Microsoft Teams се използва от повече от 15 милиона потребители и около 1300 потребители се свързват с обаждане на Teams всяка секунда. Пандемичният ефект от 2021 и 2022 г. доведе до внезапния му растеж за свързване на хора виртуално при отдалечена работа и срещи. Ангажирането на приложението и броят на активните потребители на Teams е просто невероятен и достига небесната граница. Това е най-добрият заместител на Skype за бизнес и можете да се насладите на невероятни функции в него. Няколко забележителни функции и предимства на Microsoft Teams включват групов чат, видео/гласово обаждане, опции за споделяне на екрана, мега срещи, онлайн класни стаи и много други. Като част от средата на Microsoft 365 , Microsoft Teamsфункции за срещи комбинира ролята на Outlook , SharePoint и други приложения на Microsoft . С прости думи, можете да се насладите на множество функции и предимства на Microsoft Teams , от които най-добрите колекции от тях са изброени по-долу. ^{(Microsoft Teams)}Надявам се тази статия да ви помогне много!

10 най-добри функции на Microsoft Teams^{(Best 10 Microsoft Teams Features)}

В този раздел съставихме списък с функции за срещи на Microsoft Teams , които са скрити в умовете ви през всичките тези дни. Прочетете^(Read) и ги споделете с приятелите си, които ги намират за полезни.

1. Споделете имейл в Teams^{(1. Share Email in Teams)}

Понякога може да се наложи да копирате съдържание от вашата поща в Outlook и да го поставите в чата на Teams . Копиране^(Copy) и поставяне^(Paste) биха били чудесен избор, предпочитан от много от вас. И все пак това е излишно, тъй като функцията на Microsoft Teams за споделяне на поща с Teams^{(sharing mail to Teams)} ще бъде невероятно полезна. Вградена функция между Outlook и Teams ви позволява да направите това.

• Тази функция на Microsoft Teams ще бъде полезна за онези организации, които работят с външни клиенти, доставчици, партньори и много други^{(organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more)} .
• Можете да изпращате всички тези имейли до един канал на Teams^{(send all those emails to a single Teams Channel)} и това избягва фалшиви погрешни отговори и поддържа имейлите чисти.
• За да споделяте имейли на Outlook с ^(Outlook)Teams , трябва да имате добавка за Outlook^{(Outlook add-in)} . Тази добавка се инсталира автоматично на вашия компютър за потребители на Teams . Имайте предвид, че тази функция не се поддържа за потребители на мобилни екипи^(Teams) .

Следвайте тези стъпки, за да споделяте имейли с Teams .

1. Ако използвате настолно приложение, можете просто да щракнете върху бутона Споделяне в екипи^{(Share to Teams)} в лентата на лентата с инструменти и ако използвате уеб приложение, щракнете върху иконата Още действия...^{(More actions … )} в горния десен ъгъл на имейла.

2. Тук въведете името на човек, група или канал, който искате да споделите имейла.

Ако имате някакви прикачени файлове в пощата, те се включват автоматично, когато ги изпратите до Teams . Ако искате да ги премахнете, можете да премахнете отметката от опцията Включване на прикачени файлове^{(Include attachments)} . Насладете^(Enjoy) се на изпращането на имейли директно до Teams , без да използвате нормалния конвенционален метод.

2. Използвайте отделни стаи^{(2. Use Breakout Rooms)}

Имайте предвид, че тази функция на Microsoft Teams е достъпна само за организатори на срещи на потребители на настолни приложения ( Microsoft и Mac ). Не можете да използвате тази функция, когато имате повече от 300 души в срещата и когато създавате Teams Breakout Rooms преди срещи, не можете да добавите повече от 300 души.

• Когато сте в стая за разделяне, не можете да добавяте хора към срещата от панела на участника, не можете да добавяте допълнителни хора към чата, не можете да използвате функцията Обадете ми се и не можете да копирате съдържанието на срещата Присъединяване^{(you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents)} . В противен случай можете да се насладите на всички други функции на чат и обмен на информация.
• Можете да създадете Teams Breakout Rooms, когато инициирате среща или в средата на срещата си,^{( create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting)} за да позволите на по-малка група участници да обсъждат и да си сътрудничат.
• Можете да създадете около 50 Teams Breakout Rooms за една среща^{( create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting)} . По този начин можете да разделите потребителите в срещата на няколко групи, за да обсъдите всяко конкретно/общо съдържание на срещата.

Ако сте организатор/представител на срещата, можете да създадете стаи^{(Breakout Rooms)} за разбивки в екипи^(Teams) , като следвате стъпките, посочени по-долу.

1. Както обикновено, създайте покана за среща и започнете срещата.

2. Сега щракнете върху опцията Разделни стаи^{(Breakout rooms )} , както е подчертано по-долу.

3. В следващия прозорец можете да изберете броя на стаите, които искате да създадете, от падащото меню и накрая да щракнете върху Създаване на стаи^{(Create rooms )} , както е показано.

След като създадете стаи за разбивки^(Breakout) , можете да ги преименувате и ръчно или автоматично да присвоите участници към тях. Това е. Като мениджър на отделни стаи^{(Breakout Room)} , можете да добавяте и изтривате стаи, да управлявате участниците в стаята, да се присъединявате към всякакви стаи, да излизате и отваряте стаи, да задавате времеви ограничения за стаите, да изпращате съобщения и да пресъздавате стаи, ако е необходимо. Ако не можете да управлявате стаи за разбивки^{(Breakout rooms)} , можете също да назначите участник или презентатор да ги управлява.

Прочетете също: ^{(Also Read:)} Как да използвате тайните емотикони на Microsoft Teams^{(How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons)}

3. Виртуална бяла дъска^{(3. Virtual Whiteboard)}

Microsoft Teams има връзка с Microsoft Whiteboard , чрез която можете да споделяте мнението си, като рисувате, пишете и скицирате заедно в среща. Това сътрудничество с бяла дъска^(Whiteboard) е достъпно за всички участници в срещата. За да използвате бяла дъска^(Whiteboard) в Teams meet, уверете се, че имате Microsoft Whiteboard на вашето устройство.

Можете да пишете чрез плъзгане на писмо, добавяне на текст, добавяне на бележка, можете да добавяте изображение на библиотека, изображение на Bing или изображение на камера^(Camera) , поставяне на документ, добавяне на PDF/Word/PowerPoint документ и много други функции, които ще ви забавляват много. Можете да направите своята бяла дъска^(Whiteboard) видима за всички участници, като следвате стъпките, посочени по-долу.

1. След стартиране или присъединяване към среща, щракнете върху иконата Open share tray , както е показано по-долу.

2. Сега от дясната страна щракнете върху Microsoft Whiteboard , както е показано.

Сега, Microsoft Whiteboard се зарежда на екрана и след като е готово, екранът се появява, както е показано по-долу.

Сега участниците в срещата могат да се насладят на писане на мислите си с помощта на тази невероятна функция на Microsoft Teams . Участниците, които принадлежат към един и същ наемател, могат да се насладят на сътрудничество на бяла дъска^(Whiteboard) , докато непознати, федерални или анонимни потребители не могат да правят това. Забележете, че когато използвате бяла дъска^(Whiteboard) за споделяне на съдържанието в среща на екипи^(Teams) , която се записва, това няма да бъде част от записа. Тази функция е в етап на разработка и Microsoft ще ви съобщи веднага щом промените бъдат успешни.

Интересната функция е, че функцията за бяла дъска на Microsoft^{(Microsoft Whiteboard )} е достъпна за всички участници в чата на срещата, дори след като срещата е приключила.

4. Транскрипция на живо в срещи^{(4. Live Transcription in Meetings)}

Когато сте в среща на Teams , можете да видите транскрипции на съдържанието на живо под формата на текст, който се появява до същия екран на срещата. Това е една от най-добрите функции и предимства на Microsoft Teams , от които потребителите, които са глухи или имат затруднения със слуха или имат езикови бариери. Освен това, ако присъствате на среща, в която има твърде много шум, тази функция ще бъде много полезна. Транскрипцията на живо в срещи^{(Live transcription in meetings)} е достъпна само за настолната версия на Teams .

За да активирате транскрипцията на живо в срещите на Teams , следвайте стъпките, посочени по-долу.

1. Присъединете се към срещата и щракнете върху иконата Още действия,^{(More actions icon )} както е показано по-долу.

2. Сега изберете опцията Стартиране на транскрипцията^{(Start transcription )} от падащия списък, както е показано по-горе.

След това всички участници в срещата ще получат известие, че съдържанието на срещата се преписва. Можете също да промените езика на транскрипцията и да отбележите, че когато промените езика, това засяга всички потребители.

Можете да превключите езика на транскрипция, както е изброено по-долу.

Английски^(English) (САЩ), Английски^(English) ( Канада^(Canada) ), Английски^(English) ( Индия^(India) ), Английски^(English) (Обединеното кралство), Английски^(English) ( Австралия^(Australia) ), Английски^(English) ( Нова Зеландия^{(New Zealand)} ), Арабски^(Arabic) ( Арабски Емирства^{(Arab Emirates)} ) ( Преглед^(Preview) ), Арабски^(Arabic) ( Саудитска Арабия^{(Saudi Arabia)} ) ( Преглед^(Preview) ), китайски^(Chinese) ( кантонски^(Cantonese) ), китайски^(Chinese) ( мандарин^(Mandarin) ), датски^(Danish) , холандски^(Dutch) ( Белгия^(Belgium) ) ( Визуализация^(Preview)), холандски^(Dutch) ( Холандия^{(Netherlands)} ), френски ( Канада^(Canada) ), френски ( Франция^(France) ), финландски^(Finnish) ( визуализация^(Preview) ), немски, хинди^(Hindi) , италиански^(Italian) , японски^(Japanese) , корейски^(Korean) ( визуализация^(Preview) ), норвежки, полски ( визуализация^(Preview) ), португалски^(Portuguese) ( Бразилия^(Brazil) ), руски^(Russian) ( визуализация^(Preview) ), испански ( Мексико^(Mexico) ), испански ( Испания^(Spain) ), шведски^(Swedish) .

Прочетете също: ^{(Also Read:)} Как да активирате или деактивирате Push to Talk на Microsoft Teams^{(How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk)}

5. Наклонена черта команди^{(5. Slash Commands)}

От колко време използвате Teams ? Знаете^(Did) ли, че slash(/) commands могат да опростят вашата производителност и ангажираност с приложението?

да. Можете да превключите към любимия си канал, да промените състоянието си, да потърсите скорошното съобщение или да навигирате до запазени съобщения с помощта на команди наклонена черта .^(Slash)

Придвижете се до лентата за търсене и въведете ^{(Search )}/ в нея. Ще бъде показан списък с препоръчани команди, както следва.

Ето няколко най-често използвани команди в Teams .

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Възползвайте се от тези интересни команди^{(interesting commands)} и настройте настройките на Teams за секунда.

6. Подсветка на хората^{(6. Spotlighting People)}

В Teams можете да откроите^(spotlight) всеки конкретен видеоклип, за да ги подчертаете сред целия широк кръг от участници. Ако сте домакин на срещата или водещ, можете да забележите около 7 потребители в срещата. Не можете да проблясвате на хората, ако сте активирали изглед в режим Голяма галерия^{(Large gallery)} или Заедно^{(Together mode)} . Ето няколко инструкции как да насочите вниманието към хората в срещите на Microsoft Teams .

1. Присъединете се към срещата и се насочете към списъка с участници^{(Participants )} .

2. Сега щракнете с десния бутон върху името на потребителя, когото искате да осветите, и изберете опцията Spotlight за всички^{(Spotlight for everyone )} , както е показано по-долу.

3. След това потвърдете подканата, като щракнете отново върху Spotlight за всички^{(Spotlight for everyone )} .

Сега видеоклипът на избрания участник ще бъде осветен в срещата. Ако искате да прекратите подсветката, следвайте стъпките, посочени по-долу.

4. Както направихте по-рано, щракнете с десния бутон върху името на участника и сега изберете опцията Exit spotlight , както е показано по-долу.

5. Накрая потвърдете подканата, като щракнете върху Изход от прожектора^{(Exit spotlight )} , както е показано по-долу.

Забележка:^{(Note: )} За да подчертаете видеоклипа си, можете да щракнете с десния бутон върху видеоклипа си и да щракнете върху опцията Spotlight me или да отидете на списъка с участниците, да щракнете с десния бутон върху името си и да изберете опцията Spotlight me .

Прочетете също: ^{(Also Read:)} Как да получите достъп до входа в центъра за администриране на Microsoft Teams^{(How to Access Microsoft Teams Admin Center Login)}

7. Режим на презентатор^{(7. Presenter mode)}

Режимът на презентатор ще поддържа аудиторията по-ангажирана към срещата, тъй като водещият също се вижда в презентацията. Вместо да споделя само прозореца или екрана, тази невероятна функция ще стане неразделна част от срещата с нейното открояване^{(Standout )} (изтрива фона ви и показва съдържанието ви на презентацията) , рамо до рамо^{(, Side-by-side )} (както вашата емисия, така и съдържанието ще се показват отстрани ) и репортер^{(Reporter )} (презентацията ще върви отдясно на рамото ви, сякаш я гледате в телевизионни репортажи). Ето няколко инструкции за използване на режима на презентатор в Teams .

Забележка:^{(Note: )} Ако използвате уеб приложението или мобилната версия на Teams , презентаторът и презентацията ще се показват отделно. Препоръчваме ви да използвате настолната версия на приложението, за да използвате тази функция за режими на презентатор^{(Presenter Modes feature)} .

1. След като срещата започне, щракнете върху опцията Споделяне на съдържание^{(Share content )} , както е показано.

2. Уверете се, че сте включили камерата и сте избрали режима на презентатор,^{(presenter mode )} който искате да използвате. Можете да персонализирате фона си, да включвате или изключвате компютърни звуци и да давате контрол на други, когато използвате този режим.

3. За да излезете от споделянето, можете да щракнете върху опцията Спиране^{(Stop presenting )} на представянето в лентата с инструменти за представяне.

8. Клавишни комбинации ^{(8. Keyboard Shortcuts )}

Изброените по-долу клавишни комбинации ще ви помогнат да работите ефективно с Teams . Тези функции за срещи на Microsoft Teams са много полезни за потребители с визионерски проблеми. Ето списък с клавишни комбинации, които ще ви помогнат да получите достъп до Teams , без да използвате мишка.

Забележка^(Note) : За преки пътища, които използват цифрово въвеждане, използвайте клавишите с цифри над клавишите за азбука^(Alphabets) .

• Общи клавишни комбинации^{(General Keyboard shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Навигационна клавишна комбинация^{(Navigational Keyboard Shortcut)}

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Клавишни комбинации за съобщения^{(Messaging Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Клавишни комбинации, свързани със срещи и разговори^{(Meeting and Call related Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

И така, какво чакате? Покажете^(Show) се с приятелите си с тези сложни преки пътища!

Прочетете също: ^{(Also Read:)} Как да промените аватар на профила на Microsoft Teams^{(How to Change Microsoft Teams Profile Avatar)}

9. Скриване или показване на съобщения в Teams^{(9. Hide or Show messages in Teams)}

Не можете да изтриете пълната история на канал или чат, но можете да скриете или покажете всеки канал или чат в Teams , като използвате следните стъпки. Историята на чата ще възобнови своята активност, когато някой публикува съобщение в нея и можете да я възобновите, когато е необходимо. Това е една от най-простите функции и предимства на Microsoft Teams , която ви държи фокусирани само върху чатове или канали, които са с висок приоритет.

1. Задръжте курсора на мишката върху канала или чата, който искате да скриете, и щракнете върху иконата с три точки,^{(three-dotted icon)} както е показано.

2. Сега щракнете върху опцията Скриване^{(Hide )} , както е показано по-горе. Избраният чат ще изчезне от списъка с екипи^(Teams) .

По-късно, ако промените решението си и искате да разкриете чатовете, следвайте стъпките, посочени по-долу.

3. Потърсете скрития чат с помощта на лентата за търсене и натиснете клавиша Enter, за^{(Enter key )} да го отворите.

4. Сега щракнете върху Показване на скритата история на чат,^{(Show hidden chat history)} ако искате да я видите. По това време ще видите чат/канал в списъка с екипи^(Teams) в левия панел.

5. Сега щракнете върху иконата с три точки^{(three-dotted icon )} на вашия чат/канал и изберете опцията Показване^{(Unhide )} , както е показано.

По същия начин можете да закачите любимия си чат или да го заглушите^{(pin your favorite chat or mute)} , когато е необходимо.

10. Маркирайте съобщения^{(10. Bookmark Messages)}

^{(Microsoft Teams)}Функциите за срещи на Microsoft Teams , като маркиране^{(Bookmarking)} на съобщения, ви помагат да спестите време за намиране на текст, вместо да превъртате нагоре целия чат. Въпреки че съобщението е заровено в дългата история на разговора, можете лесно да го намерите, като го запазите за бъдещи справки. Ето как да маркирате съобщение.

1. Когато намерите някакво съобщение, което е необходимо за справка в близко бъдеще, задръжте курсора на мишката върху съобщението и щракнете върху иконата с три точки^{(three-dotted icon)} .

2. След това изберете опцията Запиши това съобщение^{(Save this message )} от списъка, както е показано.

3. За да видите запазените съобщения, щракнете върху снимката на вашия профил и изберете опцията Запазени^{(Saved )} , както е показано.

4. Сега всички запазени разговори ще бъдат показани на левия екран. Можете лесно да щракнете и да получите достъп до тях.

Започнете^(Start) да запазвате съобщенията си и ги намирайте лесно, като използвате тази функция.

Препоръчва се:^{(Recommended:)}

• Как да настроите Rainmeter Dual Monitor Skins на Windows 10^{(How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10)}
• Как да размажете фона в Microsoft Teams^{(How to Blur Background on Microsoft Teams)}
• 15 най-добра безплатна услуга за виртуална пощенска кутия^{(15 Best Virtual Mailbox Free Service)}
• Как да включите тъмен режим на Microsoft Outlook^{(How to Turn On Microsoft Outlook Dark Mode)}

Надяваме се това ръководство да е било полезно и да сте научили някои функции на Microsoft Teams^{(Microsoft Teams features)} , за които никога не сте чували. Чувствайте^(Feel) се свободни да се свържете с нас в секцията за коментари по-долу с вашите предложения и отзиви относно тази статия. Продължавайте да посещавате нашата страница за още страхотни съвети и трикове и ни уведомете коя тема искате да разгледаме следващата.

Best 10 Microsoft Teams Features

Microsoft Teams is used by more thаn 15 million users and around 1300 users connect to Teams cаll every second. The pandemic effect of 2021 and 2022 has led to its sudden growth for connecting people νirtually on remote work and meetіngs. The engagеment of the application and number of actіve users on Teams is simply incredible and reaching the sky limit. It is the best replacеment for Skype for business and you can enjoy incredible features in it. Few notable Microsoft Teams features and benefits include grоup chat, vіdeo/voice call, screen sharе options, mega meetings, оnline clasѕrooms, and a lot more. Being a part of the Microsoft 365 environment, Microsoft Teams meeting features combines the role of Outlook, SharePoint, and other Microsoft applіcations. In simple wordѕ, you can enjoy a ton of Microsoft Teams features and benefіts from which the best collections of them are listed below. Hope this article helps you a lot!

Best 10 Microsoft Teams Features

In this section, we have compiled a list of Microsoft Teams meeting features that are hidden into your minds all these days. Read and share these with your friends who find them useful.

1. Share Email in Teams

Sometimes, there may be a need to copy contents from your Outlook mail and paste it into Teams chat. Copy and Paste would be a great choice preferred by many of you. Yet, this is unnecessary since the Microsoft Teams feature of sharing mail to Teams will be incredibly helpful. A built-in feature between Outlook and Teams lets you do this.

• This Microsoft Teams feature will be helpful to those organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more.
• You can send all those emails to a single Teams Channel and this avoids false-mistaken replies and keep mails clean.
• To share Outlook mails to Teams, you must have an Outlook add-in. This add-in is automatically installed on your PC for Teams users. Make a note that, this feature is not supported for mobile Teams users.

Follow these steps to share emails with Teams.

1. If you are using a desktop application, you can simply click on the Share to Teams button in the toolbar ribbon and if you are using a web application, click on the More actions … icon at the top right corner of the mail.

2. Here, type the name of a person, group, or channel you want to share the mail.

If you have any attachments in the mail, they are automatically included when you send them to Teams. If you want to remove them, you can uncheck the Include attachments option. Enjoy sending mails to Teams directly without using the normal conventional method.

2. Use Breakout Rooms

Make a note that, this Microsoft Teams feature is available only for meeting organizers of desktop app users (Microsoft and Mac). You cannot use this feature when you have more than 300 people in the meeting and when you create Teams Breakout Rooms before meetings, you cannot add more than 300 people.

• When you are in a Breakout room, you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents. Otherwise, you can enjoy all other features of chatting and exchanging information.
• You can create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting to allow a smaller group of participants to discuss and collaborate.
• You can create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting. Thus, you can split users in meeting under several groups to discuss any specific/ general content of the meeting.

If you are the organizer/ presenter of the meeting, you can create Breakout Rooms in Teams by following the below-mentioned steps.

1. As usual, create a meeting invite and start the meeting.

2. Now, click on the Breakout rooms option as highlighted below.

3. In the next window, you can choose the number of rooms you want to create from the drop-down menu, and finally, click on Create rooms as shown.

After creating Breakout rooms, you can rename them and manually or automatically assign participants to them. That’s it. As a Breakout Room manager, you can add and delete rooms, manage participants in the room, join any rooms, exit, and open rooms, assign time limits for rooms, send announcements, and recreate rooms if necessary. If you cannot manage Breakout rooms, you can also assign a participant or presenter to manage the same.

Also Read: How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons

3. Virtual Whiteboard

Microsoft Teams has an association with Microsoft Whiteboard through which you can share your opinion by drawing, writing, and sketching together in a meeting. This Whiteboard collaboration is available to all participants in the meeting. To use Whiteboard in Teams meet, ensure you have Microsoft Whiteboard on your device.

You can write by dragging a letter, adding text, adding a note, can add a Library image, Bing image, or Camera image, pasting a document, adding a PDF/Word/PowerPoint document, and a lot more features that will amuse you a lot. You can make your Whiteboard visible to all the participants by following the below-mentioned steps.

1. After launching or joining a meeting, click on the Open share tray icon as shown below.

2. Now, on the right side, click on Microsoft Whiteboard as depicted.

Now, Microsoft Whiteboard loads on the screen, and once done, the screen appears as shown below.

Now, the participants of the meeting can enjoy inking their thoughts using this amazing Microsoft Teams feature. Attendees who belong to the same tenant can enjoy collaborating on Whiteboard whereas strangers, federated, or anonymous users cannot do so. Make a note that, when you use Whiteboard for sharing the content in a Teams meeting that is being recorded, this will not be part of the recording. This feature is in the developmental stage and Microsoft will announce you as soon as the changes are successful.

The interesting feature is that the Microsoft Whiteboard feature is available for all the participants in the meeting chat, even after the meeting has ended.

4. Live Transcription in Meetings

When you are in Teams meeting, you can see live transcriptions of the content in the form of text that appear alongside the same meeting screen. This is one of the best Microsoft Teams features and benefits from which users who are deaf or have difficulties in hearing or who have language barriers. Also, if you are attending a meeting that has too much noise, this feature will be much useful. Live transcription in meetings is available only for the desktop version of Teams.

To enable Live transcription in Teams meetings, follow the below-mentioned steps.

1. Join the meeting and click on the More actions icon as shown below.

2. Now, select the Start transcription option from the drop-down list as shown above.

Then, all the participants in the meeting will receive a notification that the contents of the meeting are being transcript. You can also change the language of transcription and make a note that, when you change the language, it affects all users.

You can switch the transcription language as listed below.

English (US), English (Canada), English (India), English (UK), English (Australia), English (New Zealand), Arabic (Arab Emirates) (Preview), Arabic (Saudi Arabia) (Preview), Chinese (Cantonese), Chinese (Mandarin), Danish, Dutch (Belgium) (Preview), Dutch (Netherlands), French (Canada), French (France), Finnish (Preview), German, Hindi, Italian, Japanese, Korean (Preview), Norwegian, Polish (Preview), Portuguese (Brazil), Russian (Preview), Spanish (Mexico), Spanish (Spain), Swedish.

Also Read: How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk

5. Slash Commands

How long you have been using Teams? Did you know slash(/) commands could simplify your productivity and engagement with the app?

Yes. You can switch to your favorite channel, change your status, search for the recent message or navigate to saved messages using Slash commands.

Navigate to the Search bar and type / in it. A list of recommended commands will be shown as follows.

Here are a few most commonly used commands in Teams.

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Make use of these interesting commands and tweak Teams settings within a second.

6. Spotlighting People

In Teams, you can spotlight any particular videos to highlight them among all the wide scale of participants. If you are the meeting host or presenter, you can spotlight around 7 users in the meeting. You cannot spotlight people if you have enabled Large gallery or Together mode view. Here are a few instructions to spotlight people in Microsoft Teams meetings.

1. Join the meeting and head towards the Participants list.

2. Now, right-click on the user’s name whom you want to spotlight and select the Spotlight for everyone option as shown below.

3. Then, confirm the prompt by clicking on Spotlight for everyone again.

Now, the selected participant’s video will be spotlighted in the meeting. If you want to end spotlighting, follow the below-mentioned steps.

4. As you did earlier, right-click on the name of the participant and now select the Exit spotlight option as shown below.

5. Finally, confirm the prompt by clicking on Exit spotlight as shown below.

Note: To spotlight your video, you can right-click on your video and click on Spotlight me option or go to the participant’s list, right-click on your name and select the Spotlight me option.

Also Read: How to Access Microsoft Teams Admin Center Login

7. Presenter mode

The presenter mode will keep the audience more engaged towards the meeting since the presenter is also visible in the presentation. Rather than sharing only the window or screen, this amazing feature will become an integral part of the meeting with its Standout (deletes your background and shows your content of presentation), Side-by-side (Both your feed and content will appear next aside), and Reporter ( the presentation will run to the right of your shoulder as if you watch it on TV reports) modes. Here are a few instructions to use the presenter mode in Teams.

Note: If you are using the web app or mobile version of Teams, the presenter and the presentation will appear separately. You are advised to use the desktop version of the app to make use of this Presenter Modes feature.

1. Once the meeting has started, click on the Share content option as shown.

2. Make sure you have turned on your camera and selected the presenter mode you would like to use. You can customize your background, include or exclude computer sounds and give control to others when you are using this mode.

3. To exit sharing, you can click on Stop presenting option in the presenting toolbar.

8. Keyboard Shortcuts 

The below-listed keyboard shortcuts will help you work efficiently on Teams. These Microsoft Teams meeting features are very helpful to users with visionary problems. Here is a list of keyboard shortcuts that will help you, access Teams, without using a mouse.

Note: For shortcuts that uses numerical input use the numbers keys above the Alphabets keys.

• General Keyboard shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Navigational Keyboard Shortcut

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Messaging Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Meeting and Call related Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

So, what are you waiting for? Show off with your friends with these tricky shortcuts!

Also Read: How to Change Microsoft Teams Profile Avatar

9. Hide or Show messages in Teams

You cannot delete the complete history of a channel or chat, yet you can hide or show any channel or chat in Teams by using the following steps. The chat history will resume its activity when one posts a message into it and you can resume it whenever needed. This is one of the simplest Microsoft Teams features and benefits that keeps you focused only on chats or channels that are a high priority.

1. Hover over the channel or chat that you want to hide and click on the three-dotted icon as shown.

2. Now, click on the Hide option as shown above. The selected chat will disappear from the Teams list.

Later, if you change your mind and want to unhide the chats, follow the below-mentioned steps.

3. Search for the hidden chat using the search bar and hit Enter key to open it.

4. Now, click on Show hidden chat history if you want to view it. By this time, you will see the chat/channel in the Teams list on the left pane.

5. Now, click on the three-dotted icon of your chat/channel and select the Unhide option as shown.

Likewise, you can pin your favorite chat or mute it whenever needed.

10. Bookmark Messages

Microsoft Teams meeting features like Bookmarking messages help you save your time to find any text instead of scrolling up the whole chat. Even though the message is buried down in the long history of conversation, you can easily find it by saving it for future reference. Here is how to bookmark a message.

1. When you find any message that is needed for reference in the near future, hover over the message and click on the three-dotted icon.

2. Then, select the Save this message option from the list as shown.

3. To view the saved messages, click on your profile picture and select the Saved option as depicted.

4. Now, all the saved conversations will be displayed on the left screen. You can click and access them easily.

Start saving your messages and find them easily by using this feature.

Recommended:

• How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10
• How to Blur Background on Microsoft Teams
• 15 Best Virtual Mailbox Free Service
• How to Turn On Microsoft Outlook Dark Mode

Hope this guide was useful and you would have learned some Microsoft Teams features that you were never heard of. Feel free to reach out to us in the comment section down below with your suggestions and feedback regarding this article. Keep visiting our page for more cool tips & tricks and let us know which topic you want us to explore next.

Related posts

• Microsoft Teams срещу Zoom: Кое е по-добро?

• Microsoft Teams срещу Slack: Кое е по-добро?

• 11-те най-добри съвета и трика на Microsoft Teams

• Как да запазите състоянието на Microsoft Teams налично

• Как да размажете фона в Microsoft Teams

• LibreOffice срещу Microsoft Office – кое е най-доброто за вас?

• Как да похвалите някого в Microsoft Teams за добре свършената им работа

• 13 най-добри алтернативи на Mininova - 2022 TechCult

• Най-добрите 6 безплатни алтернативи на Microsoft Office

• Как да създадете стаи за разбивка в Microsoft Teams

• Как да използвате тайните емотикони на Microsoft Teams

• Как да промените темата в Microsoft Teams на Windows 11

• 10 най-добри съвета и трика на Microsoft Teams, които да ви помогнат да извлечете най-доброто от него

• 4-те най-добри пакета за Android Office освен Google и Microsoft

• Как да осребрите карта за подарък в акаунт в Microsoft

• Къде се съхраняват записите на Microsoft Teams?

• Най-добрите приложения за управление на проекти за Microsoft Teams

• 13-те най-добри клавишни комбинации за Microsoft Teams

• 14 най-добри безплатни уебсайта за анонимни съобщения

• Преглед на Microsoft, който трябва да направите: защо трябва да превключите точно сега