly Replace Multiple Mistakes

Have you just finished a lengthy document and just noticed you made a small mistake for a word, for example, writing land mark, instead of landmark? You can fix this within a few seconds by using find and replace.

First, press Ctrl+F and the find and replace tool will open. Next, click on Replace, then type in the word or phrase you want to replace. After, type the contents you’d like it be replaced by.

Quickly Copy And Create Lists

Let’s say you need to go through a document and pick out certain words/phrases and create a list from them.

Instead of going back and forth, writing each item onto the list each time you see a word, you can simply highlight each word and press CTRL + F3. You can do this multiple times until you have found each word/phrase.

Once you are finished, go to the area in the document you’d like the list to be created and press Ctrl + SHIFT + F3 to paste all of the highlighted areas you’ve just copied. This feature is known as Spike in Word.

As a final step, you can then highlight the contents and use the bullets or numbering tools in the toolbar to turn the words/phrases into a more ordered list.

Remove the Toolbar Ribbon

If you want distraction-free writing, you can remove the toolbar ribbon that sits at the top of your document by pressing Ctrl + F1. If you need it back at any point, you can press Ctrl + F1 again to bring it back into view.

Delete Words With One Key Press

Need to delete a big chunk of text? Instead of holding down the backspace bar, you can instead hold CTRL and then press BACKSPACE.

Doing this will delete one word each time you press the backspace button, instead of just one character. Hold down the backspace button and the ctrl button together to delete chunks of text at lightning speed.

Use ‘Tell Me What You Want to Do’

If you are trying to find a function on Microsoft Word but are struggling to navigate the menus or can’t remember the shortcut, click the ‘Tell me what to do’ shortcut at the top of the toolbar ribbon.

From here, you can type in the action you’d like to perform and you’ll get contextual answers to take advantage of. For example, typing ‘create a table’ will give you some options for creating a table from within your Word document.

This tool is something that many old school Word users may not even know exists, but it’s incredibly useful.

Quickly Lookup a Word

If you are editing a Word document but need context, you can use the Smart Lookup tool. Simply highlight a word, right click and click Smart Lookup.

Doing this will open a small panel that contains information relating to the word. It saves moving to your browser and performing a search, but it’s just as powerful as doing so.

Disable Spelling and Grammar Check

Firstly, it’s common knowledge that you can right click a word with a spelling error and click ‘Add to Dictionary’. This is useful if you are using abbreviations or fictional words. You can also turn off spelling and grammar check completely to remove those pesky red and green lines.

To disable spelling and grammar check in Word for only one document, click File, then Options, then click Proofing. You must then tick the two options for hiding spelling and grammar mistakes in the document you are currently writing in.

Create Your Own AutoCorrect Settings

Have some words that you just can’t spell right? Or, are there long words or phrases you write very often? You can use custom AutoCorrect settings to make your life far easier.

Simply click File, then Options, then click on Proofing. After that, click on AutoCorrect Options. You can then add your own custom words and then the correction you’d like it to be replaced with. Custom AutoCorrect can be an excellent way to increase your productivity.

Not only can you use it to adjust any common personal spelling mistakes, but you can use it to turn quick abbreviations into long words or phrases to save time.

Change the Page Color For Easy Viewing

It has become the universal standard for the color of a text document to be bright white. At times, this can become quite the strain on your eyes. To change the page color to sepia, which has a darker yellow hue, click on the ‘tell me what to do’ box, then type ‘change page color’.

In the results, click Page Color and you’ll have a number of options to choose from, including Sepia, which is far easier on the eyes.

Summary

Did you know any of the Microsoft Word tips we’ve mentioned in this article? If not, which ones do you think will be the most useful to you? Let me know, and feel free to share your own Microsoft Word tips in the comments below. Enjoy!

Related posts

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

• Как да получите Microsoft Word безплатно

• Microsoft Word не отговаря? 8 начина да го поправите

• 7-те най-добри добавки на Microsoft Word

• Бързо добавяне на съдържание към Word Doc

• Скриване на текст и показване на скрит текст в Word

• Как да проследявате промените в Word (онлайн, мобилен и настолен)

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да изтриете напълно лични метаданни от документи на Microsoft Office

• 30+ най-добри клавишни комбинации на Microsoft Word

• Как да направите пейзаж на една страница в Word

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да създадете попълваеми формуляри в Word

• Как да създадете диаграми на Гант в Microsoft Excel

• Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

• Как да добавяте или премахвате коментари в Word

• Крайно ръководство за поправяне на повреден или повреден Word файл

• Как да печатате върху плик в Microsoft Word

• Как да създадете списък за разпространение в Outlook